Voortgang rekenkameronderzoeken
In deze bijlage leest u de stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie in diverse onderzoeken.
Onderzoeken 2018
1. Verbonden Partijen: de positie van de Baarnse raad
Aanbevelingen voor de raad:
1. Ga aan de slag met een nieuwe werkwijze
2. Evalueer GR-en periodiek
Aanbevelingen voor het college:
1. Een kadernota voor 1 februari
2. Generiek toetsingsmodel voor de jaarstukken
3. AB-vergaderstukken in de collegevergadering
4. Gedifferentieerde informatievoorziening
De door de rekenkamer gedane aanbevelingen zijn toegevoegd en uitgewerkt in de Nota Regionale samenwerking en verbonden partijen 2020 die door de raad is vastgesteld. De afspraken uit de herziene nota verbonden partijen worden inmiddels uitgevoerd.
De meeste gemeenschappelijke regelingen bieden inmiddels bieden inmiddels rond de jaarwisseling een kadernota aan. Deze wordt voor zienswijze aan de raad voorgelegd.
Een belangrijke aanvulling van de nota is het evaluatie- en heroverwegingskader. In de nota is opgenomen dat we in 2020 starten met een pilot voor de evaluatie van gemeenschappelijke regelingen. Het college beoordeelt of de verbonden partij (nog steeds) effectief is in het realiseren van de gemeentelijke doelen en rapporteert hierover aan de raad.
In 2020 was het plan twee gemeenschappelijke regelingen te evalueren: Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht en Regionaal Sociaal Werkvoorzieningschap Amersfoort e.o. (RWA). Er is gekozen voor een regeling waar de gemeente verplicht aan deel neemt en een regeling waar we vrijwillig in participeren. Na afloop van de pilot bekijken wij of dit kader voldoet voor het evalueren van de andere gemeenschappelijke regelingen.
Deze evaluaties zijn vanwege Corona (nog) niet uitgevoerd.
Vanwege ontwikkelingen op het gebied van de verbonden partijen zien wij op dit moment geen meerwaarde om deze evaluaties, enkel bezien vanuit de positie van Baarn, dit jaar wel uit te voeren. Deze ontwikkelingen zijn:
- wijziging van de wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022, waarin onder andere is bepaald dat in de GR een bepaling over evaluatie wordt opgenomen.
- het traject Regionale oriëntatie waarover de raad op 6 april 2022 is geïnformeerd: https://baarn.raadsinformatie.nl/document/12596795/1
Ondanks dat de pilot evaluaties niet zijn uitgevoerd, is er het afgelopen jaar/jaren voor het functioneren van de GR-en aandacht geweest.
In 2019 is het functioneren en presteren van de RMN onderzocht.
In 2020 is de evaluatie van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest afgerond.
Voor de stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen van deze rekenkameronderzoeken wordt verwezen naar de verantwoording over de betreffende onderzoeken in deze paragraaf.
Daarnaast is de GR Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht bezig met een ontwikkelperspectief. De raad is daar in mei 2022 over geïnformeerd: https://baarn.raadsinformatie.nl/document/11501734/3.
2. Doeltreffendheid uitvoering participatiewet door BBS
Uit dit rapport stonden de volgende aanbevelingen van het college nog open:
Aanbevelingen voor het college:
1. Overweeg de rollen van eigenaar en opdrachtgever van BBS te scheiden;
2. Stel tijdig (gelijktijdig met de begroting) de jaarlijkse dienstverleningsovereenkomst op met BBS in lijn met de door de gemeenteraad vastgestelde beleid;
3. Volg de organisatieontwikkeling en professionaliseringsslag van BBS. Monitor of de benodigde middelen hiervoor beschikbaar zijn en ingezet worden;
4. Bepaal samen met BBS welke sturingsinformatie periodiek ontvangen moet worden;
5. Geef opdracht aan BBS te onderzoeken hoe de aanbevelingen uit het klanttevredenheidsonderzoek opgepakt kunnen worden.
De colleges van Baarn, Bunschoten en Soest hebben gezamenlijk opdracht gegeven tot evaluatie van de gemeenschappelijke regeling uitvoeringsinstantie BBS. Deze evaluatie GR BBS is eind oktober 2020 afgerond. De raad is hierover geïnformeerd in december 2020. De aanbevelingen om de organisatie beter uit te rusten voor de uitvoering van zijn taken worden opgepakt zoals noodzakelijke investeringen in ICT en personeel en het aanscherpen van het opdrachtgeverschap van de drie gemeenten. In de Dienstovereenkomst 2021 heeft dit ook meer aandacht gekregen.
De aanbevelingen die betrekking hebben op het aanscherpen en verbreden van het werkgeverschap voor de Lokale teams en de scope van dienstverlening van de BBS, zijn onderdeel van het proces ‘Bepaling stip op de horizon’ van de BBS. De raden van de drie gemeenten zijn hierin meegenomen.
Op dit moment is er onder gemeenten geen eensluidend beeld van de toekomst voor de organisatie. In 2021 is in navolging op de eerste twee aanbevelingen van de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling BBS, opdracht gegeven aan TwynstraGudde om de stip op de horizon voor de samenwerking op de uitvoering van het Sociaal Domein verder uit te werken. In dialoog is onderzocht wat de meerwaarde is van de samenwerking in het sociaal domein en welke rol BBS hierin kan vervullen. De centrale vraag van de opdracht was; hoe wordt door de drie gemeenten gekeken naar de taken uitvoering in het sociaal domein die nu gezamenlijk worden gedaan en hoe willen de gemeenten daar in de toekomst mee omgaan? De opbrengst is teruggekoppeld aan de colleges en raden van de drie gemeenten (juni 2021).
TwynstraGudde heeft geconstateerd dat de ambitie en doelstellingen van de samenwerking in de BBS nog steeds overeind staan, dat er merkbare stappen zijn gezet maar de samenwerking zich nog niet op het gewenst eindpunt bevindt. Op navolging op het TwynstraGudde onderzoek, is in februari 2022 een projectleider aangesteld om de huidige samenwerking te versterken en vervolgens op basis van uitkomsten en bevindingen concreet te adviseren over een passende inrichting van BBS voor de toekomst. De bevindingen hebben aanleiding gegeven om sinds november 2022 in gezamenlijk dialoog de verschillende visies op de toegang nader uit te werken.
Om het vervolgproces zo zorgvuldig mogelijk in te richten en kwalitatief goede lokale besluiten te nemen is van groot belang dat de gemeenteraden geïnformeerd zijn. Over deze uitkomsten en het advies, zullen daarom de Raden te zijner tijd worden geïnformeerd.
Onderzoeken 2019
3. Kwaliteit van Baarnse beleidsnota’s en P&C-documenten
De rekenkamercommissie heeft onderzoek verricht naar de kwaliteit van de Baarnse beleidsnota’s en van de P&C-documenten. Het rapport mondt uit in 15 aanbevelingen c.q. gewenste verbeteracties.
3A. Aanbevelingen met betrekking tot beleidsnota’s:
1. Zorg dat alle door de raad vastgestelde beleidsnota’s op een centrale plaats eenvoudig digitaal ingezien kunnen worden;
2. Bepaal dat alle beleidsnota’s die ter vaststelling aan de raad worden aangeboden aan een vaste set normen moeten voldoen. Onze suggestie is dat deze set bestaat uit de 12 normen in dit hoofdstuk;
3. Laat bij het uitwerken van elke norm ruimte voor maatwerk. Elk beleid is anders. Het ene onderwerp verlangt een andere vorm van beleidsparticipatie, beschrijving van de context, doelformulering en monitoring dan het andere;
4. Kies en gebruik in iedere beleidsnota consequent steeds dezelfde eenvoudige terminologie als het gaat om doelformulering. Onze suggestie is om overal (dus ook in de P&C-producten) te spreken van: gewenste situatie, hoofddoelen, subdoelen en uitvoeringsdoelen. In bijlage 4 worden deze termen nader toegelicht;
5. Bepaal dat alle beleidsnota’s dezelfde, heldere, logische opbouw hebben en met dezelfde kopjes werken. Een suggestie voor deze opbouw en kopjes, die tevens rekening houdt met de 12 normen, is opgenomen in bijlage 6.
Er is een model opgesteld waarin de beleidsnota aan de hand van vast set van normen tot stand komt. Daarbij wordt ook een heldere instructie voor de medewerkers opgesteld. In 2021 is mede door de naderende verkiezingen - geen Baarnse beleidsnota opgesteld. We starten daarom in 2022 een proef met een nog op te stellen beleidsnota om te zien of het model voldoet. En of het voldoende ruimte biedt voor maatwerk.
In 2022 is dit door capaciteitsgebrek niet uitgevoerd. Dit is doorgeschoven naar 2023.
3B. Aanbeveling met betrekking tot de P&C-documenten
1. Heroverweeg de programma-indeling van het programmaplan op basis van de BBV-definitie van een programma: ‘een samenhangend geheel van activiteiten’.
2. Herijk in dat proces ook de bestuurlijke producten zodat dat ook echt bestuurlijke producten zijn en geen administratieve ordeningen.
3. Herzie de doelenstructuur in de programma’s. Op een aantal plaatsen ontbreekt daar nu de logica. Datzelfde geldt voor de paragraafindeling van de programma’s.
4. Geef met behulp van (landelijke en/of eigen) indicatoren of anderszins aan wat in enig jaar gerealiseerd moet zijn (wanneer ben je tevreden).
5. Bepaal een kader voor welke soort activiteiten onder het kopje ‘wat gaan we daar voor doen’ opgenomen worden.
6. Geef per programma aan in welke beleidsnota’s het vigerende beleid is vastgelegd. (inclusief
vaststellingsmoment en geldigheidsduur).
7. Breng in de tussentijdse rapportage ook afwijkingen t.o.v. de planning uit het programmaplan in beeld die geen financiële consequenties hebben. (bijvoorbeeld vertragingen in de voorbereiding van een nieuwe beleidsnota).
8. Leg in de perspectiefnota een duidelijke relatie met het collegeprogramma: welke onderdelen daarvan komen in het aanstaande begrotingsjaar aan bod. Geef ook aan welke nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen van invloed zullen zijn op het in voorbereiding zijnde programmaplan.
9. Geef in de laatste perspectiefnota voor de verkiezingen een verantwoording van het collegeprogramma: wat is uitgevoerd?, wat komt in het laatste begrotingsjaar nog aan bod en wat zal niet meer ter hand worden genomen en waarom niet?
10. Analyseer in het programmaverslag niet alleen de financiële afwijkingen ten opzichte van het programmaplan maar ook de beleidsmatige afwijkingen.
Ad 1
Op basis van deze aanbeveling is er een nieuwe programma indeling gemaakt en zijn de bestuurlijke producten herijkt. De meerjarenbegroting 2023 is op basis van deze nieuwe programma’s ingericht.
Afgerond
Ad 2
Zie 1. Afgerond
Ad 3
De begrotingsindeling is uniform en volledig conform BBV richtlijnen opgesteld. Dit betekent dat er op basis van de nieuwe programma indeling veel verschuivingen hebben plaatsgevonden maar er is duidelijk één lijn in het document aanwezig.
Ad. 4
Er is een begin gemaakt met de indicatoren als KPI in de begroting op te nemen voor het ene programma is dit eenvoudiger te bewerkstelligen dan de andere.
Ad 5
Jaarlijks worden de kaders voor het opstellen van de P&C producten gedeeld met medewerkers. Opgemerkt kan worden dat deze toch elke keer weer door mensen verschillend worden geinterpreteerd.
Ad 6
Dit maakt standaard deel uit van de programma’s.
Afgerond
Ad 7
Dit wordt m.i.v. 2023 als vast onderdeel opgenomen in de tussenrapportage en is in het nieuwe format opgenomen.
Ad 8
In de bestuurlijke samenvatting zijn ontwikkeling opgenomen die van invloed zijn voor de gemeente Baarn. Vanuit daar is er een koppeling met de onderwerpen die opgenomen zijn in de perspectiefnota.
Afgerond
Ad 9
Bij de perspectiefnota van afgelopen jaar is uitgebreid stil gestaan bij de onderwerpen die het komende jaar nog werden opgepakt.
Ad 10
Dit is opgevolgd. Zie Jaarstukken 2022.
Afgerond
Het merendeel van de aanbevelingen maakt onderdeel uit van het reguliere verbeterproces. In mei 2021 heeft de gemeenteraad een nieuwe programma indeling voor de P&C-stukken vastgesteld. Deze wordt vanaf de cyclus voor 2023 toegepast. Het herzien van de doelen koppelen we aan het nieuwe coalitieakkoord en collegeprogramma. Dit gebeurt dus in 2022.
Aan de kwaliteitsslag in het formuleren van teksten, doelstellingen en maatregelen wordt sinds de begroting 2022 veel aandacht aan besteed. Dit blijkt nog lastig, aangezien het geen dagelijkse activiteit is voor veel van de schrijvers. Dit doen wij door medewerkers te trainen en begeleiden. De processen en stukken van de P&C cyclus worden na afloop ook met elkaar geëvalueerd. Wij werken voor het P&C proces en de stukken met de PDCA cirkel.
4. Functioneren en presteren RMN, een gezamenlijk rekenkameronderzoek van de rekenkamercommissies van Baarn, Bunnik, Nieuwegein, Soest en IJsselstein
Op initiatief van de rekenkamercommissie Baarn hebben de rekenkamercommissies van 5 van de 6 in de GR RMN deelnemende gemeenten een onderzoek laten verrichten naar het presteren en functioneren van de Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland. Het rapport mondt uit in 8 aanbevelingen c.q. gewenste verbeteracties.
Conclusies en aanbevelingen
1. Maak over en weer de verwachtingen expliciet.
2. Maak als gemeenten een keuze in wat RMN moet worden: uitvoerder met een beetje kennisfunctie of naast uitvoeren ook een stevig accent op de kennisfunctie met de ruimte (en ook de opdracht) om als centraal punt van de gemeenten versnelling en vernieuwing aan te jagen.
3. Pas de DVO aan en kies voor een meer zakelijke benadering van RMN.
4. Maak haast met het opstellen van een nieuw regionaal afvalbeleidsplan cq. grondstoffenbeleidsplan
5. Stel een zwerfafval- en reinigingsplan op.
6. Vergroot de implementatiekracht van de gemeenten.
7. Ontwikkel een dashboard voor afval- en reinigingsprestaties
8. Bespaar kosten door verdere harmonisatie
Ad 1:
Er is een productencatalogus opgesteld, waarin de producten van de RMN helder zijn gedefinieerd.
Afgerond.
Ad 2:
We erkennen dat deze keuze gemaakt moet worden, maar willen dit pas doen na het bepalen van de ambities in de nieuwe regionale grondstoffenvisie.
Ad 3:
Eind 2022 is een nieuw, zakelijker DVO voor 2022 opgeleverd. Aan het reguliere overleg tussen RMN en de gemeente Baarn is een managementoverleg is toegevoegd. Daarnaast zijn we met RMN in gesprek over wat nodig is om de openbare ruimte op beeldkwaliteit te reinigen. De wens is om de prestatie-indicatoren en de daarop gebaseerde rapportages van RMN te benutten om tijdig bij te kunnen sturen.
De werkomschrijvingen in de DVO 2023 zijn summier omschreven wat tot interpretatie leidt. RMN heeft na verzoeken van meerdere deelnemende gemeenten aangegeven voor 2024 een gedetailleerder DVO op te maken. Een gedetailleerdere omschrijving van taken in de DVO zal meer duidelijkheid moeten geven in de kwaliteit en planning van de werkzaamheden.
Wij zijn met RMN in gesprek om beheersoftwareprogramma`s te koppelen waarmee areaal, planning en werkzaamheden geverifieerd en inzichtelijk gemaakt worden voor beide partijen. De digitale koppeling zal voor de gemeente een aanwinst zijn waarmee onder andere de uitvoering van de DVO RMN gemonitord kan worden. Naar verwachting zal medio Q3 2023 de benodigde software en digitale koppeling operationeel zijn.
Naast het verbeteren van de aansturing op de uitvoerende taken van RMN in Baarn, werken we aan betere afstemming tussen de zes gemeenten onderling en tussen de gemeenten en RMN. Dit komt onder meer tot uiting in een andere opzet van het regionale afstemmingsoverleg en de toevoeging van werkgroepen. In een werkgroep werkt RMN samen met een deel van de gemeentelijke beleidsadviseurs een voorstel uit, bijvoorbeeld over harmonisatie op de recyclingstations, GFT scheiden bij hoogbouw of besparingssuggesties voor grof afval. Dit helpt om onduidelijkheden te voorkomen en draagvlak te vergroten
Ad 4:
In december 2020 is de regionale bestuurlijke visie op grondstoffeninzameling vastgesteld door het Algemeen Bestuur van RMN. In de nieuwe grondstoffenvisie zijn echter geen concrete doelen voor de middellange termijn opgenomen. Ook zijn, in afwijking van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie, geen prestatie-indicatoren benoemd. In de meeste deelnemende gemeenten is deze visie niet ter besluitvorming aan de raden voorgelegd. Gemeenten hechten belang aan hun beleidsvrijheid en lokale keuzes over het al dan niet implementeren van voorgestelde beleidsmaatregelen zullen bepalen of de landelijke doelstellingen behaald worden.
Ad 7:
De gezamenlijke wens van de gemeenten om KPI’s te formuleren begint handen en voeten te krijgen doordat RMN een nieuw ICT-systeem heeft aanbesteed (21South). Om het dashboard van dit nieuwe ICT-systeem op een juiste manier in te richten, is er onder de beleidsmedewerkers een werkgroep gestart om input te leveren. In Q2 van 2022 verwacht men de rapportage van Q1 van 2022 aan te kunnen leveren via dit systeem. Daarnaast zijn we in gesprek met RMN om beheerpogramma`s waar de gemeente en RMN mee werken digitaal aan elkaar te koppelen. Deze digitale koppeling zal onder andere de arealen, planning en uitgevoerde werkzaamheden geverifieerd en inzichtelijk moeten maken. Het streven is om de digitale koppeling medio Q3 2023 te realiseren.
Onderzoeken 2020
5. ‘’Quickscan raadsrapporteurschap’’;
Dit betreft een andersoortig onderzoek dan de “gebruikelijke” onderzoeken van de rekenkamercommissie. Dit omdat alle aanbevelingen uit de QuickScan geheel gericht zijn aan de gemeenteraad zelf. Het is daarom aan de gemeenteraad zelf om de aanbevelingen al dan niet op te pakken. Het college kan geen voortgang van deze aanbevelingen melden, maar heeft aan de griffier gevraagd om dat voor dit onderzoek aan te geven.
De aanbevelingen waren:
• Bepaal als raad of je het verkrijgen van meer grip op GR-en en het werken met raadsrapporteurs als een gedeelde uitdaging ziet waar je ook raadsbreed in wil investeren.
• Bepaal of de benodigde neutraliteit haalbaar is, gezien de geschetste oplossingsrichtingen in andere gemeenten, een werkwijze als de methode Duisenberg, mogelijk in combinatie met een takenpakket/omschrijving waaraan rapporteurs moeten voldoen.
• Als het antwoord op beide bovenstaande vragen positief is, dan was het advies van de rekenkamercommissie om met een nader vast te stellen vertegenwoordiging vanuit de raad te kijken hoe de raad de belangrijke hindernissen structureel aan gaat pakken. Hierbij in elk geval aandacht te hebben voor rolduidelijkheid, formuleren en beleggen van heldere ondersteunende afspraken over informatievoorziening en ondersteuning van rapporteurs en goede sturing daarop. De rekenkamercommissie wijst daarbij op de andere hindernissen die in het rapport zijn genoemd, waaronder de beperkte ondersteuningsmogelijkheden vanuit de griffie. Het advies is om in dit vervolgtraject nadrukkelijk op te trekken met de ambtelijke organisatie, de betrokken portefeuillehouders en vanzelfsprekend met de griffie.
In januari 2021 heeft er over deze QuickScan en de vragen in de aanbevelingen een raadsledenbijeenkomst plaatsgevonden onder leiding van de rekenkamercommissie. Het gesprek met de raad in deze bijeenkomst heeft opgeleverd dat er een werkgroep uit de raad is samengesteld die samen met de griffier een voorstel zal voorbereiden voor een nieuwe start met het raadsrapporteurschap voor in de nieuwe raadsperiode.
De opdracht aan de werkgroep is breder dan alleen het raadsrapporteurschap in de steigers te zetten, want er is in de bijeenkomst van januari ook gevraagd om te kijken naar andere middelen dan het raadsrapporteurschap om meer grip op gemeenschappelijke regelingen te krijgen
Aanvulling door griffier:
De nieuwe gemeenteraad heeft in september 2022 de uitgangspunten en het globale advies van de werkgroep van de vorige gemeenteraad unaniem overgenomen en heeft voor alle Gemeenschappelijke Regelingen twee raadsrapporteurs ingesteld. De raad heeft met dit besluit duidelijk uitgesproken een raadsbreed gedeelde uitdaging te zien in het verkrijgen van meer grip op GR-en In het advies worden alle vragen vanuit de rekenkamercommissie beantwoord en wordt er ook ingegaan op hoe de hindernissen structureel worden opgepakt.
Hierbij is aandacht gegeven aan rolduidelijkheid, het formuleren en beleggen van heldere ondersteunende afspraken over informatievoorziening en ondersteuning van rapporteurs en de sturing hierop. Jaarlijks zal dit met elkaar geëvalueerd worden. Op 15 februari 2023 hebben de raadsrapporteurs in een themabijeenkomst hun ervaringen met elkaar gedeeld.
6. ‘’De voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet’’;
Aanbevelingen
1: Investeer stevig in de (inmiddels ingestelde) klankbordgroep
2: Draag het college op om voor goede rapportages en voorstellen te zorgen
3: Werk op basis van onze bevindingen het Programmaplan 2019 tijdig nader uit om zo nodig tot nadere bijstelling te kunnen komen.
4: Zorg voor een systematische planning en control op majeure projecten en programma’s zodat bestuur en management de vinger aan de pols kunnen houden.
Ad 1
De klankbordgroep is in 2020 ‘geformaliseerd tot de raadscommissie Omgevingswet. Vrijwel alle fracties uit de gemeenteraad zijn in deze raadscommissie vertegenwoordigd. De raadscommissie wordt hierbij ondersteund door de eigen (externe) adviseur. Door de nieuwe gemeenteraad is deze werkwijze overgenomen. Het lukt de raadsleden niet altijd tijd te maken voor deze bijeenkomsten.
Ad 2.
De gemeenteraad wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van het invoeringsprogramma. In overleg met de raadscommissie is een duidelijke besluitvormingskalender opgesteld, waarmee de gemeenteraad de voortgang kan monitoren en vinger aan de pols houdt. De strategische keuzes uit het koersdocument vormen hierbij de leidraad. De invoering van de Omgevingswet vraagt ook na inwerkingtreding van de wet nog een aantal jaren politieke en ambtelijke aandacht.
Door het uitstel van de invoering zijn nog niet alle instrumenten uit de omgevingswet, waarin de strategische keuzes staan, met de gemeenteraad besproken. Deze zijn al wel in de planning opgenomen.
Ad 3.
Het Programmaplan is in 2020 geconcretiseerd in een ‘Spoorboekje. Voor de implementatiefase en de fase na inwerkingtreding zal een actuele versie worden opgesteld. Het programmaplan en de voortgang daarin worden regulier met de raadswerkgroep besproken
Ad 4.
Planning & control is onderdeel van de professionalisering van de ambtelijke organisatie. Onafhankelijk van dit programma is dit in de organisatieontwikkeling opgenomen.
Hiermee zijn de aanbevelingen uitgewerkt en onderdeel van going concern geworden.
Onderzoeken 2021
7. Toezicht en handhaving bij Openbare Orde en Veiligheid
Aanbevelingen voor de raad:
1. Blijf als raad scherp op het sturen op hoofdlijnen. Net als veel andere gemeenteraden neigt de Baarnse raad naar het sturen op incidenten. Het is echter vanuit rolvastheid aan te bevelen om streng te zijn op het eigen rolbesef. Dit wil niet zeggen dat incidenten niet besproken moeten worden of dat zij niet de aandacht van de raad verdienen. Het is wel zaak dat hierbij altijd het bredere perspectief de boventoon blijft voeren.
2. Stel een werkwijze vast over de momenten waarop de raad door het college geïnformeerd wordt. Informatieavonden kunnen helpen om de raad in positie te brengen zodat zij hun rol kunnen pakken. Het is aan te raden om hier een structuur in af te spreken, bijvoorbeeld door veiligheidsavonden te koppelen aan de bespreking van de IHP-jaarverslagen (in ieder geval over het onderwerp OOV) en veiligheidsprogramma’s, zodat die meer aandacht krijgen en de samenhang tussen de beide domeinen duidelijk wordt.
Aanbevelingen voor het college:
1. Zorg voor realistische en concretere doelstellingen op gebied van VTH, vanaf het eerstvolgende jaarverslag. Het verder concretiseren van gestelde doelen kan een tweeledige positieve bijdrage leveren. Ten eerste maakt het voor uitvoerders duidelijker wat van hen verwacht wordt, en kunnen zij tussentijds beter evalueren wat er nog nodig is om een doel te bereiken. Daarnaast wordt het vooraf voor raadsleden en inwoners beter navolgbaar wat de doelstellingen concreet voor de gemeente Baarn betekenen, en achteraf gemakkelijker te evalueren in hoeverre de doelen bereikt zijn.
2. Blijf de positief gewaardeerde samenwerking met de politie vasthouden. Daarbij is het belangrijk om doorlopend het gesprek te voeren over manieren om elkaars bevoegdheden te benutten en over de gewenste rolverdeling, onder andere om te voorkomen dat er blinde vlekken ontstaan in handhaving op OOV.
Ad1.
Er wordt dit jaar een nieuwe uitvoeringsstrategie Toezicht en Handhaving opgesteld waarin meerdere verbeteringen opgenomen gaan worden. Daar valt ook deze aanbeveling onder. Omdat het jaarverslag gebaseerd is op deze uitvoeringsstrategie worden de verwachtingen duidelijker, en resultaat beter navolgbaar en te gebruiken voor de evaluatie
Ad2.
Vorig is er jaar een handhavingsarrangement tot stand gekomen waarbij o.a. bevoegdheden omschreven staan. Door pilots is er veel dynamiek in welke werkzaamheden door wie opgepakt kunnen worden. Daar is voortdurend met de politie overleg over. Bij het opstellen van de uitvoeringsstrategie Toezicht en Handhaving is de politie betrokken Realiteit is ook dat de samenwerking door extra druk op de reguliere werkzaamheden en inzet onder andere vanwege corona, belast wordt.’
8. Burger- en overheidsparticipatie
aanbevelingen:
1. Investeer in centrale regie, kennisontwikkeling en ondersteuning voor projectleiders. Verzoek het college om hiervoor een voorstel in de kadernota op te nemen. Daarbij gaat het ook om het evalueren van projecten en om het vergroten van het lerend vermogen van de organisatie.
2. Bepaal als raad je positie ten opzichte van burgerparticipatie. Draag het college op om binnen vier maanden een nieuw of geactualiseerd beleidskader aan de raad voor te leggen.
3. Verzoek het college om te verkennen hoe burgerinitiatieven of wijkinitiatieven gestimuleerd kunnen worden. Als een financiële impuls daarbij kan helpen, is het passend om daarvoor middelen in de kadernota c.q. de begroting op te nemen.
4. Ga bij het experimenteren met nieuwe vormen uit van ‘proven practices’. Ook al is elke gemeente anders, lering trekken uit ervaringen van anderen maakt de slagingskans groter.
5. In de RIB ligt de nadruk op nieuwe vormen (experimenten); daarnaast komt uit ons onderzoek naar voren dat ook de bestaande praktijk verbeterd kan worden. Voor verbeteren en vernieuwen is geld en/of capaciteit nodig. De gemeente Baarn zal dit (in de kadernota of in de begroting) beschikbaar moeten hebben om deze slag succesvol te kunnen maken. (Dit in combinatie met punt 1).
Ad 1.
Vanuit de Perspectiefnota is er eenmalig €45.000,- gereserveerd om experimenten te kunnen uitvoeren in het kader van burgerparticipatie. Via een amendement van de Raad is er nog eens structureel €45.000,- gereserveerd om een Adviseur Bewonersparticipatie aan te stellen die bewonersparticipatie structureel gaat inbedden binnen de organisatie met onder andere kennisontwikkeling en ondersteuning voor collega’s die te maken hebben of krijgen met bewoners- en overheidsparticipatie. Deze is per 14 februari 2022 aangesteld.
Punt afgerond.
Ad 2.
In 2022 is een Raadswerkgroep Participatie opgericht door de Adviseur Bewonersparticipatie. Hierin zijn alle raadsleden welkom. Vorig jaar heeft deze werkgroep tijdens 5 workshops hun ambities ten aanzien van burgerparticipatie in kaart gebracht. Deze ambities zijn door de Adviseur Bewonersparticipatie meegenomen in de Visie op Burgerparticipatie. De visie is op 25 januari 2023 unaniem vastgesteld door de raad.
Punt afgerond.
Ad 3.
Ook vanuit de Burgerpeiling 2021 en de Quickscan Lokale Democratie blijkt dat hier behoefte aan is vanuit de samenleving. Dit jaar gaan we een experiment doen met Buurtbudgetten. Hierbij krijgt elk huishouden in Baarn een cheque van €5,- die zij kunnen besteden aan initiatieven van buurtbewoners. Hiervoor is een online platform ingericht, waarop de initiatieven en de voortgang van de initiatieven komen te staan. Een Coördinator Buurtbudgetten is aangesteld om dit in goede banen te leiden.
Ad 4.
De organisatie heeft bij meerdere gemeenten de Democratie in Actie haar licht opgestoken en heeft gekozen om in te zetten op experimenten die bij andere gemeenten zichzelf al hebben bewezen als participatievormen, waaronder de Kinderburgemeester, meer interactie met jongeren en het Mett Participatieplatform. Verwacht wordt dat laatstgenoemde gaat zorgen voor nieuwe vormen van participatie. Ook de rol van Social Media zal worden onderzocht bij de inzet van participatie. Daarnaast heeft de raad de ambitie om een burgerberaad te organiseren. Omdat dit een nieuw instrument is voor de gemeente Baarn is contact gezocht met experts en andere gemeenten om te leren van hun ervaringen.
Ad 5.
Met het vaststellen van de Visie op Burgerparticipatie is een nieuwe weg ingeslagen waarop met participatietrajecten wordt omgegaan. Hierin staan een aantal experimenten beschreven, zoals de Kinderburgemeester, interactie met jongeren en de buurtbudgetten. Daarnaast wordt er gewerkt aan nieuwe tools die ervoor moeten gaan zorgen dat participatietrajecten meer op elkaar worden afgestemd en dat de trajecten aan bepaalde kwaliteitseisen moeten voldoen.
Onderzoeken 2022
9. Subsidiebeleid
Aanbevelingen:
1. Het college te verzoeken om de raad uiterlijk in december 2022 een visie op het subsidiebeleid voor te leggen in de vorm van een beleidsnota, waarin ten minste uiteen wordt gezet hoe de verhouding tussen de gemeente en de gesubsidieerde instellingen eruit zou moeten zien en wat dat betekent voor de informatie- en verantwoordingsprocessen tussen de instellingen en de gemeente, zodat systemen en werkwijzen in 2023 waar nodig kunnen worden aangepast en het subsidieproces in 2024 in lijn met de vastgestelde visie zal plaatsvinden.
2. Het college te verzoeken om gesystematiseerd en jaarlijks gelijktijdig met de jaarstukken aan de raad te rapporteren over verloop, inhoud en resultaat van het subsidieproces, bijvoorbeeld naar analogie van de rapportage over verbonden partijen.
3. Het college te verzoeken om de raad, gelijktijdig met het aanbieden van de onder 1 genoemde beleidsnota, te informeren hoe en wanneer de verdere mogelijke verbeteringen in het subsidieproces, die in dit rapport genoemd worden, zullen worden opgepakt.
Stand van zaken
In de raad van juni 2023 biedt het college aan de gemeenteraad een plan van aanpak Verbeteren subsidieproces aan.
10. Tolweg
Dit onderzoek is al in 2021 uitgevoerd, maar pas in 2022 door de raad behandeld.
Aanbevelingen aan het college:
1. Benut deze analyse van de rekenkamercommissie bij volgende nieuwbouwprojecten en/of bestemmingsplanwijzigingen en neem uw eigen leidraad meer serieus dan in deze casus het geval is geweest.
2. Maak voorafgaand aan de raadsbehandeling in mei duidelijk waarom u van mening bent dat met de behandeling van het ontwerp-bestemmingsplan niet op het rapport over de uitplaatsingsbehoefte van bedrijven uit de kern gewacht hoeft te worden en geef daarbij aan welk proces u voorstaat als daar een grotere ruimtebehoefte uit voorkomt dan in de huidige behoefteraming is voorzien.
Ad 1.
De communicatieleidraad wordt standaard verstrekt bij nieuwbouwprojecten.
Ad 2.
Het college heeft inmiddels gebruik gemaakt van een nota van uitgangspunten voor de herontwikkeling van het ziekenhuisterrein. Voor grotere projecten is dit een goede mogelijkheid. Een document hierover uitwerken was in het laatste restje van 2022 niet meer mogelijk. Met de invoering van de Omgevingswet gaan alle procedures veranderen, we bekijken welke plek dit soort instrumenten daarin kunnen krijgen.
11. Invoering nieuwe wet inburgering
Aanbevelingen:
1. Het college te verzoeken om een voorstel aan de gemeenteraad te zenden voor (resultaat-, of anders inspannings-)indicatoren waarop de gemeenteraad kan sturen en zaken inzichtelijk krijgt. En om over deze indicatoren structureel in de P&C-cyclus en/of de raadsmonitor sociaal domein te rapporteren.
2. Het college te verzoeken om uiterlijk eind 2023 een evaluatie over de invoering van de nieuwe Wet Inburgering te houden en de resultaten daarvan aan de raad te presenteren via een raadsinformatiebrief.
3. Bij de evaluatie over de nieuwe wet inburgering de raad te informeren of de praktijk aanleiding geeft tot het heroverwegen van de noodzaak van een Verordening Inburgering.
4. Het college te verzoeken om te bepalen welke informatie nodig is om goed te kunnen monitoren of de gemeente (via de taken die zijn belegd bij de partners) voldoet aan de invulling van haar (eind)verantwoordelijkheden op het gebied van inburgering.
5. Het college te verzoeken de Adviesraad Sociaal Domein Baarn bij elk van de aanbevelingen 1 t/m 4 te betrekken.
Stand van zaken:
In kwartaal 4 van 2023 biedt het college de resultaten van een evaluatie invoering nieuwe wet inburgering aan de gemeenteraad aan. De adviesraad sociaal domein en de klankbordgroep inburgering worden bij de evaluatie betrokken.