Programma 4: Ondersteunend Domein

De gemeente Baarn streeft naar een duurzaam financieel beleid. Dit streven vertalen wij door in de financiële uitwerking van de begroting “de structurele lasten te dekken door structurele baten” en door niet meer geld uit te geven dan binnenkomt. Dit is ook de kern van het financieel toezichtskader van de provincie (artikel 203 Gemeentewet). Daar wordt het financieel toezicht geregeld. Voor incidentele (vaak grotere) uitgaven hebben wij een vrij besteedbaar deel in de Algemene Reserve.

Het wordt een steeds grotere opgave om onze lasten en baten op begrotingsbasis in evenwicht te houden. Landelijk gezien heeft een groot aantal gemeenten problemen met het opstellen van een sluitende (meerjaren)begroting. Een sluitende begroting waarin de structurele baten de structurele lasten dekken.

De Planning & Control cyclus is één van de belangrijkste sturingsinstrumenten van onze gemeente. De onderdelen van deze cyclus zijn: de Perspectiefnota, de Begroting, de Tussenrapportage en de Jaarrekening. De begroting- en verantwoordingscyclus geeft ons inzicht in het gevoerde beleid en de resultaten ervan. Komend jaar willen we onze Planning & Control cyclus verder verbeteren. Dit doen we onder meer door te investeren in de totstandkoming van de P&C producten. In de Paragraaf Bedrijfsvoering is beschreven hoe we dit willen aanpakken. Hiermee geven we tevens invulling aan de verbetervoorstellen uit het onderzoek van de rekenkamer over de kwaliteit van de P&C documenten.

In 2021 gaan wij verder met het in 2020 ingezette project om het financieel beleid en beheer verder te verbeteren. Wij werken daarbij zoveel mogelijk volgens de LEAN methodiek. Dat betekent dat we de belangrijkste financiële processen eenduidiger en efficiënter gaan inrichten om de kwaliteit van gegevens, stuurinformatie en onze dienstverlening te verhogen. Zo kunnen we nog beter sturen op de voortgang van de gestelde doelen en het bewaken van de bijbehorende budgetten.

Momenteel bestaat een stelsel van 13 basisregistraties die onderling met elkaar verbonden zijn. Voor de geo-registraties in dit stelsel wordt nagedacht en onderzocht hoe deze beter op elkaar kunnen aansluiten. Hiervoor wordt momenteel gewerkt aan een Samengestelde ObjectenRegistratie (SOR), die de komende jaren enkele bestaande basisregistraties moet gaan vervangen.

De huidige BAG (adressen en gebouwen), BGT (grootschalige topografie), de objectgegevens van de WOZ en delen van BOR (beheer openbare ruimte) moeten op termijn in deze objectenregistratie opgaan. In kleine stappen werken we hier de komende jaren naartoe. Een van deze stappen is de wijziging bij de waardebepaling van woningen. Met ingang van 2022 zal dit plaatsvinden op basis van oppervlakte in plaats van inhoud. Hiervoor moeten nieuwe oppervlaktewaardes bepaald worden en afgestemd met de waardes in de BAG. We hebben dit in 2020 voorbereid, zodat we in 2021 kunnen schaduwdraaien met de waardebepaling op basis van oppervlakte, naast de huidige methode op basis van inhoud.

Het belang van regionale samenwerking neemt toe; zowel formeel als informeel. Regionale samenwerking levert veel op, zoals kennis, kwaliteit, continuïteit en het beheersen van risico's. Door als gemeente met andere gemeenten samen te werken, blijven we nu en in de toekomst lokaal en regionaal van belang. We werken primair voor de inwoners en bedrijven, ook als we buiten onze gemeentegrenzen de samenwerking opzoeken. We beseffen dat een sterke zelfstandige gemeente ook betekent dat we open staan voor samenwerking met andere gemeenten, als dat de continuïteit en de kwaliteit van onze dienstverlening versterkt en onze kwetsbaarheid vermindert.

De Gemeenten Baarn en Soest hebben de nodige positieve ervaring in onderlinge samenwerking op verschillende onderwerpen (RID, BBS, Crisisbeheersing etc.). Zij hebben nu uitgesproken dat zij ook een samenwerkingsverband aan willen gaan op het gebied van belastingen.

Om goed om te kunnen gaan met ingewikkelde juridische aangelegenheden, is het van belang dat de juridische kennis voldoende op niveau blijft. Aan het handelen van de overheid worden hoge financieel-juridische eisen gesteld. Beheersing van juridische risico’s en controle op rechtmatigheid zijn daarom nodig. Dit doen we onder meer door te investeren in de juridische kwaliteit van de organisatie. De volgende activiteiten hebben daarbij extra aandacht: het verstevigen en borgen van de juridische kwaliteit, bescherming van persoonsgegevens (AVG), doelmatig, rechtmatig en maatschappelijk verantwoord inkopen en aanbesteden en het professionaliseren van het opdrachtgeverschap. Vanuit het bestuurlijk speerpunt duurzaamheid onderzoeken wij tevens de mogelijkheden om onze inkoop verder te verduurzamen.

De focus blijft gericht op het optimaliseren van de dienstverlening en de daarbij behorende cultuur en competenties. Dit doen wij onder de titel ‘Het beste voor Baarn’. Wij zetten daarom vol in op de verdere ontwikkeling van persoonlijk leiderschap van onze medewerkers.

Ook duurzame inzetbaarheid blijft een belangrijk thema op onze personeelsagenda. De focus ligt hierbij in 2021 op vitaliteit en verzuimreductie.

Door de blijvend krappe arbeidsmarkt voor met name specialistische functies, blijft het lastig om de juiste medewerkers te vinden en te behouden. Daarom gaan we voor moeilijk vervulbare functies ook medewerkers (deels) zelf opleiden. En we gaan onze arbeidsvoorwaarden tegen het licht houden om te kijken in hoeverre aanpassingen nodig zijn om marktconform te kunnen belonen. Baarn zet in op de ambitie om een aantrekkelijke werkgever te zijn in de regio.

Het op orde hebben en houden van alle HR-processen blijft continu aandacht vragen. Hierbij is ons uitgangspunt dat managers en medewerkers zelf alle standaardprocessen moeten kunnen uitvoeren met behulp van digitale processen. Samen met de RID-gemeenten hebben we een aanbesteding gedaan voor een nieuw e-HRM systeem. Dit systeem – Youforce - nemen we per 1 januari 2021 in gebruik. Met dit systeem kunnen we onze HR-processen verder digitaliseren.

Strategische Personeelsplanning (SPP) staat nu standaard op de MT-agenda. Dat betekent dat we met het MT de SPP-cyclus jaarlijks doorlopen. De gekozen HR-speerpunten voor komend jaar als resultaat van de cyclus dragen bij aan de verdere ontwikkeling van personeel en organisatie.

De driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris zorgen samen voor een goede afstemming tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie om de bestuurlijke besluitvorming optimaal te laten verlopen. Zowel de griffier als de gemeentesecretaris gaan met pensioen. De functie van de griffier is ingevuld. De werving voor de functie van gemeentesecretaris loopt tijdens het schrijven van deze begroting. De wervingsprocessen zijn gericht op borging van de continuïteit van de driehoek.

In maart 2022 staan de volgende gemeenteraadsverkiezingen gepland. Dat betekent dat eind 2021 al weer volop in het teken zal staan van deze verkiezingen. Zowel politiek als qua organisatie van de verkiezingen. Ook betekent dit dat het college in deze begroting de focus legt bij het voltooien van het collegeprogramma “Duurzaam en ondernemend vooruit!”

De huidige begroting kent vier programma’s, waarbij de verdeling in geld en politieke relevantie niet in evenwicht is.

Daarnaast kent de programmabegroting meer een administratief productgerichte indeling. De uitwerking van de programmabegroting heeft dan ook meer het karakter van een productbegroting. Daardoor zijn de doelstellingen en acties meer beschreven op operationeel niveau (hoe?) dan op strategisch niveau (wat willen we bereiken?). Ook komen beleidsonderwerpen in de huidige situatie in meerdere programma’s voor wat de transparantie niet ten goede komt.

Voor de programmabegroting 2022 wil het college meer evenwicht in de programma-indeling brengen door aparte beleidsdoelstellingen te vertalen in aparte programma’s. Dit biedt uw raad meer transparantie en sturingsmogelijkheden. De nadruk ligt bij de nieuwe programma-indeling meer op de huidige maatschappelijke ontwikkelingen en strategische doelstellingen van onze gemeente. Hiermee wordt ingezet op de hoofdlijnen van de begroting, waarbij het tevens mogelijk is om meer onderscheid aan te brengen tussen collegeprogramma en staand beleid.

De rekenkamercommissie heeft in september 2019 (raadsvoorstel 78881) de resultaten van haar onderzoek naar de kwaliteit van de P&C documenten gepresenteerd. Hierin zijn aanbevelingen gedaan om de kwaliteit van de programmabegroting voor de raad te verbeteren. Hieronder vallen ook bovenstaande verbeterpunten.

Het college zal in november 2020 de raad informeren hoe en wanneer het college de aanbevelingen uitwerkt om bij de programmabegroting 2022 de gewenste verbeterslag te kunnen realiseren.

Toelichting formatie
De formatie in de begroting 2021 is met 2 fte gedaald ten opzichte van de begroting 2020. In 2020 zijn 2 fte incidenteel geraamd, die in de begroting 2021 niet meer voorkomen.

Toelichting bezetting
In de begroting 2020 is deze beleidsindicator berekend vanuit andere uitgangspunten. In de begroting 2021 is dit bepaald volgens de geldende voorschriften.

Toelichting apparaatskosten (overhead)
De apparaatskosten zijn afgenomen ten opzichte van de begroting 2020. Dit komt door de verlaging van de interne doorberekening van de rente (van 2% naar 0,5%) en de verlaging van de deelnemersbijdrage aan de RID.

Toelichting externe inhuur
Bij de Perspectiefnota 2021 is het budget van externe inhuur (€ 300.000) verlaagd met € 100.000.

Toelichting overhead
Zie toelichting bij “Apparaatskosten (overhead).

Het is belangrijk dat de gemeentelijke communicatie de inwoners, ondernemers en organisaties goed bereikt. Daarvoor moeten we de juiste kanalen inzetten, de boodschap afstemmen op de doelgroep en interactie mogelijk maken.

In 2021 gaan we de ervaring die is opgedaan tijdens de coronacrisis, verwerken in verdere professionalisering van onze communicatie. Belangrijke thema's voor het komende jaar zijn: inzet van de juiste middelen en media en het faciliteren van interactie en participatie.

Intern is er aandacht voor digitaal samenwerken en het structureel inzetten van nieuwe interne communicatiemiddelen zoals Teams video overleg. Het gebruik van Klare Taal en zaakgericht/inwonergericht werken zijn belangrijke onderwerpen voor interne communicatie in 2021.

Als gevolg van de gewijzigde voorschriften in het BBV, verdelen we de overhead vanaf 2017 niet meer over diverse posten in de begroting, maar maken we het volledige bedrag zichtbaar op één product (taakveld) als onderdeel van programma 4.

De overheadkosten moeten beheersbaar en inzichtelijk blijven. Een specificatie van de overheadkosten wordt gegeven in de financiële begroting. De doelstelling wijkt daarmee niet af van andere jaren.

De COVID-19 pandemie heeft in 2020 een grote impact op de gehele samenleving. Ook aan Baarn is het virus niet voorbijgegaan. Velen zijn ziek geworden en ook in Baarn zijn doden te betreuren. Het openbare leven is lange tijd vrijwel geheel stil gevallen. En alhoewel in de loop van afgelopen zomer het gewone leven met de nodige inperkingen weer langzaam op gang kwam, zullen de consequenties nog lang voelbaar zijn. Vooral de consequenties op het gebied van gezondheid en economie hebben nu de aandacht. De (economische) gevolgen zijn groot onder andere voor culturele instellingen, maatschappelijke instellingen, horeca en toerisme en veel ZZP-ers en andere bedrijven. De lockdown heeft niet alleen voor de bedrijven en instellingen in de gemeente Baarn grote gevolgen, maar ook voor de inwoners. Zoals op het gebied van beschikbaarheid van zorg en werk.

Diverse inkomsten van de gemeente (waaronder belastingen en huur) zijn uitgesteld en komen wellicht zelfs te vervallen. Daarnaast hebben we extra kosten. Denk hierbij aan crowd-management tijdens de lock-down, extra voorzieningen voor het digitaal vergaderen en de (uitvoering van de) inkomensvoorziening voor zelfstandigen.

In de tweede helft van 2020 wordt duidelijk welke tegemoetkoming van het Rijk mag worden verwacht. Op dit moment is nog onduidelijk of deze de kosten en gederfde inkomsten zal dekken. Door alle rijksmaatregelen zijn de eerste klappen voor de economie opgevangen. Maar inmiddels wordt duidelijk dat veel mensen hun baan kwijt zullen raken.

Ondanks dat onduidelijk is hoe de COVID-19 pandemie verder zal verlopen is de verwachting dat dit ook volgend jaar nog een grote impact op de samenleving en de gemeente zal hebben. Aangezien deze impact voor het grootste deel nog niet valt te overzien verwijzen we hiervoor naar de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. We schatten dit risico op € 1.500.000. Hiervan is in programma 4 is voor 2021 € 250.000 als incidenteel budget opgenomen voor incidentele stimuleringsmaatregelen om de gevolgen van COVID-19 in Baarn te bestrijden. Het overige risico van € 1,25 miljoen is opgenomen in de risicoparagraaf.