Programma 1 Dienstverlenend domein

Burgemeester : Mark Röell
Wethouder : Hugo Prakke

De vraag van inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen naar de wijze waarop wij als gemeente onze producten en diensten leveren verandert. Wij zijn dan ook steeds op zoek naar slimme en efficiënte manieren om onze dienstverlening in te zetten. De digitale dienstverlening neemt toe en is een belangrijk onderdeel van onze bedrijfsprocessen.

Om dit effect te bereiken, geven we uitvoering aan de volgende strategische doelen.

De inwoner staat centraal. Dit is het belangrijkste uitgangspunt in alles wat we doen. In het Dienstverlenend Domein leggen we hiervoor de basis. We integreren de Visie op Dienstverlening in onze werkwijze, houding en gedrag. In 2022 richten we ons op het optimaliseren van de kanalen, de manieren waarop we bereikbaar zijn. We zijn bereikbaar via alle kanalen en blijven in contact met de inwoner. Zo zijn we een gemeente die dicht bij haar inwoners en ondernemers staat. We werken bij voorkeur op afspraak. Wij investeren in het gebruik van onze website door de toegankelijkheid ervan te verbeteren en continu te monitoren. Als een inwoner geen gebruik maakt van het digitale kanaal wordt zij voor relatief eenvoudige producten direct geholpen.

Wij zijn er voor de inwoners. Wij zorgen ervoor dat onze dienstverlening continu op orde is en dat wij toegankelijk zijn voor onze inwoners en bedrijven. De behoefte aan een meer duidelijke toegang tot informatie en advies, zorg en ondersteuning om onze inwoners beter te kunnen bedienen, is opgenomen in het collegeprogramma. Daarom is ons doel om de dienstverlening, processen en activiteiten efficiënter te maken waardoor inwoners op één plek terecht kunnen, zowel fysiek als digitaal.

Regionale ICT Dienst Utrecht (RID) 
De RID Utrecht is onze ICT-dienstverlener. Zij beheren de ICT-infrastructuur die blijvend wordt afgestemd op de (veranderende) behoefte van de deelnemers. We bundelen de krachten door samenwerking tussen de RID gemeentes te intensiveren en formaliseren. Hierdoor kunnen we applicaties en processen harmoniseren, waardoor de beheerkosten omlaag kunnen en wij (inkoop)schaalvoordeel kunnen behalen. Een investering om later de vruchten van te plukken.

De bijdrage aan de RID voor 2022 is € 41.000 hoger dan geraamd. Dit wordt veroorzaakt door de herijking verdeelsleutel € 3.000, begrotingswijziging najaarsnota 2020 € 10.000 en kadernota 2022 € 12.000 (inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen) en een stelpost kapitaallasten van € 16.000. Bij de begroting 2022 van de RID wordt definitief bekend gemaakt wat de deelnemersbijdrage voor 2022 gaat worden.

Veiligheidsregio Utrecht 
De veiligheidsregio voert een aantal taken op het gebied van de veiligheid uit, zoals de brandweer. Ten opzichte van de begroting 2021 bedraagt de stijging van de bijdrage voor het gemeentelijk basistakenpakket en gemeentelijk individueel pluspakket voor 2022 € 4.000. Dit is veel minder dan de indexatie van 3% over de bijdrage 2021 (47.700) doordat voor het grootste deel invulling is gegeven aan de specifieke bezuinigingstaakstelling voor (brandweer)repressie.

Informatiemanagement

Microsoft 365 

Na de Corona uitbraak is er in regionaal verband door CIT opdracht gegeven aan RID/RIVO om versneld de overstap naar Microsoft 365 uit te voeren. Deelname wordt per deelnemende organisatie gepland. De eenmalige implementatiekosten worden voor Baarn geschat op € 30K. Deze kunnen uit de voorgestelde budgetoverheveling van 2020 worden bekostigd. De structurele meerkosten t.o.v. de huidige licenties bedragen € 35.000 per jaar. Vanwege de regionale samenwerking is uitstel van deze ontwikkeling onmogelijk en ongewenst.

Informatievoorziening Digitale gemeente 

Zoals de Digitale Agenda 2024 van de VNG ook aangeeft is onze samenleving digitaal in transitie. ICT gaat een steeds voornamere rol spelen binnen gemeenten, onder meer doordat inwoners tijd- en plaats onafhankelijk met gemeenten willen kunnen communiceren.
Dit gaat ook van onze gemeente iets vragen, zoals dat kennis, vaardigheden en competenties op het gebied van de impact van digitalisering op de samenleving de komende jaren verder worden vergroot, en de ontwikkeling op speerpunten als een Generieke Digitale Infrastructuur met Digitale Identiteit, Basisregistraties, Regie op Gegevens, Open Data, Wet open overheid, Dienstverlening (modern en inclusief), Common Ground, etc. 
De verwachting is dat eind 2021, begin 2022, hier meer over bekend zal zijn, vertaald zal worden naar het Informatiebeleid voor de komende jaren, en uiteindelijk in de nieuwe nota Informatiebeleid zal zijn opgenomen.

Tijdelijk extra capaciteit voor ondermijning 

Eind 2019 heeft de gemeente voor uitvoering van het Plan van Aanpak ondermijning 2 jaar capaciteit vrijgemaakt ter grootte van 0,5 FTE. Deze eindigt dientengevolge eind 2021. Zoals afgesproken vertegenwoordigt Baarn in BES-verband het thema ondermijning van het Integraal Veiligheidsprogramma. Door de extra inzet wordt binnen Baarn geconstateerd dat er stappen gezet kunnen worden in de bestrijding van ondermijning. Waar Baarn een aantal resultaten geboekt heeft in dit thema, blijven andere gemeenten hierbij achter door het ontbreken van dedicated capaciteit. Een inzet van een dagdeel per week is minimaal noodzakelijk om per gemeente tot resultaten te komen. Met 4 gemeenten kan een opdracht geformuleerd worden van 2 dagen per week. Met een tijdelijk budget van € 20.000,- per jaar kan dan ik elk geval de eigen inzet van Baarn geborgd worden, en afhankelijk van de belangstelling bij de andere gemeenten tot een vervolg komen. 

Inwonersparticipatie 

Vanuit de wens vanuit het coalitie akkoord om te blijven experimenteren met diverse vormen van burgerparticipatie zetten we in 2021 een aantal experimenten neer, waaronder een jongerenraad en een buurtbudget. Hiervoor is voor 2021 € 15.000 gereserveerd. Om deze experimenten goed te kunnen beoordelen is het verstandig deze ook in 2022 door te zetten. Hiervoor vragen we naast het structurele budget incidenteel € 20.000 aan voor buurtbudget plus 0,3 fte voor het begeleiden van deze vormen van participatie. In totaal voor 2022 € 45.000 incidenteel. Hiermee kunnen we ook in 2022 de stem van een bredere vertegenwoordiging van onze inwoners laten horen en kunnen we onze inwoners met buurtbudgetten meer regie op hun eigen leefomgeving bieden.

Belastingsamenwerking Baarn - Eemnes 

In de eerste helft van 2021 vindt onderzoek plaats naar mogelijke samenwerking met de gemeente Eemnes op het gebied van belastingtaken. In het geval dit leidt tot een daadwerkelijke samenwerking zal dit in 2022 en 2023 mogelijk leiden tot extra inzet om de dienstverlening op orde te houden. Voor de zomer worden de uitkomsten van het onderzoek verwacht en de Raad wordt in de begroting in oktober nader geïnformeerd over de impact op de meerjarenbegroting.

Verkiezingen 

Het budget voor verkiezingen is € 36.000. Dit zou in een normale situatie € 62.000 moeten zijn. Aangezien in 3 van de 4 jaar verkiezingen moeten worden georganiseerd is het voorstel om het budget structureel reëel te ramen.

Informatiemanagement

Zaaksysteem 

Het tekort van € 18.000 op het benodigde budget voor het Zaaksysteem wordt veroorzaakt door stijging van licentiekosten en de SaaS implementatie van de daaraan gekoppelde documenten generator Xential. Dit was nodig, omdat de software leverancier de bestaande omgeving bij RID niet meer ondersteund. Daarnaast worden op deze wijze structurele problemen in de beschikbaarheid van deze cruciale functionaliteit in de bestaande omgeving opgelost.

Centraal archief Regio Eemland 

De structurele verhoging van € 22.000 is het gevolg van overdracht van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar Archief Eemland. Dit is een wettelijke verplichting. Het betreft hier het inhalen van achterstanden uit de nulmeting en effectieve dienstverlening uit 2017. Daarnaast zijn de bouwdossiers ook overgedragen en de kosten hiervoor bedragen € 7.000 per jaar, vanaf 2022 (voor 2019/2020/2021 zullen deze niet in rekening worden gebracht).

Openbare orde en veiligheid

Bijdrage stichting slachtofferhulp 

Jaarlijks vraagt de stichting slachtofferhulp een bijdrage aan voor haar diensten. De bijdrage is gebaseerd op het inwoneraantal en bedraagt circa € 7.000. Hoewel dit jaren als subsidie (deels) verleend is en gedekt uit diverse budgetposten, ligt het voor de hand hier een reguliere budgetpost van te maken. 

Inwonerparticipatie 

In het coalitieakkoord staat de ambitie benoemd om de samenleving meer en breder te betrekken bij ons werk. Vanuit de overtuiging dat met het benutten van de kennis en ervaring van onze inwoners de kwaliteit van ons beleid en onze projecten toeneemt. Hiervoor zijn echter beperkt middelen beschikbaar, waardoor initiatieven niet goed van de grond komen. Dit is ook door de rekenkamercommissie geconstateerd in haar onderzoek naar burgerparticipatie. Het structureel uitvoeren van participatietrajecten kost tijd en geld.

Veel gebeurt al binnen de diverse projecten, waaronder de RO-projecten, werkzaamheden in de openbare ruimte, energietransitie en de implementatie van de Omgevingswet. De verwachting is dat met het invoeren van de Omgevingswet het belang van goede participatie verder toeneemt. De rekenkamer adviseert om meer centrale regie te gaan voeren op participatie. Dit vraagt een investering van ca. 0, 5fte / € 45.000 structureel. Hiermee kunnen we de kwaliteit van de participatie blijvend vergroten door o.a. beschikbaarheid van participatietools, communicatie en coaching.

Openbare Orde en Veiligheid

Duurzame vervanging van 2 voertuigen 

Begin 2018 is een voertuig aangeschaft en in gebruik genomen voor het uitvoeren van handhavings- en toezichtstaken. Vanuit handhavingsoogpunt is het gebruik van het voertuig voor een dubbele functie (handhaving / toezicht) niet optimaal en leidt op momenten tot verwarring bij inwoners. Door de toenemende groei en bereidwilligheid van Baarnse inwoners om (bouw/woning/ juridische) excessen te melden, zijn er meer bovendien rijbewegingen en wordt het moeilijker om het gebruik te combineren met de handhavers. Tot slot is bij de aanschaf gekozen voor een benzinemotor, terwijl er nu duurzamere alternatieven voorhanden zijn.
De auto zou vervangen kunnen worden door 2 elektrische lease-voertuigen die tot een jaarlijkse gelijke kostendruk op de begroting leiden van € 13.500. Zowel handhaving als toezicht zal dan gebruik kunnen van een ‘eigen’ auto. Jaarlijks kost het gebruik van het huidige voertuig circa € 11.000. Met uitzondering van de incidentele verrekening van de boekwaarde die een deel van deze optredende meerkosten en de benodigde voorzieningen voor het laden kan afdekken resteert een jaarlijkse toevoeging van € 2.500.