Bedrijfsvoering | Begroting 2021

Inleiding

Onze bedrijfsvoering creëert de randvoorwaarden waarmee onze organisatie de opgaven van de gemeente Baarn kan realiseren. Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en automatisering. Een goed functionerende bedrijfsvoering is van cruciaal belang voor de realisatie van de bestuurlijk vastgestelde kaders. Het biedt ons de mogelijkheid onze primaire taken en bedrijfsprocessen zo doelmatig mogelijk uit te voeren.

In programma 4 worden de doelstellingen van de producten van het ondersteunend domein benoemd, hoe we deze willen bereiken en wat het gaat kosten.

In deze paragraaf beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines: organisatieontwikkeling, personeelsbeleid, financiën en planning & control, kwaliteitsmanagement, huisvesting, communicatie, juridische zaken en facilitaire dienstverlening.

Organisatie & Personeel

Organisatieontwikkeling

In 2020 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de in 2017 ingezette organisatieontwikkeling. De uitkomsten van deze evaluatie zijn de basis voor de volgende stap in de ontwikkeling van de organisatie. In 2021 gaan we verder met dit ontwikkeltraject; zowel ingebed in beleidskeuzes als via verschillende projecten en initiatieven. De organisatieontwikkeling krijgt vorm en houdt momentum door blijvende aandacht vanuit het bestuur en MT. Zij staan open voor vernieuwing en kiezen voor het vrijmaken van tijd en middelen voor verandertrajecten en verbeterprojecten.

Strategische personeelsplanning wordt verder uitgewerkt en ingevoerd, waarbij we kijken naar de duurzame inzetbaarheid van alle medewerkers. Daarnaast creëert het MT een cultuur waarin medewerkers de ruimte voelen om eigenaarschap te pakken en met innovatieve ideeën te komen. We werken op basis van vertrouwen, we tonen belangstelling en waardering voor elkaar, komen afspraken na en spreken elkaar aan op gedrag.

Zowel op organisatieniveau, procesniveau als op team- en individueel niveau ligt onze focus in 2021 op het verder ontwikkelen van integrale sturing en integrale afstemming. Dat betekent dat we gaan werken volgens de Plan-Do-Check-Act methode; daarin zullen we zoveel mogelijk een programmatische en projectmatige aanpak hanteren. Onze ambities maken we SMART en nemen we op in een 'dashboard' waarmee we de ontwikkeling kunnen volgen.

Personeelsbeleid

De crisis als gevolg van het coronavirus COVID-19, zal naar verwachting (grote) gevolgen hebben voor de arbeidsmarkt, de arbeidsomstandigheden en de arbeidsvoorwaarden. Op dit moment is nog niet in te schatten wat de gevolgen precies zullen zijn. In deze begroting is nog geen rekening gehouden met de eventuele consequenties van het coronavirus.

Doordat we jaarlijks de cyclus voor Strategische personeelsontwikkeling (SPO) doorlopen zijn we steeds beter in staat op langere termijn in te schatten welke kwalitatieve en kwantitatieve personeelscapaciteit we nodig hebben om de organisatiedoelstellingen te realiseren en daarop te acteren. Door opleiding en ontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden en een actief loopbaanbeleid, streven we naar aantrekkelijk werkgeverschap, zodat we onze ambities als gemeente kunnen realiseren. In de blijvend krappe arbeidsmarkt is dit een grote uitdaging. Naast uitstekende arbeidsvoorwaarden en een aantrekkelijke werkomgeving moeten wij andere en nieuwe manieren vinden voor het vinden en binden van personeel.

Van medewerkers wordt (steeds meer) verwacht dat ze zelf de regie nemen over hun loopbaan en inzetbaarheid. De gemeente Baarn faciliteert dit door een leerklimaat te scheppen waarin leren en ontwikkelen vanzelfsprekend is. Talentonwikkeling, brede en duurzame inzetbaarheid en mobiliteit blijven speerpunten in het personeelsbeleid.

Daarnaast investeert de gemeente Baarn in de vitaliteit van medewerkers door structureel aandacht te hebben voor de werkomgeving, werkomstandigheden en persoonlijke en loopbaanontwikkeling.

Via strategische personeelsplanning willen wij een betere verhouding realiseren tussen in- door- en uitstroom van onze medewerkers.
Meer landelijke informatie is te vinden op https://www.aeno.nl/personeelsmonitor .

Omvang en kosten formatie

De verwachte omvang van de ambtelijke organisatie in 2021 is 146,98 fte. Dit is 2 fte minder ten opzichte van 2020 vanwege vrijval incidentele formatie over 2020. De totale salarislasten zullen circa € 11,9 miljoen bedragen. Hierin zijn de hogere werkgeverslasten (pensioenpremies) en cao-ontwikkeling verwerkt.

Kenmerk		Realisatie 2019		Begroting 2020		Begroting 2021
Ziekteverzuim	6,6%		6,0%		6,0%
- Kort		0,7%		0,7%		0,7%
- Middellang		0,7%		0,8%		0,8%
- Langdurig		5,2%		4,5%		4,5%
Bedragen x € 1.000,-

Financiën en Planning & Control

Om onze ambities uit te kunnen voeren, moet sprake zijn van een gezonde financiële huishouding en een flexibele en wendbare organisatie. De Planning & Control (P&C) cyclus geeft hierbij op een systematische manier inhoud aan het proces van richting geven (het besturen, plannen) en het op koers houden (beheersen, control) van de organisatie. De P&C-cyclus geeft inzicht waar de organisatie staat in relatie tot de ambities. Bij de inrichting van de P&C-cyclus wordt gebruik gemaakt van de PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) methode.

Komend jaar willen we onze Planning & Controlcyclus verder verbeteren.

Om ons P&C proces zo efficiënt en transparant mogelijk in te richten, gaan we in 2021 gebruik maken van een hiervoor geschikt P&C systeem. Daarmee geeft de organisatie tevens invulling aan de verbeterpunten uit het rekenkameronderzoek naar de kwaliteit van de P&C documenten. Om dit te realiseren zullen binnen de organisatie verbeteringen moeten worden doorgevoerd en investeringen worden gedaan, onder andere in automatiseringshulpmiddelen. Het streven is dit binnen de bestaande middelen te doen. Wij komen hier bij de raadsinformatiebrief over de verbetering van de kwaliteit P&C cyclus (naar aanleiding van het rekenkameronderzoek) in november 2020 op terug.

Kwaliteitsmanagement

De bedrijfsvoering moet de komende jaren verder ontwikkeld worden om hierin mee te groeien en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. Door digitalisering, procesmanagement en kwaliteitsmanagement - het eenduidiger, efficiënter en effectiever inrichten van de ondersteunende processen (volgens de LEAN methode) - gaat de kwaliteit, voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van de dienstverlening omhoog.

In 2021 stellen we een intern kwaliteitsbeleid op en starten we met de implementatie van kwaliteitsmanagement. We herontwerpen de processen van de Omgevingswet en de begraafplaats volgens de LEAN methodiek. We werken hierbij volgens een integrale visie op kwaliteit.