In de Programmabegroting 2022-2025 is een afsluitende taakopdracht geformuleerd van structureel € 100.000 in 2023 en aanvullend € 200.000 in 2024. Onze toezichthouder de provincie Utrecht heeft opdracht gegeven om bij de Perspectiefnota 2023 / begroting 2023 -2026 een goede uitwerking en invulling van deze taakopdracht op te nemen. Naar aanleiding hiervan is er een organisatie opdracht geformuleerd. Het doel van de opdracht is door slimmer en anders te werken binnen de programma’s en de organisatie, de taakstelling te realiseren en daarbij een nadelig maatschappelijk effect te beperken. Tevens is afgesproken dat de taakstelling geen verdere nadelige effect heeft voor de huidige formatie.
Om invulling te geven aan de opdracht zijn er twee werkateliers "slimmer werken" georganiseerd met als doel ideeën voor slimmer werk om invulling te geven aan de taakopdracht. Collega’s van verschillende afdelingen zijn bij de ateliers betrokken. De eerste sessie is gebruikt om door middel van een brainstorm te ideeën te genereren en te ranken. De tweede sessie is gebruikt om in totaal 12 ideeën op hoofdlijnen uit te werken (tijd en geld).
Voor alle onderwerpen is een inschatting gemaakt, hoeveel inspanning het kost, hoe snel er resultaat geboekt kan worden (financieel) en wat het betekent voor de bestuurlijke ambities. De onderwerpen die op basis hiervan het beste resultaat opleveren, worden in de begroting 2023 -2026 opgenomen. Het college besluit welke onderwerpen definitief worden opgenomen in de begroting 2023 -2026 . Hieronder staan de vier onderwerpen waarvan verwacht wordt dat zij het snelst een bijdrage leveren aan de besparing. De overige onderwerpen uit de brainstorm worden verder uitgewerkt voor beoordeling en op basis van de uitkomst toegevoegd aan de Programmabegroting 2023-2026.
Zero-based budgetting
Zero based begroten legt een duidelijk relatie tussen de doelstellingen, werkzaamheden, middelen en kosten van de organisatie. Het stimuleert op een creatieve manier na te denken over effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Zero-based budgetteren en eventuele besparingen die hier uit voortvloeien zijn niet het enige doel. Uit deze werkwijze volgt een takendiscussie, een analyse van mogelijke innovaties en de veranderingen die binnen en buiten de organisatie plaatsvinden. Deze manier van begroten zet een bewustwordingsproces in gang en is een volwaardig instrument waarmee de gemeente haar ontwikkelingen voor de toekomst kan vormgeven. Start in 2023 voor de begroting 2024.
Inkopen het bundelen van opdrachten in raamovereenkomsten / budget gedreven inkopen
Binnen de gemeente Baarn hebben wij veel kleine terugkerende opdrachten die één op één worden verstrekt. Door losse opdrachten waar mogelijk te bundelen in een Raamovereenkomst worden de administratieve lasten beperkt en ontstaat er mogelijk een inkoopvoordeel door de opdracht in concurrentie uit te vragen. De opdrachten moeten toegankelijk gehouden worden voor de (lokale) ondernemers.
Voor budget gedreven inkopen is het bestuurlijk vastgestelde budget leidend. Het gunnen van opdrachten op basis van alleen kwaliteitscriteria met een vaste prijs als uitgangspunt. Hiervoor moet het budget realistisch zijn in lijn met de gestelde minimumeisen. Hiervoor is het noodzakelijk onze inkoop behoeft vast te stellen en de kosten goed te ramen. Start in 2022 contracteren van 2023.
Crowdfunding platform
Inmiddels zijn er landelijk een groot aantal gemeenten die een crowdfunding platform zijn gestart. De voordelen voor gemeenten zijn o.a. minder kosten en meer betrokkenheid van inwoners. Welke rol de gemeente hierin kan vervullen is verschillend. Zo kan de gemeente aansluiten bij initiatieven van inwoners en bedrijven. Door mee te werken kan de gemeente zien hoe groot het draagvlak is voor het initiatief. Op andere momenten kan de gemeente ook de rol van 'opdrachtgever' op zich nemen. Dit onderwerp wordt verder uitgewerkt om te zien wat op termijn het resultaat is.
Optimaliseren Planning en Control cyclus
Het verbeteren van onze administratieve organisatie en de Planning en Control cyclus. Door verdere digitalisering en het genereren van 'real time' management informatie door middel van dashboards, beschikken wij over actuele informatie. Informatie die belangrijk is om de raad, college en MT de gelegenheid te geven de juiste keuzes te maken.