Bedrijfsvoering

De dienstverlening aan onze inwoners, het uitvoeren van de bestuurlijke opgaven en het realiseren van onze ambities stelt hoge eisen aan onze bedrijfsvoering. Om ervoor te zorgen dat onze bedrijfsvoering nu en in de toekomst effectief blijft, moeten we blijven ontwikkelen. Een solide bedrijfsvoering zorgt ervoor dat we onze taken en bedrijfsprocessen rechtmatig en zo doelmatig en doeltreffend mogelijk kunnen uitvoeren. Voor de bedrijfsvoering, -de manier waarop we met elkaar werken-, hanteren we daarbij de volgende leidende principes:

• Lerende organisatie / kwaliteitsverbetering;
• Met lef samenwerken;
• Persoonlijk leiderschap;
• Samenhang;
• Klare taal;
• Procesgericht- en leanwerken.

In deze paragraaf beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende bedrijfsvoeringsdisiciplines:

• Organisatie & personeel;
• Planning & Control;
• Juridische zaken;
• Informatie;
• Privacy en informatiegevoeligheid;
• Overig.

Organisatieontwikkeling

In 2021 is gestart met het vervolg van de organisatieontwikkeling. Daarbij lag het accent in eerste instantie bij de herprioritering van doelstellingen voor 2021 en 2022. Dit loopt door in 2022. We zijn gestart met de verdere verfijning van de organisatieontwikkeling. Daarbij is de in 2017 geformuleerde organisatievisie nog steeds van kracht. We willen deze visie weer meer laten leven. Als organisatie willen wij wendbaar zijn, zodat we tijdig in kunnen spelen op veranderingen die op ons af komen. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is strategische personeelsontwikkeling. Op jaarlijkse basis confronteren we de strategische ontwikkelingen met ons personeelsbestand. Op deze wijze kunnen we tijdig reageren op opvolgingsvraagstukken en gewenste ontwikkelmogelijkheden van onze medewerkers. 

Personeelsbeleid

Het kost ons als kleine gemeente steeds meer moeite om ons te positioneren als aantrekkelijk werkgever. Wij willen dit bereiken door ons te profileren als een werkgever waar je naast het doen van "betekenisvol werk" ook veel kunt leren en waar medewerkers kunnen groeien. Dit begint bijvoorbeeld met een actief stagebeleid en inzet van jonge medewerkers die zich graag willen blijven ontwikkelen. Daarnaast willen we interne doorgroeimogelijkheden creëren om onze medewerkers nog meer te boeien en te binden. We richten ons daarbij onder andere op persoonlijk leiderschap. Met de ontwikkeling van vitaliteitsbeleid in 2022 willen wij een slag maken in de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers, de werkomstandigheden en de terugdringing van (langdurig) verzuim. 

Moeilijk vervulbare functies

Door de krappe arbeidsmarkt is het steeds moeilijker om vacatures op te vullen met goede medewerkers. In 2020 was bijvoorbeeld het budget voor werving & selectie al ontoereikend en we zien dat de toereikendheid van het personeelsbudget en flexibele schil voor externe inhuur ook in 2021 onder druk staat. De kans is groot dat ook de komende jaren de kosten toenemen voor werving en selectie, bemiddeling en tijdelijke vervanging door externe inhuur. Vooralsnog hebben we dit risico meegenomen in het risicoprofiel van de gemeente en het benodigde weerstandsvermogen.

Hybride werken

Een groot deel van de organisatie heeft binnen de context van de coronapandemie ruim een jaar thuisgewerkt. Daarbij hebben we ervaren dat er naast de nadelen ook voordelen zijn van (deels) thuiswerken. De voordelen willen we graag vasthouden. In 2021 onderzoeken we op welke manier hybride werken ondersteunend kan zijn aan onze (bestuurlijke en bedrijfsvoerings-) opgaven, organisatiecultuur, vitaliteit, werkgeluk en duurzaamheidsdoelen.

Er zijn meerdere scenario’s denkbaar waarvoor op dit moment nog geen inzicht in de kosten is. Het is aannemelijk dat extra kosten gemoeid zijn met bijvoorbeeld een thuiswerkregeling, aanpassingen aan ICT of huisvesting. Met eventuele extra kosten is in de begroting nog geen rekening gehouden.

Omvang en kosten formatie

De formatieomvang van de organisatie in 2022 is 145,08 fte (inclusief Griffie). De totale salarislasten bedragen (inclusief Bestuur en Griffie) circa € 11,7 miljoen. Hierin is de cao-ontwikkeling over 2021 verwerkt. De CAO voor 2021 en 2022 is als looncompensatie meegenomen voor 1,8% van het totale loonbudget (€ 190.000). Deze stijging is in de begroting 2021 al verwerkt. In de begroting 2022 is daarom geen indexatie verwerkt.

We streven vooral naar het terugdringen van langdurig verzuim tot 4%. De percentages kort- en middellang verzuim liggen onder het landelijk gemiddelde.

Ziekteverzuim 2022		Rekening 2020			Begroting 2021			Begroting 2022
Ziekteverzuim	5,8%			6,0%			5,5%
- Kort		0,4%			0,7%			0,7%
- Middellang		0,7%			0,8%			0,8%
- Langdurig		4,7%			4,5%			4,0%
Bedragen x € 1.000,-

De planning & controlcyclus

De planning en controlcyclus (P&C) vormt de basis voor het 'in control' zijn van de organisatie en is één van de belangrijkste sturingsinstrumenten van onze gemeente.  Door de P&C-cyclus geven we op een systematische manier inhoud aan het proces van richting geven aan (het besturen, plannen) en het op koers houden (beheersen, control) van onze doelen en ambities. De P&C-cylcus geeft ons daarbij inzicht in het gevoerde beleid en de resultaten ervan.

De onderdelen van de P&C-cyclus zijn: de perspectiefnota, de begroting, de tussenrapportages en de jaarrekening. De P&C-cyclus is een lerende cyclus, waarbij we investeren in de kwaliteit en de totstandkoming van de P&C-producten. Voor de cyclus van 2022 staan de volgende ontwikkelen centraal :

• Nieuwe programma-indeling vanaf de begroting 2023-2026;
• Versterken van de interne sturing en beheersing;
• Gebruiken van het P&C systeem voor alle P&C documenten.

Rechtmatigheidsverantwoording door het college

Naar verwachting vanaf boekjaar 2022 moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De accountant krijgt hierdoor een andere rol en zal vanaf het boekjaar 2022 geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De verantwoordelijkheid voor de financiële huishouding en het rechtmatig handelen wordt hiermee explicieter bij het college belegd. Vooralsnog gaan we ervanuit dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording kunnen opvangen binnen bestaande budgetten.

Tot en met verslagjaar 2021 geeft de accountant een oordeel over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarrekening. Vanaf verslagjaar 2022 legt het college zelf verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de jaarrekening. De accountant krijgt hierdoor een andere rol en zal vanaf dat moment geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid. De accountant geeft dan alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt dan onderdeel van het getrouwheidsoordeel van de accountant.

De rechtmatigheidsverantwoording door het college heeft gevolgen, zoals bijvoorbeeld voor onze administratieve processen, interne verantwoordingen en interne controles. We zijn in 2021 gestart om ons voor te bereiden op de werkzaamheden die nodig zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Belangrijke werkzaamheden hiervoor zijn bijvoorbeeld het beschrijven en actualiseren van de belangrijkste (financiële) processen en het invoeren van verbijzonderde interne controle. Dit vormt de basis voor een goede interne controlesystematiek. De resultaten van de interne controles geven inzicht in hoeverre de organisatie financieel rechtmatig heeft gehandeld. Vanaf 2022 wordt jaarlijks een intern controleplan opgesteld en voorgelegd aan het college.

Juridische kwaliteit

Om goed om te kunnen gaan met ingewikkelde juridische aangelegenheden, is het van belang dat de juridische kennis voldoende op niveau blijft. Aan het handelen van de overheid worden hoge financieel-juridische eisen gesteld. Beheersing van juridische risico’s en controle op rechtmatigheid zijn daarom nodig. Dit doen we onder meer door te investeren in de juridische kwaliteit van de organisatie. Extra aandacht daarbij hebben:

• het verstevigen en borgen van de juridische kwaliteit, onder meer op het gebied van besluitvorming;
• bescherming van persoonsgegevens (AVG);
• doelmatig, rechtmatig en het professionaliseren van het opdrachtgeverschap. 

Inkopen met Impact

Doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden is belangrijk. Uitgangspunt daarbij is "Inkopen met Impact" (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, MVI). De ingezette professionalisering van de inkoopfunctie wordt voortgezet door verbeteringen door te voeren in het inkoopproces, communicatie over de spelregels voor inkopen en aandacht voor maatschappelijk verantwoord inkopen. Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid voor Baarnse ondernemers om in aanmerking te komen voor onze opdrachten. Daarnaast hebben we onderzocht op welke gebieden inkoop verder verduurzaamd kan worden en nemen we deel aan het manifest MVI.

Zoals de Digitale Agenda 2024 van de VNG ook aangeeft is onze samenleving digitaal in transitie. Informatievoorziening en digitale technologie vormen steeds meer een onlosmakelijk onderdeel van onze werkprocessen. Onze inwoners verwachten dat ze tijd- en plaats onafhankelijk met ons kunnen communiceren. Dit vraagt ook van ons dat we onze kennis, vaardigheden en competenties op het gebied van de impact van digitalisering op de samenleving de komende jaren verder vergroten en dat we onze informatievoorziening daar op aanpassen. Ontwikkelingen op speerpunten die we nauwlettend volgen zijn:

• Generieke Digitale Infrastructuur met Digitale Identiteit;
• Basisregistraties;
• Regie op Gegevens;
• Open Data;
• Wet open overheid;
• Dienstverlening (modern en inclusief);
• Common Ground;
• etc.

In 2022 worden deze ontwikkelingen vertaald naar het nieuwe informatiebeleid 2023-2026 en bijbehorende projectenkalender.

In 2022 starten we met de gemeentebrede uitrol van Microsoft 365 op basis van het plan dat in 2021 is opgesteld. Het gaat om een wezenlijk nieuwe manier van werken dat meer omvat dan het inrichten en implementeren van een technische toepassing. De Microsoft 365 omgeving biedt eigentijdse digitale samenwerkings- en vergaderfunctionaliteiten. Daarmee kunnen de medewerkers veilig tijd-, plaats- en device onafhankelijk (samen)werken.

Door de ontwikkelingen in de digitalisering van informatie, de toenemende mogelijkheden voor plaats- en tijdonafhankelijk werken en de voortschrijdende digitale samenwerking met externe partners zoals bijvoorbeeld RID en BBS, wordt informatiebeveiliging en bescherming van de privacy steeds belangrijker. Onze informatie moet betrouwbaar, beschikbaar en bruikbaar zijn om een optimale dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering te kunnen faciliteren. Wij zetten hier ook in 2022 onverminderd op in. Wij hebben blijvend aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. We geven adequaat invulling aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), onder meer door voorlichting aan onze organisatie. Het toezicht op informatiebeveiliging hebben we samen met de andere RID deelnemers gebundeld binnen het regionale Information Security Team van de Regionale ICT-Dienst Utrecht (RID). In 2022 nemen alle deelnemende organisaties gezamenlijk nieuwe software in gebruik ter ondersteuning van de borging van de invoering van de BIO.

We hebben diverse websites in beheer. Voor alle overheden geldt de wettelijke verplichting om de eigen websites en apps toegankelijk te maken voor iedereen (Digitale Agenda 2024). Deze verplichting geldt ook voor digitale documenten die geplaatst zijn op gemeentelijke websites. Om te voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen, de digitale dienstverlening en interactie te optimaliseren wordt de website in 2021 vernieuwd.

Voor de wettelijke toegankelijkheidseisen, optimalisatie van de online dienstverlening en interactie met inwoners is professionalisering van het beheer nodig. Hiervoor is € 90.000 structureel nodig vanaf 2022. Van dit bedrag is bij de perspectiefnota € 35.000 structureel beschikbaar gesteld om vanaf 2022 te voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen. Dit betekent dat er voor structureel beheer van de websites beperkt capaciteit beschikbaar is. Inspelen op de veranderende vraag van inwoners, vernieuwing van content, een kwaliteitsinjectie op inhoud en gebruik van het discussieplatform is hierdoor beperkt. Om met beschikbare middelen toch zoveel mogelijk te realiseren hanteren we de volgende uitgangspunten:

1. Inrichting van de website gericht op de vraag van de bezoeker;
2. Zorgen dat we niet meer content publiceren dan we kunnen beheren met huidige capaciteit (0,6 FTE = ca. 250 pagina's);
3. Is aanvullende content op de website nodig, dan vindt financiële dekking voor beheer plaats vanuit desbetreffend programma/product waarvoor de content wordt geplaatst.
4. Als blijkt dat de beschikbare budgetten en beheercapaciteit niet toereikend zijn voor professioneel beheer van de websites en het discussieplatform, wordt alsnog een voorstel voor extra budget voorgelegd via de planning & controlcyclus.