Het organisatieplan van de gemeente vormt de basis om onze uitvoeringskracht optimaal af te stemmen op wat nodig is voor Baarn. Het plan omvat vijf strategische doelen:
- Wij zijn een gemeente die medewerkers weet te binden en te boeien.
- Wij hebben een integrale sturing op middelen en prestaties ingericht.
- Wij tillen de politiek-bestuurlijke-ambtelijke samenwerking naar een hoog niveau van inhoud en vertrouwen.
- Wij vergroten de wendbaarheid van de organisatie door slimmer (regionaal) te organiseren en te werken.
- Wij optimaliseren processen in samenwerking met Baarn.
Om deze doelen te realiseren, werkten we in 2024 aan diverse projecten, waarvan hieronder enkele worden toegelicht. Daarnaast investeerden we in het trainen van medewerkers, onder meer in digitaal werken, communicatie, informatieveiligheid en het inzetten van participatie als middel bij beleidsontwikkeling.
Zero Based Budgetting
Wij streven naar een evenwichtige balans tussen ambities, financiële middelen en uitvoeringskracht. Daarom hanteren we bij het opstellen van de begroting 2025-2028 de methodiek van zero-based budgeting. Dit biedt inzicht in wat haalbaar is binnen de beschikbare middelen en resulteert in een helder overzicht van opties en overwegingen.
Om weloverwogen keuzes te maken, maken we gebruik van externe expertise en benchmarks met andere gemeenten. Zo zorgen we voor een realistische en goed onderbouwde financiële planning.
Leren en ontwikkelen
In 2024 is een leeromgeving geïntroduceerd voor medewerkers: SEPflix. Dit is een digitale boekenkast met 200 e-learnings, waarmee medewerkers de kans krijgen om zich continu te ontwikkelen.
Daarnaast is een start gemaakt met het formuleren van een visie op leren en ontwikkelen. Dit geeft inzicht in hoe we vraag en aanbod optimaal op elkaar kunnen afstemmen. Als organisatie hechten we veel waarde aan ontwikkeling en willen we aantrekkelijk blijven voor zowel huidige als potentiële medewerkers.
In 2025 wordt deze visie verder uitgewerkt en vastgesteld, zodat we een stimulerend en passend leerklimaat binnen onze organisatie kunnen realiseren. Onder andere door het ontwikkelen van leerlijnen, het coördineren van opleidingen en het opzetten van doorstroompaden voor medewerkers. Hierbij zoeken we actief naar win-win situaties in samenwerking met buurgemeenten, zowel op het gebied van arbeidsmarktbenadering als doorstroommogelijkheden.
Continu verbeteren van processen
Het procesmanagement beleid was verouderd en is in 2023 geactualiseerd. Dit geeft duidelijkheid over wie wat moet doen, op welk moment en met welke kwaliteit. In 2024 passen we onze processen hierop aan én vereenvoudigen we deze. Ook richten we een manier van werken in waarmee we de prestaties van onze processen en dienstverlening beter monitoren en continu verbeteren. Hierdoor kunnen we aanvragen van inwoners sneller en beter afhandelen en kunnen we nieuwe medewerkers beter inwerken. We zetten expertise in om dit goed te begeleiden.
Informatievoorziening en beheer
In 2023 is het Informatiebeleid 2023-2026 vastgesteld. In 2024 is er voortgang gemaakt op de invulling hiervan. In 2024 is het versterken van de ontwikkelkracht van team Informatiemanagement afgerond. De rol van een Service Level Manager is hierbij ingevuld. Deze rol zorgt voor borging van de dienstverlening tussen gemeente Baarn en ICT-gerelateerde opdrachtnemers.
Sinds 2024 gebruikt team Informatie één-, drie- en vijfjarenplanningen om gericht te werken aan de ontwikkeling van het informatie- en ICT-landschap én aan de ontwikkeling van het team. Dit gebeurt op een projectmatige manier en draagt bij aan de uitvoering van het informatiebeleid. In uitvoering van het informatiebeleidsplan is in 2024 o.a.:
- Invulling gegeven aan het proces van Projecten Portfolio Management om grip te krijgen op- en afstemming van de projecten;
- Het proces rondom het doorvoeren van wijzigingen in de informatievoorziening vastgesteld en uitgevoerd;
- Verdere inzet op adoptie Microsoft 365 om de digitale vaardigheden van de medewerkers te verhogen. Dit draagt bij aan het spoor informatie gestuurd en flexibel samenwerken;
- Een RODIN toets uitgevoerd waarin de resultaten inzicht bieden op de kwaliteit van de digitale beheeromgeving. Zo kan er gericht worden geacteerd op verbeteringen. Dit valt binnen het spoor van een stevig digitaal fundament;
- Beleid rondom e-mail archivering vastgesteld door middel van de CAPSTONE methodiek;
- Gestart met het beleid rondom het gebruik van AI tooling in het kader van het spoor innovatie;
- Gewerkt aan open overheid om transparantie te vergroten in het kader van het spoor toegankelijke dienstverlening.
Nieuw Financieel Systeem
In 2023 is de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem afgerond. In 2024 zijn we gestart met de voorbereiding, configuratie en inrichting. Begin 2025 volgt de daadwerkelijke implementatie, waarna we met het nieuwe systeem aan de slag kunnen.
Dit systeem biedt onder andere duidelijke rapportagemogelijkheden, waardoor we beter kunnen sturen op onze financiële huishouding. Daarnaast automatiseren we de verwerking van facturen, wat de efficiëntie verhoogt. Het systeem is bovendien gebruiksvriendelijker, waardoor medewerkers er eenvoudiger mee kunnen werken.
Financieel advies risicovolle projecten
Door veranderende wetgeving, de decentralisatie van taken vanuit het Rijk en de snelle ontwikkeling van informatietechnologie neemt de verantwoordelijkheid van de gemeente steeds verder toe. Dit geldt met name voor zorg, jeugd, werk, ruimtelijke ontwikkeling en duurzaamheid.
Deze stapeling van ontwikkelingen vraagt om duidelijke prioritering en weloverwogen financiële keuzes. Om dit proces te ondersteunen, breiden we tijdelijk onze financiële capaciteit uit. Hierdoor kunnen we risicovolle projecten aan de voorkant voorzien van gedegen financieel advies, wat helpt bij het maken van strategische keuzes.
Met deze versterking zorgen we ervoor dat de financiële inrichting en bewaking van projecten op orde is. Dit draagt bij aan een efficiënt gebruik van beschikbare middelen en biedt de organisatie en het bestuur meer flexibiliteit en capaciteit om verantwoorde beslissingen te nemen..
Contract en leveranciersmanagement
In 2024 is de inkoopfunctie binnen de gemeente versterkt. De extra capaciteit wordt met name ingezet om het contract- en leveranciersmanagement versneld te verbeteren. Eind 2024 is hiervoor een plan van aanpak vastgesteld.
De gemeente werkt met leveranciers en contracten om een deel van haar activiteiten uit te voeren en zo haar doelstellingen te realiseren. Door het contract- en leveranciersmanagement te professionaliseren, kunnen we onze doelen effectiever behalen. Dit stelt ons in staat om betere marktverkenningen uit te voeren, leveranciersrelaties goed te onderhouden, contracten tijdig te verlengen en aan te besteden, en de benutting van contracten beter te monitoren. Zo zorgen we ervoor dat we precies krijgen wat we nodig hebben en waarvoor we betalen.
Verduurzamen reiskostenregeling
Als gemeente willen wij een aantrekkelijke werkgever zijn voor onze (toekomstige) medewerkers. Om deze reden hebben we dit jaar de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer eigentijds gemaakt. Ook willen we als gemeente duurzaam reizen stimuleren, wat met de huidige regeling nog niet goed mogelijk was.
Afgelopen jaar hebben we ons daarom als doel gesteld om per 2025 een eigentijdse reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer door te voeren. Deze regeling moet de gemeente Baarn als werkgever aantrekkelijker maken én duurzaam reizen stimuleren.
Hierbij hebben we rekening gehouden met de omvang, ambities, middelen en mogelijkheden van de gemeente, en sluiten we aan op de behoeften van onze medewerkers. En dat is gelukt. Vanaf 2025 wordt de reiskostenregeling verbeterd om aantrekkelijk te zijn voor zowel bestaande als nieuwe medewerkers.
Het aantal te vergoeden kilometers wordt verhoogd en, met het oog op verduurzaming, worden reizen met het openbaar vervoer (grotendeels) vergoed. Het gebruik van fietsenstallingen en OV-fiets wordt tevens vergoed.
Daarnaast is er een tijdelijke stimuleringsregeling (van vijf jaar) om actief vervoer te bevorderen voor medewerkers die dichtbij wonen. Komen zijn lopend/fietsend naar de werkplek, dan krijgen ze hier een vergoeding voor van 10 ct./km. Hiermee onderscheidt de gemeente Baarn zich op de arbeidsmarkt met een duidelijke focus:
1. Het stimuleren van openbaar vervoer.
2. Het bevorderen van actief vervoer voor een duurzamere en vitalere organisatie.
Met deze regeling maakt de gemeente een krachtig statement: we dragen samen met onze medewerkers actief bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot en bouwen aan een duurzame toekomst.
Protocol omvang vermoeden van integriteitsschendingen
Conform het protocol omgang vermoeden van integriteitsschendingen politieke ambtsdragers gemeente Baarn 2022 brengt de burgemeester jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over het aantal meldingen en onderzoeken op het gebeid van integriteit. In 2024 zijn er op grond van dit protocol twee meldingen gedaan met betrekking tot een vermoeden van een integriteitsschending. Deze meldingen zijn conform het protocol behandeld en afgehandeld, en er zijn geen beleid of processen aangepast naar aanleiding van de meldingen.
Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
In 2023 heeft het college voor het eerste de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over het naleven van de financiële rechtmatigheid door de gemeente. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op de vraag of de besteding van publieke middelen voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, begrotingsafspraken en interne beleidskaders. Dit betekent dat de financiële handelingen binnen de gemeente correct, transparant en in overeenstemming met de vastgestelde regels worden uitgevoerd.
Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording binnen de jaarrekening aangegeven dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. In deze bedrijfsvoeringsparagraaf is een toelichting opgenomen over eventuele aandachtspunten en bijzonderheden met betrekking tot de rechtmatigheid.
Begrotingscriterium
In de financiele verordening ex. art 212 zijn de voorwaarden voor de rechtmatigheid opgenomen. In artikel 12 zijn het begrotingscriterium zijn de volgend criteria opgenomen;
Uitzonderingen op de rechtmatigheidsverantwoording, deze uitzonderingen worden als geaccepteerd onrechtmatig beschouwd, mits zij voldoen aan de gestelde beleidskaders en wettelijke vereisten.
- Afwijkingen open-einde regelingen: saldi bij regelingen zonder vooraf vastgestelde maximale bestedingslimiet die niet tijdig konden worden gesignaleerd.
- Specifieke uitkeringen: Voor specifieke uitkeringen die zijn besteed volgens de gestelde voorwaarden.
- Tijdig gemelde financiële afwijkingen: Financiële afwijkingen die vóór 15 mei van het jaar volgend op het verslagjaar (T+1) aan de raad zijn gemeld en toegelicht.
De financiële afwijking van de jaarrekening 2024 zijn met de raadsinformatiebrief 1240830 het voorlopig jaarrekening resultaat voor 15 mei aan de raad gemeld.
Voorwaardencriterium
Verantwoording inzake Rechtmatigheid van Aanbestedingen en Inkoopprocedures
In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is onderzoek gedaan naar de naleving van het inkoopbeleid en de aanbestedingsprocedures. Hieruit komen de volgende bevindingen naar voren:
Onrechtmatigheid en Onzekerheid
Uit de interim spendanalyse 2024 blijkt een vastgestelde onrechtmatigheid van € 57.940,48 en een onzekerheid van € 71.040,50. Positief is dat deze bedragen zijn afgenomen ten opzichte van het voorgaande boekjaar, wat wijst op een verbetering in de interne beheersing. Waar nodig worden corrigerende maatregelen genomen om verdere afname te realiseren.
Niet-conform inkoopbeleid ingekocht of verantwoord
Uit de steekproef op de totale inkopen is in totaal is voor € 117.019 aan uitgaven vastgesteld die niet volledig conform het inkoopbeleid zijn ingekocht of verantwoord. Dit betreft uitgaven onder de Europese drempelbedragen. Dit betekent echter niet dat dit volledige bedrag als onrechtmatig wordt beschouwd, maar wel dat de verantwoording en naleving van de inkoopprocedures verbetering behoeft.
In het kader van de bedrijfsvoering is een doorbreking geconstateerd van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) bij nationale aanbestedingen. Deze aanbestedingsprocedures vallen formeel niet onder het wettelijke normenkader voor rechtmatigheid, maar worden wel als aandachtspunt benoemd vanwege het risico op onvoldoende naleving van het inkoopbeleid. De interne controles bleken op onderdelen onvoldoende effectief, wat aanleiding geeft tot verbetering van de beheersmaatregelen.
Om de rechtmatigheid van inkoop te verbeteren, wordt contractbeheer en -management aangescherpt, zodat uitgaven beter worden bewaakt en verantwoord. De spendanalyse wordt besproken met teammanagers om bewustzijn te vergroten en afwijkingen tijdig te corrigeren. Daarnaast wordt de vastlegging en controle van geleverde prestaties verbeterd door een verplichte registratie in het financiële systeem. Deze maatregelen versterken de naleving van het inkoopbeleid en verminderen onrechtmatigheden.
Sociaal Domein
In 2024 is bij de controle voor de jaarrekening 2024 jeugdzorg regio Amersfoort is er onduidelijkheid geconstateerd over de rechtmatigheid van een bedrag van €4.792.006. Deze heeft betrekking op het ontbreken van onderliggende verantwoordingsinformatie in de applicatie MetMaya, waardoor het niet met zekerheid kon worden vastgesteld of de betreffende uitgaven voldeden aan wet- en regelgeving.
De accountantscontrole is afgerond en heeft geleid tot goedkeurende verklaringen bij de jaarverantwoordingen van de afzonderlijke gemeenten. Bij de controle zijn geen aanvullende tekortkomingen in de administratieve organisatie vastgesteld die van invloed waren op het controleprogramma. De controle was gegevensgericht, met uitzondering van specifieke werkzaamheden rond de prestatielevering. Eventuele fouten en onduidelijkheden op het gebied van rechtmatigheid zijn opgenomen in de gemeentelijke verantwoordingsinformatie en sluiten aan bij de uitkomsten van de controle.
Voor de verantwoorde baten en lasten is er bepaald welke gegevensgerichte werkzaamheden nodig waren om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de verantwoordingen een getrouw en rechtmatig beeld geven. De volgende werkzaamheden zijn uitgevoerd:
- Het trekken van steekproeven op dossiers binnen de Jeugdwet, Wmo (oud en nieuw).
- Het maken van een aansluiting tussen de verantwoording en de zorgadministratie.
- Onderzoek naar de prestatielevering van zorg, onder andere via accountgesprekken, getekende productieverantwoordingen en het nagaan van eventuele klachten.
- Het toetsen of de juiste aanbestedingsrichtlijnen zijn gehanteerd bij het aangaan van contracten met zorgaanbieders.
Werkzaamheden ten aanzien van de prestatielevering van de zorg. Op basis van de ingerichte beheersing is er een redelijke mate van zekerheid verkregen over de prestatielevering. Dit omvat onder andere:
- Accountgesprekken binnen de regio en met MetMaya.
- Monitoring van geplaatste cliënten, inclusief dossieroverdracht en wachtlijsten.
- Analyse van de geleverde zorg op basis van berichtenverkeer, declaraties en de verdeling over regiogemeenten.
- Bespreking van kwartaalrapportages en opvolging van acties.
- Inzage in klachtenregistraties en klanttevredenheidsonderzoeken.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het M&O-criterium binnen de rechtmatigheidstoetsing richt zich op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgeld, -voorzieningen en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Uit de interne controles zijn geen bijzonderheden gebleken die wijzen op rechtmatigheidsfouten als gevolg van M&O. Regelingen waarbij externe informatie bepalend is voor het vaststellen van voorzieningen, heffingen, belastingen en vergunningen blijven aandachtspunten, maar binnen de benoemde aandachtsgebieden uit de beleidsnotitie zijn geen afwijkingen geconstateerd. Ook overige interne controles bevestigen dat er geen M&O-gerelateerde rechtmatigheidsfouten zijn vastgesteld, waardoor de uitkomst op nihil kan worden gesteld.