Programma 4 Ondersteunend domein

Burgemeester :  Mark Röell
Wethouder :  Hugo Prakke

De verschillende disciplines van bedrijfsvoering ondersteunen en adviseren de beleidsprogramma's. Daardoor zijn zij in staat om hun producten en diensten zo goed mogelijk te leveren aan de inwoners en ondernemers van Baarn. We maken onderscheid tussen concern brede kaders en de invulling die we geven aan deze kaders.

De taak van het programma Ondersteunend Domein is voor het merendeel op de gemeentelijke organisatie zelf gericht. Onze gemeente staat midden in de samenleving en de regio. Om onze ambities uit te voeren moet sprake zijn van een gezonde financiële huishouding, flexibiliteit en wendbaarheid van onze organisatie. Ook moet onze organisatie op sterkte blijven. Op deze manier kunnen wij anticiperen op ontwikkelingen. Dit kunnen wij als gemeente niet alleen. In toenemende mate hebben wij te maken met diverse belanghebbenden en omliggende gemeente om gemeenschappelijke opgaven en taken te realiseren. Wij vervullen een actieve rol in het onderzoeken en optimaliseren van de samenwerkingsmogelijkheden.

Dit programma vervult een cruciale rol door het ondersteunen en adviseren van de verschillende beleidsprogramma’s, waardoor de gemeente zo goed mogelijk in staat is om producten en diensten te leveren zodat inwoners en ondernemers van Baarn zo goed mogelijk bediend worden.

De coronapandemie is van grote invloed op onze medewerkers, de organisatie en de ontwikkeling van de organisatie. We hebben bijvoorbeeld veel aandacht geschonken aan de gevolgen van de coronacrisis voor medewerkers, andere manieren van (samen)werken en het vergroten van onze digitale vaardigheden.
Wat deze ontwikkelingen voor de lange termijn betekenen weten we nog niet, maar dat er ook na corona structurele effecten van de coronacrisis zijn, is aannemelijk. Dit betekent dat we na denken over de toekomst van de bedrijfsvoering na corona. Er is hiervoor nog geen concreet plan. Mogelijk is wel aanvullend budget nodig. Wij komen hier dan bij de begroting op terug. We verwachten bijvoorbeeld dat thuiswerken in bepaalde vorm blijvend is en er geen volledige terugkeer van medewerkers op kantoor zal zijn. Beleid en regelingen moeten worden ontwikkeld of aangepast. Denk bijvoorbeeld aan thuiswerkbeleid en arbovoorzieningen, nieuwe vormen van samenwerken en communiceren en de inrichting en het gebruik van het kantoor.

Op 7 december jl. heeft het Ministerie van BZK de Tweede Kamer per brief geïnformeerd over het vervolgproces van de herijking van de verdeling van het gemeentefonds. Besloten is om de besluitvorming over de invoering van de nieuwe verdeling van het gemeentefonds aan het volgend kabinet te laten. Dit betekent dat de invoering van de nieuwe verdeling opschuift van 1 januari 2022 naar 1 januari 2023. Reden hiervoor is de huidige financiële positie van gemeenten en de nog lopende gesprekken met gemeenten over onder andere de toereikende financiering van de jeugdzorg. Het is van belang dat er helderheid is over de financiële afspraken met en positie van gemeenten alvorens tot de invoering van het nieuwe verdeelmodel over te gaan (RIB 211795).

Het ministerie van BZK heeft op 2 februari 2021 de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) gevraagd om advies te geven over het voorstel van de fondsbeheerders voor de nieuwe verdeling van het gemeentefonds per 2023. Met het indienen van deze adviesaanvraag, zijn ook de voorlopige uitkomsten van de verdeling voor individuele gemeenten bekend gemaakt. 

De uitkomst van de herverdeling leidt tot een structureel nadeel van € 125 per inwoner. Als we uitgaan van 25.000 inwoners is dit een bedrag van structureel bedrage van € 3.125.000. Dit bedrag moet in 2026 zijn gerealiseerd. Dit is een eerste uitkomst en gebaseerd op cijfers van 2017. De cijfers worden nog geactualiseerd naar 2019. 

Het besluit van een nieuwe verdeling is aan een nieuw kabinet. De inzet van de VNG is dat eerst de omvang van het gemeentefonds groter moet worden, voordat besluitvorming over de herverdeling plaatsvind. Wij hebben hier in de begroting 2021-2024 al voor € 0,4 mln. op geanticipeerd. Het is de verwachting dat de definitieve effecten pas bij de meicirculaire in 2022 bekend worden gemaakt.

Het voorstel voor de invoering van de nieuwe verdeling gaat samen met een voorstel voor een ingroeipad waarmee de herverdeeleffecten verspreid over een aantal jaren worden ingevoerd. Met de VNG is afgesproken een generiek ingroeipad te hanteren met een herverdeeleffect van maximaal € 15 per inwoner per jaar, voor zowel gemeenten die voordeel als gemeenten die nadeel hebben van de nieuwe verdeling.

Omdat het sociaal domein nog in beweging is, stellen de fondsbeheerders voor om de verdeling tijdig te evalueren. De evaluatie zal in 2025 starten zodat gemeenten tijdig duidelijkheid hebben over het verdeelmodel vanaf 1 januari 2027. Als de evaluatie daar aanleiding toe geeft wordt de verdeling aangepast. In aanloop naar de evaluatie worden de ontwikkelingen via het reguliere onderhoud van het model in de gaten gehouden.

In de huidige meerjarenbegroting 2021-2024 is een ingroeipad opgenomen van € 12,50 per inwoner. Dat is nu € 15 geworden en door het uitstel van de invoering van het verdeelmodel een jaar opgeschoven. Dit betekent dat in principe € 2,5 per inwoner extra moet worden opgenomen. Dit heeft het volgende effect voor het begrotingssaldo.

Indexering loonkosten 

De loonkosten zijn in 2021 met 1,9% geïndexeerd. Oorspronkelijk liep de huidige CAO tot 1 januari 2021. Wegens Corona is er een pas op de plaats gemaakt en is de huidige CAO met 1 jaar verlengd tot 1 januari 2022.
In 2021 wordt opnieuw over de CAO onderhandeld. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) houdt vast aan het inlassen van een pauze in de structurele loonsverhogingen. Ook na vier overlegronden zit er geen beweging in dat standpunt. De VNG hanteert als argument voor de pas op de plaats in 2021 dat de financiële positie van gemeentelijke organisaties ‘zeer zorgelijk’ is, mede als gevolg van de coronacrisis. ‘De prioriteit van gemeentelijke werkgevers ligt bij de continuïteit van de dienstverlening en werkzekerheid’, zo stellen hun onderhandelaars. De VNG zou 0,5% structurele loonsverhoging hebben geboden. De bonden zijn gezakt naar 2,75%. Ook voorwaarden als een thuiswerkvergoeding en vitaliteit zijn onderwerp van de onderhandelingen.

Aangezien de indexatie over 2021 reeds in de begroting is opgenomen en de CAO wordt afgesproken passen we geen indexatie toe in 2022 op de huidige loonsom. Mocht richting het opstellen van de begroting nieuwe onderhandelingsinformatie naar buiten komen en de ontvangen indexatie in de algemene uitkering op basis van de meicirculaire het toelaten, dan kan bij de begroting 2022 de loonindexatie worden bijgesteld.

De bonden hebben de onderhandelingen in februari 2021 opgeschort. Wat er daarna gaat gebeuren is nog niet helemaal duidelijk. Het bod van 0,5% loonsverhoging is door de bonden van tafel gehaald. De verwachting is dat de stijging per 1 januari 2022 minimaal 0,5% is.

Indexering uitgavenbudgetten 

Voor indexatie van de uitgaven wordt 1,5% aangehouden. Dit verhoudt zich tot de prijsindexatie van 2020 van de consumentenprijsindex. Voor de regionaal ingekochte zorg voor jeugd en Wmo is 1,5% te weinig. Voor de zorgkosten zal derhalve net als vorig jaar een hogere index van 2,5% worden gehanteerd om de overschrijdingen niet verder op te laten lopen. Achteraf is gebleken (RIB 192118, Inkoop zorg en ondersteuning Jeugd en Wmo 2021) dat de indexatie (gemiddeld) 3,5% zou moeten zijn voor 2021. Het effect van de hogere indexatie dan 2,5% is bij het programma verwerkt. 

Indexering inkomstenbudgetten  

Indexering van 1,5% leidt tot een structureel voordelig effect van € 17.000.

Indexering OZB/overige belastingen  

Indexering van 1,5% leidt tot een structureel voordelig effect van € 105.000.

Verwachte indexering meicirculaire overige kosten  

Na het afronden van de perspectiefnota wordt de meicirculaire 2021 ontvangen. Wij verwachten in deze circulaire vooral nog een bijstelling in verband met de indexatie. In 2020 en 2021 heeft geen indexering plaatsgevonden op de uitgavenbudgetten. In 2021 zijn bepaalde uitgavenbudgetten ook nog met 5% gekort. De lucht is uit de begroting. Incidentele tegenvaller kunnen niet meer worden opgevangen. Structurele prijsstijgingen van leveranciers ook niet. Het is van belang dat in 2022 wel wordt geïndexeerd. De indexatievergoeding, die bij de meicirculaire is het financiële kader om de budgetten te indexeren.  Niet meer en niet minder. De indexatie is met toevoeging van deze post budgettair neutraal verwerkt.

Verwachte indexering meicirculaire verbonden partijen  

Wij verwachten vanuit de toekenning van de indexatie in de meicirculaire, dat ongeveer € 100.000 kan worden toegerekend aan de verbonden partijen. Dit wordt afzonderlijk bepaald om inzicht te bieden in de meerkosten van de verbonden partijen.

Wet Open Overheid 
De Tweede Kamer heeft op 26 januari 2021 de Wet open overheid aangenomen (Woo). Deze wet beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid en legt een verregaande plicht op aan bestuursorganen om informatie te verstrekken. De Eerste Kamer zal het voorstel waarschijnlijk in 2021 behandelen. De beoogde inwerkingtreding van de wet is 1 januari 2022. Het streven is om de wet in fasen in te voeren om de implementatie soepel te laten verlopen en de uitvoeringslasten te verlichten. Als de inwerkingtreding van één of meerdere fasen al per 1 januari 2022 aan de orde is, moeten we nog in 2021 extra werkzaamheden uitvoeren om per 1 januari 2022 aan de nieuwe wet te voldoen. Voor de invoering ontvangen we naar verwachting compensatie vanuit het Rijk. Of dit bedrag toereikend is voor de volledige invoering van de wet weten we nog niet.

Rechtmatigheidsverantwoording 
Met ingang van 2021 moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De accountant krijgt hierdoor een andere rol en zal vanaf het boekjaar 2021 geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De verantwoordelijkheid voor de financiële huishouding en het rechtmatig handelen wordt hiermee explicieter bij het college belegd. Vooralsnog gaan we ervanuit dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording kunnen opvangen binnen bestaande budgetten.

Ontwikkeling algemene uitkering 

In de RIB 211795 (Algemene Uitkering - Decembercirculaire 2020) hebben wij u geïnformeerd over de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van de veranderingen van de normeringssystematiek. De voorstellen in het rapport zijn erop gericht om met name de stabiliteit van de normeringssystematiek van het gemeentefonds en provinciefonds en de hieruit voortkomende accresontwikkeling te verbeteren. In de evaluatie zijn, naast de huidige systematiek, drie alternatieven uitgewerkt. Deze zijn: het herinvoeren van een behoedzaamheidsreserve, het bevriezen of vertragen van het accres en een vaste volumeafspraak bij het regeerakkoord. De huidige systematiek geldt als de meest actuele variant; bij de overige varianten is in toenemende mate sprake van meer stabiliteit ten koste van actualiteit.

In de begroting 2021-2024 is het accres bevroren in afwachting van de nieuwe normeringssystematiek. Het besluit zal dan naar verwachting op z’n vroegst in de septembercirculaire 2021 kunnen worden verwerkt. Het gevolg van het verleggen van het besluit naar het volgende kabinet is dat wij niet op de uitkomsten kunnen anticiperen in de begroting 2022-2025.

Wij zullen u in de RIB over de meicirculaire 2021 informeren over de ontvangen indexatie en overige ontwikkelingen, alsmede het effect op het begrotingssaldo 2022-2025.

Moeilijk opvulbare functies

Door de krappe arbeidsmarkt is het steeds moeilijker om vacatures op te vullen met goede medewerkers. In 2020 was bijvoorbeeld het budget voor werving & selectie al ontoereikend. De kans is groot dat ook de komende jaren de kosten toenemen voor werving en selectie, bemiddeling en tijdelijke vervanging door externe inhuur. Vooralsnog hebben we dit risico meegenomen in het risicoprofiel van de gemeente en meegenomen in het benodigde weerstandsvermogen.

Gemeenteraadsverkiezingen, afscheid oude gemeenteraad en installatie nieuwe gemeenteraad 
Dit betreft kosten die zich één keer in de vier jaar voordoen.

De kosten voor de verkiezingen van € 15.000 incidenteel voor de griffie betreft uitgaven voor de stemwijzer, verkiezingsmarkt, verkiezingsdebat(ten), inwerkcursus voor toekomstige raadsleden en de uitslagenavond. 

Bij de incidentele kosten voor het afscheid van de oude gemeenteraad en installatie nieuwe gemeenteraad moet er gedacht worden aan een afscheidscadeau, de aanschaf van nieuwe iPads of andere devices, bloemen, foto’s gemeenteraad, afzonderlijke raadsleden en steunfractieleden, eventuele kosten voor coalitievorming en specifieke kosten voor het inwerken buiten reguliere trainingen om. Deze kosten zijn geraamd op € 30.000. Circa € 19.000 betreft de aanschaf van devices. Dit gebeurde altijd op incidentele basis. Er wordt momenteel uitgezocht of dit ook structureel is te organiseren.

Regionale samenwerking 
Regionale samenwerking wordt steeds belangrijker. Daarbij gaat het enerzijds om samenwerking op uitvoering van taken, waarbij de samenwerking ervoor zorgt dat de uitvoering robuuster wordt. Maar het gaat ook om samenwerking op gemeentegrens overstijgende vraagstukken, zoals de energietransitie, de woningbouwopgave en de toenemende druk op onze natuur- en recreatiegebieden.
Dit vraagt om een helder beeld en een visie hoe we ons verhouden tot de regionale vraagstukken en ontwikkeling. Om het nieuwe bestuur in staat te stellen deze visie vorm te geven is een incidenteel bedrag van € 25.000 voor externe deskundige begeleiding nodig. 

Uitbreiding griffie 

Tegelijk met de perspectiefnota 2022-2025 wordt in de raadsvergadering van 7 juli 2021 een raadsvoorstel behandeld om de griffie uit te breiden. De 'werkgeverscommissie griffier' dient het voorstel in. Hiermee kan de raad een integrale afweging maken ten aanzien van de besluitvorming van dit voorstel. Voor de inhoudelijke overwegingen van de uitbreiding wordt kortheidshalve verwezen naar het afzonderlijke raadsvoorstel.

Voor de uitbreiding is € 50.000 nodig. Dit budget is niet vrij te maken uit de budgetten van de griffie. Dit betekent dat bij toekenning van de uitbreiding het structureel begrotingssaldo vanaf 2022 met € 50.000 negatiever wordt en daarmee een extra opgave is om richting de begroting 2022-2025 tot een sluitende begroting te komen. Het voorstel is derhalve als onderhanden besluitvorming opgenomen in het overzicht.

ICT 

Afgelopen jaren zijn de structurele kosten toegenomen en de budgetten zijn niet geïndexeerd. De structurele onderhoudskosten voor hard- en software zijn hierdoor vanaf 2021 structureel € 40.000 hoger dan in de begroting is opgenomen.

E-HRM systeem 

De structurele kosten voor het EHRM-systeem bedragen afgerond € 50.000. In de begroting is € 34.000 geraamd. Aanvullend budget van structureel  €16.000  is vanaf 2021 nodig om de kosten te kunnen dekken. Dit is een reparatie van al meerdere jaren te laag budget, dat niet vanuit andere budgetten kan worden gedekt. Er is wel minder aanvullend budget nodig, omdat het nieuwe systeem goedkoper is, dan het oude systeem. 

2-jaarlijkse Burgerpeiling
In 2019 is de Visie op de dienstverlening vastgesteld, gekoppeld aan een uitvoeringsprogramma. Als nulmeting is een Burgerpeiling uitgevoerd in 2019. Daarvan maakte de waardering van inwoners over onze dienstverlening onderdeel uit. Daarnaast geeft de peiling informatie over zaken die voor diverse beleidsterreinen interessant is, zoals het sociaal domein en beheer openbare ruimte. De cijfers van 2019 zijn opgenomen op de website Waarstaatjegemeente.nl en voor alle inwoners te bekijken en vergelijken. Destijds is met de gemeenteraad gecommuniceerd om de burgerpeiling te herhalen in 2021. Het ligt in de bedoeling om de Burgerpeiling ook na 2021 om de 2 jaar te herhalen. De in de begroting op te nemen kosten bedragen 15.000 euro vanaf 2021. Dit was nog niet als zodanig verwerkt.

Storting voorziening wethouders pensioenen

De storting aan de voorziening wethouders pensioenen is niet structureel in de begroting opgenomen. Dit is gezien de jaarlijkse verplichte toevoeging van premies en indexatie en structurele kostenpost van minimaal € 125.000 per jaar. De storting was ook niet incidenteel begroot. De voorziening wordt sinds 2019 jaarlijks herijkt.

Bijdrage VNG en Fonds GGU

De bijdrage aan de VNG ( ca. € 41.000) en fonds GGU van de VNG ( € 63.000) zijn hoger dan het beschikbare budget van € 68.000. Het raming is tot nu toe niet geactualiseerd voor de uitgaven voor het fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitgaven. 

De 352 gemeenten in Nederland zijn ieder uniek en tegelijkertijd als organisatie niet bijzonder. Een groot deel van de gemeentelijke dienstverlening is namelijk overal hetzelfde. Dat betekent dat er een heleboel voordeel wordt behaald als gemeenten in de uitvoeringspraktijk gezamenlijk optrekken. Bijvoorbeeld door schaarse expertise en kennis te bundelen; samen sterk te staan in overleg met rijk ketenpartners en marktpartijen; efficiencyvoordelen door bijvoorbeeld als collectief in te kopen. Belangrijke thema's in het meerjarenprogramma 2020-2024 zijn informatiebeveiliging en vernieuwing van de informatievoorziening.

Salarissen raadsleden 

Bij de vorige ramingen van de personeelslasten zijn de salarissen van de raadsleden niet bijgesteld. Het budget zal € 20.000 moeten worden bij geraamd.

Actualiseren raming belastingen 

Op basis van de ontvangsten bij de jaarrekening 2020 kunnen inkomstenbudgetten voor forensenbelasting (€ 10.000) en OZB ( € 100.000) worden verhoogd.

Toegankelijkheidseisen websites 
De gemeente Baarn heeft diverse websites in beheer. Voor alle overheden geldt de wettelijke verplichting om de eigen websites en apps toegankelijk te maken voor iedereen (digitale agenda gemeenten 2024). Deze verplichting geldt ook voor digitale documenten die geplaatst zijn op gemeentelijke websites. We voldoen nog niet aan deze wetgeving. Vernieuwing van de website zorgt niet alleen voor meer toegankelijkheid voor de inwoners, maar helpt ons ook om onze inwoners nog beter tot dienst te zijn. Baarn.nl is hét kanaal voor communicatie naar en interactie met onze inwoners, ondernemers en organisaties (bijvoorbeeld een discussieplatform). Een middel om onze dienstverlening en communicatie te optimaliseren, waar informatie en nieuws makkelijk te vinden is en waar je met een paar klikken je gemeentelijke zaken kan regelen. Onze huidige website is gelanceerd in 2016 en verouderd, zowel qua techniek als inhoud. De samenleving verandert; onze inwoners willen gemak, interactie en mobiliteit in hun contacten met de gemeente. Het voldoen aan de toegankelijkheidseisen, het verbeteren van de digitale dienstverlening, meer interactie met onze inwoners én betere ontsluiting van informatie vraagt ook een professionalisering van het beheer van de website.

Om te voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen, de digitale dienstverlening en interactie te optimaliseren én het beheer van de websites te professionaliseren is € 90.000 euro eenmalig in 2021 nodig. Deze eenmalige kosten worden betaald uit beschikbare budgetten Optimalisering online dienstverlening en Programma digitalisering. Daarnaast is voor de wettelijke toegankelijkheidseisen, optimalisatie van de digitale dienstverlening en interactie met inwoners én professionalisering van het beheer € 90.000 structureel nodig vanaf 2022. Als dit structurele budget niet beschikbaar gesteld wordt, dan is nog altijd €35.000 structureel nodig vanaf 2022 om te voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen. Als deze minimale variant aan structurele middelen beschikbaar gesteld wordt, dan is er weinig ruimte voor digitale vernieuwingen en wordt de huidige website enkel omgezet naar een nieuw platform dat voldoet aan de toegankelijkheidseisen. Inspelen op de veranderende vraag van inwoners, een ander ontwerp, vernieuwing van content, een kwaliteitsinjectie op inhoud, gebruik van het discussieplatform en professionalisering van het beheer kunnen dan naar verwachting niet worden gerealiseerd.