Bedrijfsvoering

Onder de noemer 'Het beste voor Baarn' is de gemeentelijke organisatie aan de slag gegaan om onze organisatievisie en de invulling van de kernwaarden: samenwerken-duidelijk-verbindend, concreet te maken. Dat doen we ook binnen en vanuit de bedrijfsvoeringsonderdelen. De kernwaarden vormen de essentie van onze visie en focus op interne dienstverlening en zijn daarmee tevens de basis van onze manier van werken, hoe we keuzes maken, verwachtingen managen en hoe we plannen, organiseren, evalueren en verbeteren. In deze paragraaf beschrijven we op welke thema’s de komende jaren onze focus ligt en met welke onderwerpen we daarbinnen in 2023 aan de slag gaan.

In de  komende vier jaar zetten we stappen op het gebied van:

•    bestuurlijke vernieuwing (gericht op een open en samenhangende werkwijze.)
•    dienstverlening (gericht op een dienstbare werkwijze van de gemeentelijke organisatie)
•    participatie (gericht op het actief betrekken van inwoners bij besluitvorming)
•    communicatie (gericht op een constructieve uitwisseling van informatie, belangen en opvattingen)

Daarvoor is nodig dat we blijven investeren in een gemeentelijke organisatie die kennis en vakmanschap koppelt aan een open houding en de bereidheid om te experimenteren en te leren.
Vanuit de bedrijfsvoering faciliteren en optimaliseren wij de ondersteunende processen om de doelstellingen in de programma’s te verwezenlijken. In 2022 hebben wij een veranderagenda opgesteld om onze bedrijfsvoering verder te optimaliseren. In 2023 doen wij dit vanuit de onderstaande doelen.

1.    Politiek-bestuurlijk-ambtelijke samenwerking naar een hoger niveau van inhoud en vertrouwen
2.    Optimaliseren dienstverlening samen met Baarn
3.    Wendbaarheid organisatie vergroten
4.    Integrale sturing en beheersing

Voor 2023 richten wij ons op:

•    Bijdragen aan bestuurlijke vernieuwing. 
•    Vergroten van het strategisch niveau in samenwerking (van details naar grote lijnen en integraal kijken), onder meer door het aanstellen van (meer) seniors/strategisch adviseurs.
•    Lange termijn en samenhang in en tussen stukken voor bestuur en raad
•    Vormgeven open (communicatie) lijn tussen organisatie en raad. Als kader gebruiken wij de handreiking ambtelijke ondersteuning raadsleden.

De ontwikkeling van de informatievoorziening

Iedere vier jaar ontwikkelt gemeente Baarn een informatiebeleidsplan dat de  ambities van het college en die van de organisatie op het gebied van dienstverlening, bedrijfsvoering en samenwerking ondersteunt. Het informatiebeleid geeft voor de periode 2023-2027 de richting aan waarin we ons willen ontwikkelen. De gezamenlijke i-visie die in RID verband is ontwikkeld is hier onderdeel van. Met het bijbehorende uitvoeringsplan realiseren we gestructureerd en planmatig de jaarlijks geprioriteerde projecten. Zo werken we aan een duurzame, veilige en toekomstbestendige informatievoorziening, met als doel de digitale dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers stapsgewijs te verbeteren. Speerpunten zijn:

•    Blijvend aandacht schenken aan het belang van informatieveiligheid en het nemen van maatregelen tegen de gevaren van cybercriminaliteit en het verlies van data;      
•    Verder vormgeven van digitale dienstverlening (e-diensten), zoals beschreven in programma 1;
•    Invulling geven aan de Wet open overheid (Woo);
•    Invulling geven aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv);
•    Adoptie digitaal samenwerken in de Microsoft365-cloud omgeving;
•    Onderzoeken van (het faciliteren van) de mogelijkheden van Smart City-technologie, zoals beschreven in programma 1; 
•    Meer gebruik maken van beschikbare data om beleidskeuzes te onderbouwen en de effecten te volgen, en om dat ook doelmatig te doen;
•    Overbrengen van het digitale archief naar het e-depot van Archief Eemland zodra dat beschikbaar is;
•    Implementatie van het Uitvoeringsprogramma 2023-2027.

Vanuit onze bedrijfsvoering draagt communicatie bij aan het verbeteren van de interne en externe dienstverlening. 

Communicatie

Het is belangrijk dat de gemeentelijke communicatie de inwoners, ondernemers en organisaties goed bereikt en waar nodig aan elkaar verbindt. We willen in gesprek komen en blijven met onze belanghebbende. Communicatie is hierbij de schakel tussen de samenleving en de organisatie. Onze communicatie levert een bijdrage aan het realiseren van ambities en resultaten van het bestuur en organisatie. Voor het optimaliseren van de dienstverlening streven we naar een dusdanige communicatie met onze inwoners en organisaties dat iedereen gelijke toegang heeft tot diensten en informatie. Naast de in programma 1, Dienstverlening en Bestuur, opgenomen speerpunten werken wij continu aan het verbeteren van de communicatieve vaardigheden van onze medewerkers.
Participatie (gericht op het actief betrekken van inwoners bij besluitvorming); 
In de samenleving is veel kennis, kunde en creativiteit aanwezig. We gaan dit meer inzetten om tot betere plannen te komen. Inwoners betrekken bij het ontwikkelen en uitvoeren van beleid vraagt om een nauwe, prettige manier van samenwerking tussen gemeente (organisatie en bestuur) en de samenleving. Naast meer interactie met jongeren, het experimenteren met buurtbudgetten en het concretiseren van het kinderburgermeesterschap richten wij ons op:
•    Data en monitoring van wat leeft in de samenleving door onderzoek en aanwezig zijn waar belanghebbende zich bevinden ten behoeve van beter communicatieadvies.
•    Het verbeteren van deze samenwerking op basis van de Visie op Burgerparticipatie
•    Meer kennisdeling over participatie binnen de organisatie 

Juridisch 

Gelijke kansen bij verkoop en verhuur van gemeentelijke gronden en panden.
Vanwege nieuwe rechtspraak (Didam-arrest) en het vertrek van een medewerker is extra capaciteit nodig om (complexere) grondverzoeken binnen een redelijke termijn te kunnen afhandelen en om aanvullend beleid te kunnen ontwikkelen. Het Didam-arrest heeft vanuit het gelijkheidsbeginsel tot gevolg dat overheden bij verkoop of verhuur van publieke gronden en panden proactief alle mogelijke geïnteresseerden de kans moet geven om daar gebruik van te maken en dit niet enkel met één partij (aanvrager of huidige gebruiker) kan doen.

Dit betekent extra publicaties en procedures om dit mogelijk te maken. De reikwijdte van het arrest moet nog bepaald worden door jurisprudentie. Voorlopig betekent dit dat voor alle grond- en vastgoedzaken de veilige aanpak wordt gekozen: alle geïnteresseerden proactief de kans geven aanspraak te doen op huur en koop.

Rechtsbeschermingsstelsel dicht bij de inwoner
Het is belangrijk dat mensen dichtbij ondersteuning hebben om hun recht te kunnen halen, bijvoorbeeld wanneer ze verdwalen tussen uitvoeringsinstanties. Er is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid een programma Rechtsbijstand waarin met partners wordt gewerkt aan een stelselvernieuwing.

Mede in opvolging van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) wordt gewerkt aan een robuust rechtsbeschermingsstelsel dicht bij de inwoner. Gemeenten zijn daarin belangrijke partners. De resultaten van de aanpak door gemeenten zijn: 
1. Snellere toegang: inwoners hebben sneller en makkelijker toegang tot voorzieningen en rechtsbescherming en verdwalen niet langer tussen uitvoeringsinstanties. 
2. Betere gemeentelijke juridische dienstverlening: voor inwoners is voldoende juridische ondersteuning beschikbaar, zowel in de vorm van eerstelijns juridische ondersteuning als in de versterking van de gemeentelijke ombudsfunctie. 
3. Pilots robuuste rechtsbescherming: kennis over effectieve rechtsbescherming wordt door gemeenten hergebruikt.

In 2023 onderzoeken wij hoe wij de juridische ondersteuning en rechtsbescherming voor inwoners kunnen verbeteren. 

 

Personeel en organisatie
Vanwege de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt wordt het steeds moeilijker om goed personeel te vinden en te behouden. Daarnaast komen er jaarlijks meer wettelijke taken bij onze gemeente te liggen. Wij lopen tegen grenzen aan voor wat betreft personele capaciteit en expertise. Schaarste op de arbeidsmarkt leidt tot een hogere uitstroom van personeel (en daarmee kennis van de lokale situatie) wat de druk op de huidige medewerkers verhoogt en de uitvoering van werk vertraagt. Deze ontwikkeling vraagt om stevig investeren in onze ambtelijke organisatie en het verstevigen van onze positie op de arbeidsmarkt. 
In 2023 zetten wij in op:

• Uitvoering van het in 2022 vast te stellen (vernieuwde) beloningsbeleid en herwaardering van functies.
• Het inzetten van extra capaciteit op werving- en selectie. Hierdoor kunnen wij vacatures snelle invullen en onze strategie voor werving en selectie structureel verbeteren.
• Structureel extra budget voor inhuur en personeel.

 

Voor de langere termijn breiden we waar noodzakelijk en opportuun de regionale samenwerking op personeelsgebied uit op taakniveau. Met name het verkleinen van de kwetsbaarheid en het vergroten van de dienstverlening zijn daarbij onze criteria. Een bredere discussie over eventuele verdergaande brede samenwerking past in het gesprek over de brede regionale samenwerking die in 2022 opgestart wordt.

Hybride werken en versterken van de uitvoeringskracht

Arbeidsomstandighedenbeleid
Vanuit de zorgplicht van de werkgever voor goede arbeidsomstandigheden geven wij in 2023 uitvoering aan het in 2022 opgestelde personeelsbeleid. 

Voorziening verlofsparen
Sinds 2022 kunnen medewerkers verlofsparen voor langdurig verlof, al dan niet voorafgaand aan het pensioen. Het kan effect hebben op de bedrijfsvoering van een team als deze medewerkers nog wel op de formatie staan, maar niet meer bijdragen aan de dienstverlening van de gemeente. En het kan voor capaciteitsproblemen zorgen. Conform de regels van de BBV gaan we daarom een voorziening vormen. Hiermee kunnen we (op termijn) capaciteitstekort als gevolg van spaarverlof het hoofd bieden en creëren we een buffer voor uitbetaling van niet-opgenomen spaarverlof als medewerkers (tussentijds) uit dienst treden. 

Versterken van de inkoopfunctie door een gecoördineerd inkoopmodel.
We maken de organisatie wendbaarder door kwetsbare functies (eenpersoonsfuncties) te versterken. In 2023 doen we dit voor de inkoopfunctie. Baarn werkt met een gecoördineerd inkoopmodel waarbij de inkoopfunctie bij één centrale inkoopadviseur is belegd. Hoewel het model goed functioneert is deze eenmansfunctie kwetsbaar. We geven in 2023 uitvoering aan het advies van Cordale uit 2022,  om met enkele andere verwante gemeenten samenwerking afspraken te maken om kennis en capaciteit te delen. Dit moet leiden tot een sterke inkoopfunctie met specialisatie op vakgebieden. 

Huisvesting
Vanuit het vastgesteld plan Maatschappelijk vastgoed, is in 2022 is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om efficiënter gebruik te maken van het gemeentehuis en tegelijk maatschappelijke organisaties een plek te geven in het pand. Afhankelijk van de resultaten van het onderzoek starten wij in 2023 met de herindeling van het gemeentehuis. 

Digitaal samenwerken
Microsoft 365 biedt een slimmere manier van hybride werken. Thuis én op het gemeentehuis; op de laptop, surface of de smartphone. De nieuwe werkplek maakt integraal en digitaal samenwerken eenvoudig mogelijk. Vanaf 2023 wordt het werken met Microsoft 365 structureel opgenomen in het interne opleidingsprogramma voor medewerkers. Het werken met Microsoft 365 leidt tot aanpassing van werkprocessen en digitale archivering.

 

Planning & control cyclus

Afsluitende taakopdracht
In de Perspectiefnota 2023 is besloten bij de begroting 2023 -2026 de uitwerking en invulling van de afsluitende taakopdracht op te nemen. Het doel van deze opdracht is door slimmer en anders te werken binnen de programma’s en de organisatie, deze taakstelling te realiseren. Hiermee willen wij tevens een betere integrale sturing en beheersing bewerkstelligen. Met hulp van het Veranderteam worden activiteiten en processen die onze  efficiëntie verhogen en effectiviteit verbeteren doorgevoerd. Deze taakopdracht is structureel  € 300.000 vanaf 2025. Waarvan € 100.000 in 2023 en aanvullend € 200.000 in 2024. 

Voor behalen deze taakopdracht zetten wij onder ander in op:

1. Optimaliseren Planning en Control cyclus 
Het verbeteren van onze administratieve organisatie en de Planning en Control cyclus. Door verdere digitalisering en het genereren van 'real time' management informatie door middel van dashboards, beschikken wij over actuele informatie. Informatie die belangrijk is om de raad, college en MT de gelegenheid te geven de juiste keuzes te maken. In 2023 wordt samen met de belanghebbende bepaald welke informatie ‘real time’ inzichtelijk moet zijn en op welke wijze dit wordt ontsloten. Door deze verbeterslag is er beter inzicht in actuele prestaties en ontstaat de mogelijkheid om actief te sturen.

2. Aanvullend hierop gaan wij aan de slag met Zero-based budgetting 

Bij Zero-based budgetting zijn we verplicht om alle begrote uitgaven te verantwoorden, dus niet alleen de veranderingen in de begroting van het voorgaande jaar.

Door Zero-based te gaan begroten kunnen wij een  duidelijkere relatie leggen tussen de doelstellingen, werkzaamheden, middelen en kosten van onze organisatie. Het stimuleert op een creatieve manier na te denken over een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Eventuele besparingen die hier uit voortvloeien zijn niet het enige doel. In 2023 starten we met het maken van een analyse van mogelijke innovaties en veranderingen die binnen en buiten de organisatie plaatsvinden. Op basis van de uitkomsten hiervan wordt de begroting 2025 opgesteld. 

 

 

Om actief bij te kunnen sturen zijn analyse en inzichten in actuele prestaties, integrale realisatie van budgetten en capaciteit nodig. Om dit te realiseren gaan wij in 2023:

1. de sturing op prestaties van primaire dienstverleningsprocessen en interne bedrijfsvoering verder professionaliseren;
2. het dashboard Bedrijfsvoering verder ontwikkelen;
3. de regie op de regionale samenwerking verbeteren.

 

Om onze doelen hiervoor te bereiken werken wij in 2023 aan de onderstaande maatregelen.

1. Slimmer organiseren en anders werken  
We zijn in 2022 gestart met het opzetten van een Veranderteam. Met dit team zijn we in staat om integrale sturing en beheersing te verbeteren. Het Veranderteam zorgt voor de samenhang, het aanjagen en (de regie op) de uitvoering van de diverse veranderinitiatieven en projectactiviteiten ten dienste van onze uitvoeringskracht. Een aantal veranderinitiatieven zijn eerder in deze paragraaf beschreven.

2. Digitaliseren proces en toevoegen van beelden (visuals)
Sinds 2021 worden onze planning en control documenten via de begrotingsapp Baarn gepubliceerd. In 2023 zullen wij onze digitale documenten verder verbeteren door meer gebruik te maken van beelden. Door het visualiseren is in één oogopslag de belangrijkste informatie snel zichtbaar. In 2023 starten we met een inventarisatie van de te visualiseren onderwerpen en  maken we een keuze hoe we de begroting 2024 en de jaarrekening 2024 gaan presenteren.

3. Toekomstbestendig en professioneel opdrachtgeverschap

We willen de grip op uitbestede diensten en gemeenschappelijke regelingen verbeteren. Dit doen we door de wijze waarop we invulling geven aan de rol als opdrachtgever verder te professionaliseren, wat moet leiden tot betere prestaties en uitnutting van de contracten voor uitbestede diensten. In 2023 richten we ons hierbij op:

• Onderzoek huidige staat van contract- en leveranciersmanagement van de gemeente Baarn
• Vaststellen gewenste staat van contract- en leveranciersmanagement
• Plan om contract- en leveranciersmanagement te verbeteren in 2024

In het kader van het professionaliseren van ons opdrachtgeverschap door regie en control wordt ook het rapport van de Rekenkamer over het subsidieproces opgevolgd. Het proces van het verstrekken tot en met het beschikken van het subsidieproces en de daarbij behoren de taken en middelen worden in 2023 verder verbeterd met behulp van de in het rapport benoemde aandachtspunten.

4. Versterking van de regionale samenwerking van de informatievoorziening

Gemeente Baarn werkt op het gebied van de informatievoorziening samen met de andere deelnemers van de RID Utrecht. Daartoe is in het convenant afgesproken het applicatielandschap stapsgewijs te harmoniseren door bij de vervanging van bestaande applicaties of de aanschaf van nieuwe applicaties deze gezamenlijk aan te besteden en in te richten. Het programma applicatieharmonisatie, dat in 2022 ontwikkeld wordt, geeft hier uitvoering aan. 

• Uitvoering geven aan de gezamenlijke I-visie.
• Uitvoering geven aan de aanbestedingen volgens de gemeenschappelijke applicatie harmonisatie-kalender

5. Rechtmatigheidsverantwoording
Voor het verslagjaar 2023 moeten we voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Voorheen was het de accountant die hierover verslag uitbracht en het gesprek voerde met de gemeenteraad. Vanaf dit jaar moet het College van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Hiermee legt het college van B&W verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Bijvoorbeeld over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen is in de begroting. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een groeiproces dat gericht is op het betrekken van de gehele gemeente bij de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Dit is voor zowel de gemeente als de accountant een leerproces. In 2023 gaan wij verder met het inrichten van interne controle op intern- en extern gerichte processen.