3. Versterken uitvoeringskracht

De gemeente Baarn streeft er naar om met behoud van eigen, unieke kenmerken onze taken voor onze inwoners en ondernemers integraal en in onderlinge samenhang uit te voeren. We willen dichtbij onze inwoners en ondernemers staan en op Baarn (lokaal) gericht maatwerk leveren. Wij zijn hierin kwetsbaar vanwege de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt waarin het steeds moeilijker is om goed personeel te vinden en te behouden. Dit is een landelijk beeld wat door veel organisaties en inwoners wordt gevoeld en waarvan ook in Baarn de gevolgen worden ondervonden. Zo rapporteert het CBS d.d. 27 mei 2022 133 vacatures voor 100 werklozen en ontvangen we dagelijks berichten van uitval in dienstverlening vanuit verschillende sectoren. Wij lopen tegen grenzen aan voor wat betreft personele capaciteit en expertise. Schaarste op de arbeidsmarkt leidt tot een hogere uitstroom van personeel (en daarmee kennis van de lokale situatie) wat de druk op de huidige medewerkers verhoogt en vertraagt in de uitvoering van werk. Deze ontwikkeling vraagt om een stevige inzet op het versterken van onze uitvoeringskracht en het vraagt om investeren in onze ambtelijke organisatie. In deze Perspectiefnota hebben we dit concreet vertaald in de volgende onderdelen die hieronder nader worden omschreven.

Versterken positie op de arbeidsmarkt

In de huidige (en door de vergrijzing ook de toekomstige) arbeidsmarkt is het voor werkgevers belangrijk om aantrekkelijk te zijn en te blijven voor (potentiële) werknemers. We ondervinden nu al dat sommige vacatures lastig zijn te vervullen en het ook lastig is om mensen te binden. Medewerkers vinden is al lastig, medewerkers vervolgens vasthouden is daarom ook prioriteit.  Om te voorkomen dat de gemeente taken niet of niet volledig kan uitvoeren en op veel formatieplaatsen inhuur nodig is, wat ook extra kosten met zich meebrengt, is het belangrijk om onze positie op de arbeidsmarkt te verstevigen. In verband daarmee doen wij de onderstaande voorstellen.

Marktconform beloningsbeleid

De hoge uitstroom van medewerkers naar andere organisaties (met hogere inschalingsmogelijkheden) beperkt de uitvoeringskracht van de gemeente. Met het vertrek van kennis en kunde, die cruciaal is voor uitvoering primaire processen, komt o.a. sturing en regie op bijvoorbeeld Gemeenschappelijke Regelingen (BBS, RID) onder druk te staan en neemt de kwaliteit van beleid en dienstverlening af. Daarnaast is het door de gespannen arbeidsmarktsituatie moeilijk om nieuw gekwalificeerd personeel aan te trekken. Door het bieden van marktconforme beloningen blijft kennis en kunde beschikbaar in de organisatie. Het ontwikkelen van een marktconforme beloningsbeleid houdt ook in dat functies geherwaardeerd moeten worden. De herwaardering van functies zorgt voor structureel extra lasten van € 322.000 in 2023 naar € 760.000 per jaar vanaf 2024.

Interne sturing op prestaties

De sturing op prestaties van primaire dienstverleningsprocessen en interne bedrijfsvoering is beperkt ingericht. Analyse en inzichten in actuele prestaties, integrale realisatie van budgetten en capaciteit zijn nodig om actief bij te kunnen sturen. Dit stelt MT en College tevens in staat om in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording te werken met betere inzichten en prognoses van de prestaties. Voor ondersteuning van het leidinggevend kader op sturing hierin is de komende drie jaar incidenteel extra inzet nodig om dit naar een hoger niveau te brengen. Dit zodat de uitvoeringskracht structureel versterkt kan worden. Concreet in de vorm van 0,67 fte voor een data-analist / PMO-functionaris voor drie jaar. Kosten € 40.000 per jaar.

Impuls werving- en selectie 

Vanwege hoge uitstroom is er continu een hoog aantal openstaande vacatures (5-12) waarvan de invulling veel tijd, energie en expertise vraagt van zowel management als de P&O functie. Om de vacatures sneller ingevuld te krijgen en blijvend onze werving & selectie strategie structureel te verbeteren is tijdelijke inzet van recruitment nodig, 0,8 fte voor 2 jaar, €50.000,-. Deze wordt ook ingezet om het ‘Actieplan Succesvol de Arbeidsmarkt’ uit te voeren welke in Q1-Q2 van 2022 wordt ontwikkeld.  

Aanbestedingsplicht website werving en selectie Baarn 

Voor de hosting van onze website werkenbijgemeentebaarn.nl, het uitzetten van vacatures van de gemeente via diverse online kanalen (gemeentebanen.nl etc.) en het aan de ‘achterkant’ kunnen afhandelen van alles selectieprocedures hebben we een contract met Jobsrepublic. Deze is aanbestedingsplichtig en dient in 2023 opnieuw aanbesteed te worden om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Zonder een platform voor onze eigen vacatures met alle functionaliteiten, is de gemeente niet in staat om nieuwe medewerkers aan te trekken. Hiervoor is in 2023 eenmalig € 1.500 nodig en structureel € 6.650.

Hybride werken/zorgplicht werkgever en thuiswerkvergoeding

In het kader van hybride werken dient personeelsbeleid ontwikkeld te worden en daarnaast heeft de werkgever ook een zorgplicht voor goede arbeidsomstandigheden thuis. Vanaf 2023 is structureel € 21.000 extra nodig. Voor de Thuiswerkvergoeding is jaarlijks € 23.000 nodig.

Personeelsbeleid, moeilijk te vervullen functies.

De crisis als gevolg van COVID-19 heeft grote gevolgen gehad voor de arbeidsmarkt, de arbeidsomstandigheden en de arbeidsvoorwaarden. De mobiliteit en schaarste op de arbeidsmarkt zijn toegenomen. Dit heeft geleid tot een relatief hoge uitstroom ten opzichte van andere jaren. Dit is versterkt door een hoog aandeel pensionering. Het effect hiervan is dat in 2021 meer capaciteit en middelen ingezet zijn voor werving en selectie dan beoogd, waardoor structurele verbeteringen van het personeelsbeleid zijn vertraagd en kosten gestegen. Eveneens zijn de personeelskosten gestegen door noodzaak tot inhuur en hogere salarissen voor nieuw vast personeel vanwege krapte op de arbeidsmarkt. Door het geven van een impuls voor werving & selectie, marktconform beloningsbeleid (zie ook voortzetting vastgesteld/huidig beleid) en extra middelen voor moeilijk te vervullen functies is dit in de begroting van 2023 te ondervangen.  De extra kosten voor het vervullen van moeilijk in te vullen functies is geraamd op € 23.000 per jaar structureel

Personele capaciteit grondzaken

Vanwege nieuwe rechtspraak (Didam-arrest) en het vertrek van een medewerker is er extra budget/capaciteit nodig om (complexere) grondverzoeken binnen een redelijke termijn te kunnen afhandelen en om aanvullend beleid te kunnen ontwikkelen. Om de complexere grondverzoeken te kunnen afhandelen is er een bedrag van € 22.000 nodig.

Extra fte BOA domein II

De gemeente Baarn kent een uitgestrekt buitengebied waarin intensief gerecreëerd wordt. Hiervoor is vanuit de gemeente één buitengewoon opsporingsambtenaar (BOA) in dienst. In de afgelopen jaren heeft er een verbreding van de werkzaamheden plaatsgevonden. In het kader van ondermijning nemen BOA’s bijvoorbeeld deel aan de gemeentelijke ondermijningstafel en ondersteunen bij de maatregelen die hier gedefinieerd worden. Maar ook rukt de georganiseerde misdaad op en zijn er overtredingen in de bossen zoals illegaal motorcrossen, negeren gesloten verklaring en het dumpen van drugsafval. Met meer capaciteit is hier beter en ook verantwoorder tegen op te treden. 

Uitbreiding met 1 fte verhoogt de eigen veiligheid, de inzetbaarheid en de slagingskans bij bestrijding van overlast en overtredingen. Voor deze uitbreiding is structureel € 71.000 extra nodig vanaf 2023 en € 8.000 incidenteel in 2023.

Extra inzet ondermijning

Ondermijning is aanzienlijk toegenomen de afgelopen jaren evenals  de bestuurlijke mogelijkheden tot het nemen van maatregelen.  Voor een doeltreffende aanpak van ondermijning is extra capaciteit nodig om aan de normen van het Integraal Veiligheidsplan te kunnen voldoen. Vanaf 2023 is hiervoor € 72.000 structureel extra nodig.

Continueren en verbeteren van beheer en onderhoud openbare ruimte

Gemeente Baarn heeft langere tijd goed kunnen functioneren door het voordeel van een kleinere organisatie: de medewerkers werken goed samen, zijn gedreven en loyaal en de lijnen zijn kort. Door het uitstromen van enkele, zeer ervaren medewerkers is de kwetsbaarheid echter versneld zichtbaar geworden. Deels is dit te repareren door het aanstellen van nieuwe medewerkers of het inschakelen van de markt (uitbesteden van taken). Desondanks is er een grens bereikt. Het team is vooral gericht op (ad-hoc) uitvoering en heeft moeite om de extra belasting op te vangen van (met name) nieuwe projecten en beleidsontwikkelingen. Indien niet wordt ingegrepen, zal sprake zijn van toenemend achterstallig beheer en onderhoud, afnemende kwaliteit openbare ruimte en – uiteindelijk – hogere kosten voor beheer en onderhoud.  Uit het onderzoek van IPR Normag naar de binnendienst van het team Beheer Ruimte en Omgeving blijkt dat de taken van het team toenemen en dat de formatie achterblijft in verhouding tot andere gemeenten van vergelijkbare grootte. Om het functioneren van het team BRO te verbeteren wordt geadviseerd om een aantal verbetermaatregelen toe te passen en te combineren. Het gaat om processen, instrumenten, kwaliteit en formatie. Door het toepassen van de diverse voorgestelde maatregelen en het combineren van deze maatregelen, behouden we de kwaliteit van onze openbare ruimte en lopen achterstanden niet verder op. De geadviseerde verbetermaatregelen kunnen niet genomen worden zonder extra capaciteit. Om onze taken de komende jaren goed te kunnen uitvoeren, het beheerproces te versterken en kwaliteit te kunnen handhaven is een toename van 7,9 fte naar 11,2 benodigd wat ook meer in verhouding staat tot andere gemeenten van vergelijkbare aantal inwoners en grootte areaal.

Uitbreiding loket Welzijn 1 fte

Door toenemende vergrijzing en het abonnementstarief  neemt de vraag naar hulp en ondersteuning toe. Om te zorgen dat we binnen de wettelijke termijnen blijven is uitbreiding met 1 fte noodzakelijk. Graag willen we de dienstverlening van het loket wonen, zorg en welzijn continueren en verder integreren met het lokaal team tot het besluiten team zoals bedoelt in de integrale toegang.  Het loket Welzijn heeft hiervoor 1 fte nodig op jaarbasis kost dit vanaf 2023 € 58.000.