Bedrijfsvoering

Het organisatieplan van de gemeente is onze manier om de uitvoeringskracht aan te laten sluiten bij wat nodig is voor Baarn. Deze bevat vijf strategische doelen:

• We zorgen dat medewerkers graag bij Baarn blijven werken, omdat ze perspectief en werkplezier ervaren;
• We zijn een compacte organisatie die slim is georganiseerd. Wat we zelf kunnen, doen we goed en we werken regionaal samen waar dat logisch is;
• We hebben dienstverlening slim en proactief georganiseerd vanuit de gedachte dat de gebruiker betaalt;
• We sturen op integraliteit van werk en monitoren & evalueren prestaties;
• We bewegen bewust in het politiek-bestuurlijke krachtenveld: we betrekken disciplines op tijd, stemmen verwachtingen af en voeren het goede gesprek over prioriteiten.

Om deze doelen te behalen werken we aan verschillende projecten en worden deze organisatiedoelen vertaald naar de teamplannen. Daarnaast trainen we medewerkers, bijvoorbeeld in digitaal werken, informatieveiligheid en inzet van participatie als middel bij beleidsontwikkeling.

Aantrekkelijk werkgeverschap in een krappe arbeidsmarkt
Voor een kleinere gemeente als Baarn is het in de huidige krappe arbeidsmarkt een uitdaging om een aantrekkelijke werkgever te blijven voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers. Tegelijkertijd nemen wettelijke verplichtingen en gemeentelijke taken jaarlijks toe. Dit leidt tot toenemende druk op zowel de personele capaciteit als de benodigde expertise. Beperkte capaciteit vertaalt zich in een hogere werkdruk, vertraging in de uitvoering en een groter risico op kennisverlies door verloop. Deze ontwikkeling vraagt om structurele aandacht en gerichte investeringen.

Een gezonde en stabiele uitvoeringsorganisatie vraagt om het duurzaam binden en boeien van medewerkers. Mede daarom heeft de gemeente Baarn de ambitie uitgesproken een ontwikkelgemeente te zijn. In 2025 zijn hiervoor de eerste initiatieven gestart. In 2026 wordt hier verder uitvoering aan gegeven door te investeren in een vitale, inspirerende en toekomstgerichte werkomgeving.

In 2027 wordt gekeken naar het verder bestendigen van deze initiatieven binnen de beschikbaarheid van middelen. Daarbij kan gedacht worden aan onderwerpen rondom de personeelscyclus, leren & ontwikkelen en het verhogen van de retentie van medewerkers.

Pensioen
De komende jaren gaan meerdere medewerkers met pensioen. Om een beeld te geven: van 2027-2029 gaan er 13 medewerkers met pensioen, van wie 8 in 2029. In 2026 gaan we in kaart brengen wat er nodig is voor werving & selectie, (kennis)overdracht en borging van continuïteit van werkzaamheden. Op basis daarvan kunnen we een plan maken en beoordelen of hiervoor een structureel bedrag nodig is.

Ontwikkelgemeente
Waar budgettair mogelijk blijven we investeren om ons imago als ontwikkelgemeente hoog te houden en daarmee kwaliteit aan te kunnen trekken. En zetten we in op het binden en ontwikkelen van medewerkers, zodat zij met plezier (langer) bij de gemeente Baarn blijven werken en we de continuïteit van onze dienstverlening kunnen waarborgen.

Belastingsamenwerking
Sinds 2023 voert de gemeente Baarn de uitvoering van belastingen en het beheer van de bijbehorende WOZ registratie uit voor de gemeente Eemnes. Toen was al bekend dat de schaal van Baarn en Eemnes te klein is voor efficiënte en robuuste uitvoering. In 2026 is in goed overleg besloten deze samenwerking te beëindigen. De gemeente Baarn is voornemens om vanaf 2027 de belastingtaken en het beheer van de geo-basisregistraties uit te voeren in samenwerking met de gemeente Soest. 

Transitie informatievoorziening met gemeente Soest en Uitvoeringsorganisatie BBS (Baarn, Bunschoten, Soest)
In 2025 is de samenwerking op het gebied van informatievoorziening en digitalisering met de RID-gemeenten gestopt. Tegelijk wordt een nieuwe samenwerking opgezet binnen de BBS-regio, op het gebied van informatievoorziening.

De gemeente voorziet ook in 2027 een aanhoudende en deels structurele toename van het aantal Woo-verzoeken (Wet open overheid), bezwaarschriften, grondverzoeken, klachten en complexe juridische vraagstukken vanuit de organisatie. Met name binnen het fysieke domein en grondzaken neemt zowel het aantal procedures als de juridische complexiteit verder toe. De ontwikkelingen in wet- en regelgeving dragen eraan bij dat casussen inhoudelijk zwaarder worden en meer specialistische kennis vereisen. Waar in voorgaande jaren sprake was van een tekort aan capaciteit, is de basisbezetting binnen Juridische Zaken inmiddels op een beter niveau gebracht. Tegelijkertijd verschuift de opgave steeds meer van kwantiteit naar complexiteit. Dit vraagt om verdere professionalisering, intensievere samenwerking met vakteams en, waar nodig, aanvullende specialistische expertise.

De praktijk laat zien dat vakteams blijvend behoefte hebben aan juridische ondersteuning, mede omdat hun expertise primair vakinhoudelijk is. Juridische Zaken wordt hierdoor structureel en intensief betrokken bij o.a. de besluitvorming. Dit vergroot het risico op rolvermenging tussen advisering en toetsing en vraagt om een zorgvuldige positionering van de juridische functie binnen de organisatie.

Om de kwaliteit van besluitvorming te borgen en tijdig aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, blijft het in 2027 de focus van het team Juridische Zaken om:

• de kwaliteit en consistentie van juridische advisering te waarborgen;
• tijdige afhandeling van zaken binnen wettelijke termijnen te realiseren;
• en juridische risico’s vroegtijdig te signaleren en te adresseren.

Gelet op de toenemende complexiteit van vraagstukken en het specialistische karakter van bepaalde dossiers, verwachten we dat in 2027 vaker extern juridisch advies zal worden ingeschakeld. Daarnaast blijft binnen grondzaken sprake van een structurele opgave, waarbij zowel de achterstanden als de inhoudelijke complexiteit vragen om blijvende aandacht en inzet van juridische capaciteit. Door in te zetten op een goede balans tussen interne capaciteit en externe expertise beogen we de organisatie wendbaar te houden en de kwaliteit van de juridische ondersteuning verder te versterken.

Communicatie in 2027
Met communicatie en participatie dragen we bij aan de maatschappelijke opgaven van de gemeente. We informeren, betrekken en verbinden door betekenisvolle, transparante en tijdige communicatie met de juiste impact, binnen en buiten de gemeente. We luisteren naar wat er in de samenleving leeft en spelen daar op in. We brengen samenhang in inhoud en timing van communicatie, zodat we ‘het verhaal’ van de gemeente beter kunnen maken en bewaken.

We willen dat inwoners de gemeente Baarn herkennen als een betrouwbare, inclusieve, toegankelijke, en betrokken overheid. Dat betekent dat we werken met heldere taal, een herkenbare huisstijl, toegankelijke digitale middelen en eigentijdse vormen van contact. Hierin blijven we ook in 2027 professionaliseren.

Sociale media
Sociale media zijn een belangrijk middel om inwoners snel en gericht te informeren. Vanuit onze social mediastrategie zetten we zowel organische als betaalde berichten in. Met betaalde berichten kunnen we inwoners gerichter en sneller bereiken, bijvoorbeeld bij belangrijke besluiten, bijeenkomsten of informatie over dienstverlening. Daarnaast bieden sociale media inwoners een laagdrempelige manier om vragen te stellen of signalen door te geven. Door reacties en interacties op sociale media te volgen, krijgen we zicht op wat er speelt en welke vragen er leven onder inwoners. Waar dat passend is reageren we. Zo blijven we zichtbaar en toegankelijk.

Baarn buurt mee
Via het project 'Baarn buurt mee' stellen we buurtbudgetten beschikbaar.  Inwoners kunnen hun initiatief voor een leukere, betere en mooiere buurt indienen via www.baarnbuurtmee.nl. Elk initiatief ontvangt maximaal € 250,- om het plan zelf uit te voeren.

Digitale toegankelijkheid
De gemeente Baarn wil inclusief zijn voor álle inwoners, ook voor mensen met een (visuele) of auditieve beperking, kleurenblindheid, laaggeletterdheid of andere uitdagingen bij het gebruik van digitale informatie. Digitale toegankelijkheid betekent dat iedereen – ongeacht beperking of vaardigheid – websites, documenten en digitale diensten eenvoudig kan gebruiken en begrijpen. Dit gaat bijvoorbeeld over het correct voorlezen van teksten door schermlezers, voldoende contrast in kleuren, overzichtelijke navigatie en het gebruik van begrijpelijke taal.
Alle websites die de gemeente Baarn beheert, moeten voldoen aan de landelijke wet- en regelgeving. Voor de website www.baarn.nl hebben we al enige tijd de hoogste beoordeling (A-status). In 2027 zorgen we ervoor dat we die status behouden. 
Daarnaast zorgen we dat op de gemeentelijke websites alleen nog toegankelijke bestanden worden geplaatst. Waar mogelijk vervangen we bestaande pdf’s door toegankelijke bestanden. Medewerkers krijgen hiertoe duidelijke instructies voor het toegankelijk aanleveren van bestanden.

Heldere, herkenbare en begrijpelijke communicatie
In 2026 hebben we de vernieuwde huisstijl volledig geïmplementeerd en de module Klinkende Taal in gebruik genomen. Daarmee beschikken medewerkers over duidelijke richtlijnen en praktische ondersteuning om brieven en andere documenten in begrijpelijke taal (B1) te schrijven. Ook zijn de Word-sjablonen en standaardteksten vernieuwd, waarbij we het principe hanteren: eerst de boodschap, daarna de (juridische) toelichting. Zo zorgen we voor een uniforme schrijfstijl, herkenbare uitstraling en toegankelijke communicatie. In 2027 zetten we deze ontwikkeling voort. Zo maken we onze correspondentie nog duidelijker, toegankelijker en beter afgestemd op de informatiebehoefte van inwoners. Daarmee versterken we de dienstverlening en dragen we bij aan een open, transparante en betrouwbare overheid.