Bedrijfsvoering

Wij willen dat inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in Baarn veilig en prettig kunnen wonen, werken en recreëren, tegen maatschappelijk verantwoorde en bewust afgewogen kosten.

Dat doen we door onze uitvoeringskracht af te stemmen op de ambities van het college en de gemeenteraad. We zorgen ervoor dat we nieuwe wet- en regelgeving toepassen op een manier die bijdraagt aan transparantie en eenvoud.

Zo helpt de Wet open overheid ons om inwoners en partners meer inzicht te geven in onze besluitvorming, en maakt de Omgevingswet het aanvragen van vergunningen duidelijker en eenvoudiger voor iedereen die bouwt of ontwikkelt in Baarn.

Een belangrijk uitgangspunt is digitale inclusie: iedereen moet toegang hebben tot onze dienstverlening en informatie. We zorgen daarom voor een toegankelijke en gebruiksvriendelijke gemeentelijke website, zodat alle inwoners – ongeacht hun digitale vaardigheden – met ons in contact kunnen staan.

2.1 Regulier

Het organisatieplan van de gemeente is onze manier om de uitvoeringskracht aan te laten sluiten bij wat nodig is voor Baarn. Deze bevat vijf strategische doelen:
•    wij zijn een gemeente die medewerkers weet te binden en te boeien;
•    wij hebben integrale sturing op middelen en prestaties ingericht;
•    wij brengen politiek-bestuurlijke-ambtelijke samenwerking naar een hoog niveau van inhoud en vertrouwen;
•    wij vergroten de wendbaarheid van de organisatie door slimmer (regionaal) te organiseren en werken;
•    wij optimaliseren processen samen met Baarn.

Om deze doelen te behalen werken we aan verschillende projecten. Daarnaast trainen we medewerkers, bijvoorbeeld in digitaal werken, communicatie, informatieveiligheid en inzet van participatie als middel bij beleidsontwikkeling. 

Werving en selectie in 2026 

De arbeidsmarkt voor specialistische functies blijft voor gemeente Baarn in 2026 krap, met blijvende concurrentie om gekwalificeerd personeel. Baarn staat voor complexe lokale en regionale opgaven. Tegelijkertijd nemen de wettelijke taken en administratieve verplichtingen voor onze organisatie verder toe, waardoor de druk op onze personele capaciteit en expertise blijft groeien. Om het succesvolle wervingsbeleid van de afgelopen periode voort te zetten, blijven we ons richten op het (door)ontwikkelen van werving en selectie. In 2026 focussen wij ons op de volgende pijlers: 

Recruitment marketing & positionering
Gerichte inzet van employer branding om Baarn als aantrekkelijke werkgever te profileren. Dit omvat het verbeteren van de werkenbijsite, het actief tonen van onze organisatiecultuur en het uitlichten van de kwaliteiten van onze gemeente. Daarnaast zetten we socialmediakanalen zoals LinkedIn, Instagram en Facebook gericht in om specifieke doelgroepen te bereiken en te activeren. Met gerichte campagnes, video’s van medewerkers en verhalen over onze projecten laten we zien hoe het is om bij gemeente Baarn te werken en welke maatschappelijke waarde ons werk heeft. 

Professionaliseren onboarding 
We optimaliseren het onboardingstraject, zodat nieuwe medewerkers vanaf dag één een vliegende start krijgen. Dit betekent dat we hen voorzien van duidelijke informatie, praktische handvatten en een gestructureerd inwerkprogramma. Zo helpen we nieuwe collega’s snel te landen binnen de organisatie, de gemeente en het team. Daarbij besteden we aandacht aan zowel inhoudelijke kennis als het leren kennen van onze cultuur, werkprocessen en kernwaarden. Het doel is dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen, effectief aan de slag kunnen en zich verbonden voelen met gemeente Baarn. 

Kandidaat beleving 
We verbeteren de ervaring van kandidaten door een transparant proces, tijdige communicatie en een persoonlijke benadering. De sollicitatieprocedure wordt ingericht met nadruk op competenties, waarbij altijd iemand van P&O aanwezig is voor een objectieve beoordeling. We maken actief gebruik van onze talentpool om sneller en gerichter te werven en zorgen dat elke kandidaat, ongeacht de uitkomst, een positieve indruk overhoudt aan het contact met gemeente Baarn. 

Vanaf verslagjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat wij in de jaarrekening aangeven in hoeverre de inkomsten en uitgaven rechtmatig zijn verlopen en of dit binnen de afgesproken kaders past. Met de wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) per 2025 geldt voor alle gemeenten een uniforme verantwoordingsgrens van 2%. Dit noemen we de tolerantiegrens. Het normenkader met de geldende wet- en regelgeving is daarbij leidend. Met interne controles en verbetermaatregelen zorgen wij ervoor dat processen rechtmatig en betrouwbaar blijven.

Belastingsamenwerking

Sinds 2023 voert de gemeente Baarn de uitvoering van belastingen en het beheer van de bijbehorende WOZ registratie uit. Toen was al bekend dat de schaal van Baarn en Eemnes te klein is voor efficient en robuuste uitvoering. In 2024 is onderzoek gedaan naar uitbreiding van de belastingsamenwerking  ofwel outsourcing naar een andere belastingsamenwerking. In 2025 wordt de beoogde variant uitgewerkt. In 2026 vindt voorbereiding plaats voor implementatie. Hier worden incidentele kosten verwacht voor inhuur van specifieke expertise, frictiekosten en inrichting van systemen.

Transitie informatievoorziening met gemeente Soest en Uitvoeringsorganisatie BBS (Baarn, Bunschoten, Soest)

In 2025 stopt de huidige samenwerking op het gebied van informatievoorziening en digitalisering met de RID-gemeenten. Tegelijk wordt een nieuwe samenwerking opgezet met minimaal de gemeente Soest en de BBS. De plannen worden komend jaar verder uitgewerkt.

De gemeente Baarn werkt langs vijf sporen aan een toekomstbestendige informatievoorziening: een stevig digitaal fundament, toegankelijke dienstverlening, informatiegestuurd werken, flexibel samenwerken en innovatie. In 2025 zijn belangrijke stappen gezet, zoals het verbeteren van het informatiebeheer, het implementeren van SaaS-oplossingen, het oprichten van een datateam en het verder uitrollen van Microsoft 365 als samenwerkingsplatform. Ook zijn AI-richtlijnen opgesteld, die richting geven aan het gebruik van kunstmatige intelligentie binnen de organisatie. In 2026 wordt verder gewerkt aan de ontwikkeling van de digitale infrastructuur, waarbij de focus licht op de sporen informatiegestuurd werken, flexibel samenwerken en innovatie. Eind eind 2025 wordt beoogd een start te maken met de visie digitale stad.

De gemeente voorziet ook in 2026 een structurele toename van het aantal Woo-verzoeken (Wet open overheid), bezwaarschriften, grondverzoeken en complexe juridische vraagstukken vanuit de organisatie. De gemeente wordt onder meer steeds vaker geconfronteerd met juridische procedures tegen besluiten binnen het fysieke domein. Door de toenemende complexiteit van wet- en regelgeving worden deze casussen steeds ingewikkelder. De afgelopen jaren is gebleken dat vakteams aanzienlijke juridische ondersteuning nodig hebben, omdat hun expertise primair inhoudelijk is. Om dit tekort aan juridische deskundigheid op te vangen, wordt de afdeling Juridische Zaken intensief betrokken. Dit leidt, mede gezien hun adviserende en toetsende rol, steeds vaker tot ongewenste situaties en rolvermenging. Om de kwaliteit van de besluitvorming te versterken en de groeiende werklast het hoofd te bieden, blijft het in 2026 de focus van het team Juridische Zaken om de kwaliteit van dienstverlening (binnen de wettelijke termijnen) te borgen. Het aanstellen van extra formatie biedt meerdere voordelen:

- Evenwichtige werkverdeling: Door de toenemende vraag naar juridische ondersteuning binnen de gemeente kan de huidige werklast disproportioneel hoog worden voor het bestaande team. Extra capaciteit in 2026 stelt de organisatie in staat om deze druk gelijkmatig te verdelen en een tekort aan juridische expertise op te vangen, wat bijdraagt aan een meer gebalanceerde werkdruk en een sterkere kwaliteit van besluitvorming. Het is belangrijk de juridische expertise binnen de organisatie uit te breiden zonder dat dit ten koste gaat van de vakinhoudelijke expertise, zodat de gemeente efficiënter en zelfredzamer kan opereren.

- Naleving van wettelijke termijnen: Met de groei van Woo-verzoeken, de structurele achterstand bij de verwerking van grondzaken en andere juridische zaken neemt ook de complexiteit van deze zaken toe. Het beïnvloedt ook de uitvoering van beleid, omdat plannen voor ruimtelijke ordening en gemeentelijke projecten opnieuw moeten worden beoordeeld. Extra juridische capaciteit stelt de gemeente in staat om de zaken tijdig en zorgvuldig af te handelen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.

- Kwaliteit van dienstverlening en besluitvorming: Het behouden van hoge kwaliteit in juridische advisering en besluitvorming is cruciaal, vooral in complexe zaken die de reputatie van de gemeente kunnen beïnvloeden. Het team Juridische Zaken kan zorgvuldige analyses uitvoeren en meer ondersteuning bieden aan de vakteams, wat leidt tot beter onderbouwde besluiten en minder kans op fouten of juridische geschillen.

- Proactieve juridische advisering: In 2026 kan het juridische team vroegtijdig adviseren over juridische risico’s. Dit gaat leiden tot betere besluitvorming en minder kans op juridische complicaties op de lange termijn. Bijvoorbeeld, door bij grondverzoeken al in een vroeg stadium potentiële knelpunten te identificeren, kunnen langdurige en kostbare juridische procedures worden voorkomen.

Communicatie in 2026

Goede communicatie is essentieel voor het contact tussen de gemeente en haar inwoners, ondernemers en partners. Het gaat niet alleen om informeren, maar ook om luisteren, zichtbaar zijn en de dialoog aangaan. We willen dat inwoners de gemeente Baarn herkennen als een betrouwbare, toegankelijke en betrokken overheid. Dat betekent dat we werken met heldere taal, een herkenbare huisstijl, toegankelijke digitale middelen en eigentijdse vormen van contact.
In de afgelopen jaren hebben we hiervoor belangrijke stappen gezet. In 2026 bouwen we hierop voort, met als doel de communicatie verder te professionaliseren, de toegankelijkheid te vergroten en de verbondenheid met de samenleving te versterken.

Sociale media
Team communicatie werkt met met een social-mediastrategie. In 2025 hebben we ervaring opgedaan met het gericht inzetten van berichten en campagnes. In 2026 breiden we dit verder uit, onder meer door betaalde berichten (advertenties) in te zetten. Hiermee kunnen we inwoners gerichter en sneller bereiken, bijvoorbeeld bij belangrijke besluiten, bijeenkomsten of informatie over dienstverlening.

Wethouder in de wijk
Met initiatieven als Wethouder in de wijk en het Open Huis in september 2025 hebben we inwoners de kans geboden om laagdrempelig in gesprek te gaan met wethouders, raadsleden en medewerkers. Deze informele ontmoetingen vergroten de zichtbaarheid en benaderbaarheid van het gemeentebestuur. In 2026 zetten we dit voort. Op basis van de ervaringen in 2025, verbeteren en vernieuwen we de opzet waar nodig, zodat inwoners steeds beter de mogelijkheid hebben om in dialoog te gaan over wat er in hun buurt en in Baarn speelt.

Infoblad bewonersparticipatie
Het Infoblad Bewonersparticipatie geeft in duidelijke taal weer wat inwoners mogen verwachten van de gemeente als het gaat om participatie. In 2026 laten we dit infoblad aantrekkelijk en toegankelijk vormgeven, zodat het makkelijk digitaal en op papier verspreid kan worden. Denk daarbij aan de gemeentelijke website, maar ook aan bijeenkomsten en bewonersavonden. Zo zorgen we dat inwoners op een begrijpelijke manier weten waar ze aan toe zijn.

Digitale toegankelijkheid
De gemeente Baarn wil inclusief zijn voor álle inwoners, ook voor mensen met een (visuele) of auditieve beperking, kleurenblindheid, laaggeletterdheid of andere uitdagingen bij het gebruik van digitale informatie. Digitale toegankelijkheid betekent dat iedereen – ongeacht beperking of vaardigheid – websites, documenten en digitale diensten eenvoudig kan gebruiken en begrijpen. Dit gaat bijvoorbeeld over het correct voorlezen van teksten door schermlezers, voldoende contrast in kleuren, overzichtelijke navigatie en het gebruik van begrijpelijke taal.
Alle websites die de gemeente Baarn beheert, moeten voldoen aan de landelijke wet- en regelgeving. Voor de website www.baarn.nl hebben we al enige tijd de hoogste beoordeling (A-status). In 2026 zorgen we ervoor dat we die status behouden. Hiervoor wordt in september/oktober 2026 opnieuw een extern onderzoek uitgevoerd.
Daarnaast zorgen we dat op de gemeentelijke websites alleen nog toegankelijke bestanden worden geplaatst. Waar mogelijk vervangen we bestaande pdf’s door toegankelijke bestanden. Medewerkers krijgen hiertoe duidelijke instructies voor het toegankelijk aanleveren van bestanden.

Vernieuwde huisstijl
In 2025 is de huisstijl van de gemeente Baarn vernieuwd en vastgelegd in een actueel huisstijlhandboek. Dit geeft heldere richtlijnen voor het gebruik van logo’s, kleuren en communicatiemiddelen. In 2026 zorgen we voor een brede implementatie in de organisatie. Medewerkers kunnen het huisstijlhandboek gemakkelijk raadplegen en gebruiken, ook bij de samenwerking met externe bureaus. Door de combinatie van een uniforme uitstraling en communicatie op B1-taalniveau versterken we de herkenbaarheid en begrijpelijkheid van de gemeentelijke communicatie.

Klinkende Taal
Om medewerkers te ondersteunen bij het schrijven in begrijpelijke taal, wordt in 2026 de softwaremodule Klinkende Taal in Word in gebruik genomen. Hiermee worden brieven en documenten beter leesbaar en toegankelijk. Daarnaast werken we aan de bewustwording en borging van onze schrijfafspraken en huisstijl binnen de organisatie.
Door deze maatregelen zorgen we in 2026 voor:
•    Uniformiteit: duidelijke en actuele richtlijnen voor de huisstijl.
•    Begrijpelijkheid: gebruik van B1-taalniveau en inzet van Klinkende Taal.
•    Toegankelijkheid: standaard toegankelijke brieven en documenten in het zaaksysteem en andere softwaremodules.
•    Bewustwording: interne scholing en borging van schrijfafspraken.

Heldere boodschap
Communicatie is zowel extern als intern van groot belang. In 2026 herzien we daarom alle Word-sjablonen en standaardteksten. Daarbij hanteren we het principe: eerst de boodschap, daarna de (juridische) toelichting. Ook bieden we inwoners laagdrempelige mogelijkheden om vragen te stellen of aan te geven wanneer informatie niet duidelijk is. Zo bouwen we verder aan een open en transparante relatie tussen gemeente en inwoners.

Buurtbudgetten

In 2026 zetten we het project Buurtbudgetten voort in de vernieuwde vorm, zodat de operationele kosten laag blijven en het grootste deel van het beschikbare budget á  €25.000 daadwerkelijk naar de initiatieven gaat. Er is daarmee budget om 80 buurtinitiatieven te ondersteunen. Inwoners kunnen per initiatief maximaal €250 subsidie aanvragen. Het overige deel van het budget is bedoeld voor het behoud van het platform baarnbuurtmee.nl met helpdesk en de promotiecampagne. 

Het doel blijft het stimuleren van betrokkenheid en samenwerking in de buurt. Initiatieven moeten gericht zijn op het bevorderen van onderling contact tussen buren en het verbeteren van de leefomgeving. Denk hierbij aan activiteiten zoals gezamenlijke opruimacties, het opknappen van groenstroken of ontmoetingsmomenten in de wijk.

Inwoners kunnen hun initiatieven het hele jaar door aanmelden via het platform baarnbuurtmee.nl, dat als laagdrempelig digitaal loket fungeert. Hier kunnen inwoners niet alleen een initiatief indienen, maar ook inspiratie opdoen of bijdragen aan bestaande plannen in hun buurt door middel van vrijwilligerswerk, uitleen van materiaal of gereedschap en met een iDeal-bijdrage.

De aangepaste aanpak zorgt voor:
•    gerichte ondersteuning van kleinschalige, buurtgerichte projecten;
•    meer sociale cohesie, doordat ontmoeting centraal staat;
•    versterking van eigenaarschap bij inwoners, wat bijdraagt aan een aantrekkelijke, leefbare buurt.
Deze aanpak sluit aan bij het streven naar een participatieve samenleving, waarin inwoners de ruimte krijgen om zelf bij te dragen aan hun woonomgeving.