Nieuw financieel systeem
Door veranderende wetgeving en de decentralisatie van taken vanuit het Rijk neemt de verantwoordelijkheid van gemeenten verder toe, met name op het gebied van zorg, jeugd, werk, ruimtelijke ontwikkeling en duurzaamheid. De stapeling van deze ontwikkelingen vraagt om duidelijke prioritering en weloverwogen financiële keuzes. Om dit goed te kunnen ondersteunen, investeren we in een toekomstbestendige financiële inrichting en robuuste monitoring. Na de start van dit project in 2024 is in juni 2025 decharge verleend voor de oplevering van de nieuwe financiële software iFinanciën. Daarmee zijn de technische oplevering, de koppelingen, de inrichting en de trainingen succesvol afgerond. In de vervolgfase in 2025 richten we ons op de verdere implementatie en doorontwikkeling, waaronder het verbeteren van rapportages en dashboards die beter aansluiten op de informatiebehoefte van bestuur en organisatie. Deze ontwikkeling sluit aan bij de groeiende behoefte aan betere sturingsinformatie en draagt bij aan het versterken van de financiële slagkracht van de gemeentelijke organisatie.
Door aanvullende werkzaamheden binnen dit project, zoals het ontwikkelen van maatwerkrapportages die aansluiten op het vernieuwde proces van de accountant, zal in 2025 sprake zijn van een budgetoverschrijding.
Juridische zaken
De gemeente voorziet ook in 2025 een structurele toename van het aantal bezwaarschriften, grondverzoeken, Woo-verzoeken (Wet open overheid) en complexe juridische vraagstukken vanuit de organisatie. Om deze groeiende werklast het hoofd te bieden, blijft het in 2025 de focus van het team Juridische Zaken om de kwaliteit van dienstverlening binnen de wettelijke termijnen te borgen.Daarnaast zal het juridische team in 2025 nadrukkelijker proactief optreden, bijvoorbeeld door beleidsmakers vroegtijdig te adviseren over juridische risico’s. Dit draagt bij aan betere besluitvorming en vermindert de kans op juridische complicaties op de lange termijn. Bij grondverzoeken kunnen zo in een vroeg stadium potentiële knelpunten worden gesignaleerd, waarmee langdurige en kostbare juridische procedures worden voorkomen.De verwerking van grondverzoeken kent inmiddels een aanzienlijke achterstand. Door het continu toenemende aantal aanvragen blijft de werkvoorraad groeien. Dit leidt tot een hoge werklast en heeft directe impact op inwoners, projecten en het vertrouwen in de gemeentelijke dienstverlening. Het college heeft daarom aangegeven het zeer wenselijk te vinden om deze achterstand in te lopen, door te investeren in tijdelijke, specialistische inhuur.
Werving en selectie
Het gebruik van de applicatie Emply zorgt ervoor dat we in 2025 op een consistente, professionele en gebruiksvriendelijke manier werken aan werving en selectie. In de tweede helft van 2025 evalueren we onze arbeidsmarktcommunicatiestrategie kritisch en constructief. Waar nodig scherpen we deze aan, zodat we onze doelgroepen nog gerichter en effectiever kunnen bereiken en aanspreken.
Wat blijft, is dat gemeente Baarn zich positioneert als een werkgever die een omgeving biedt waarin persoonlijke ambitie en ontwikkeling centraal staan. We bieden ruimte om ervaring op te doen, te leren van fouten en te groeien. Medewerkers worden daarin ondersteund met zowel functiegerichte als ontwikkelingsgerichte opleidingen.
Coördinator Arbo en interne veiligheid
Om structureel invulling te geven aan het beleid op het gebied van Arbo en interne veiligheid, is een coördinator aangesteld. Deze draagt zorg voor het actualiseren van het beleid en de protocollen op het gebied van Arbo en interne veiligheid, maar vooral voor de uitvoering daarvan. Speerpunten voor 2025 zijn veilig en gezond werken door de buitendiensten, het protocol externe agressie, het ontruimingsplan, thuiswerkvoorzieningen en psychosociale arbeidsbelasting.
Rechtmatigheid en procesbeheersing
Vanaf begin 2025 is de procesbeheersing robuuster ingericht met een medewerker procesbeheer en interne controle. In 2024 en de eerste helft van 2025 zijn circa 90 processen geactualiseerd. Daarnaast zijn in de eerste helft van 2025 de 3-lijnen voor de interne controle ingericht voor de top-10 processen van de gemeente Baarn die zijn opgenomen in het intern controleplan 2024-2025. Hierdoor heeft de gemeente Baarn een goede stap gezet in het verbeteren van procesbeheersing en de rechtmatigheidsverantwoording. Deze verbetering is ook zichtbaar doordat de jaarrekeningcontrole van 2024 procesmatig en inhoudelijk beter is verlopen dan de voorgaande jaren.
Migratie software personeel en organisatie
De migratie van de P&O software (Youforce) heeft plaatsgevonden in de periode eind maart-begin mei en is succesvol verlopen. In de nieuwe stand-alone omgeving kunnen we optimalisaties van werkprocessen doorvoeren die voorheen niet mogelijk waren. Ook wordt ingezet op het uitbreiden van het aantal koppelingen, waaronder met de recruitment- en onboardingsapplicatie Emply, en het beschikbaar stellen van managementinformatie in de vorm van een dashboard.
Archief Eemland
Archief Eemland heeft in overleg met de deelnemers haar dienstverleningsovereenkomst vernieuwd, om de dienstverlening passend te maken in het digitale tijdperk. Daarnaast is indexatie doorgevoerd voor meerdere jaren. De nieuwe dienstverleningsovereenkomst is dit jaar ingegaan. Archief Eemland beheert de gemeentelijke archieven van acht gemeenten, waaronder Baarn. De uitvoering van deze wettelijke verplichting is belegd bij deze gemeenschappelijke regeling. Als overheidsorgaan is de gemeente verplicht informatieobjecten duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden, zo lang dat wettelijk verplicht is. Hiervoor moet in het kader van overdracht en beheer de dienstverlening gemoderniseerd.
IV programma regio
De gemeente Baarn werkt sinds 2012 samen binnen de Gemeenschappelijke Regeling Regionale ICT-Dienst Utrecht (GR RID) op het gebied van ICT. Sinds 2018 is daar een netwerksamenwerking op het gebied van informatievoorziening (IV) aan toegevoegd. Binnen deze samenwerking met gemeenten in de RID-regio worden kennis, capaciteit en middelen gebundeld om gezamenlijk op te treden bij digitale vraagstukken, informatieveiligheid (waaronder NIS2), gegevensbeheer en technologische ontwikkelingen zoals AI. In 2022 is deze samenwerking geformaliseerd als IV-programma.
Voor vijf van de zeven RID-deelnemers wordt momenteel een verbreding van de GR RID verkend tot een robuuste I-organisatie waarin ook IV en informatiebeveiliging & privacy (IB&P) zijn ondergebracht. Gemeente Baarn kiest ervoor op het gebied van IV en IB&P aangesloten te blijven bij regionale samenwerkingsverbanden in de regio Amersfoort. Daarmee blijft Baarn onderdeel van de RID voor ICT, maar zoekt het voor IV een flexibele vorm die aansluit bij de eigen maatschappelijke opgaven en netwerken.
Ondertussen werkt Baarn binnen het eigen informatiebeleid 2023–2026 gestaag aan de versterking van haar digitale fundament. In het afgelopen jaar zijn belangrijke mijlpalen gerealiseerd, waaronder de succesvolle implementatie van nieuwe kernapplicaties voor financiën (I-Financiën) en burgerzaken (e-Burgerzaken). Ook is de bewaarstrategie geactualiseerd zodat digitale communicatie, zoals e-mails en socialmediaberichten, duurzaam wordt gearchiveerd.
De samenwerking met RID-partijen speelt hierin een belangrijke rol, onder andere door gezamenlijke aanbestedingen, standaardisatie en het delen van expertise. De ambitie is om – samen met de RID-deelnemers – te komen tot een meer wendbare, veilige en toekomstbestendige informatievoorziening. Die stip op de horizon is een IV-landschap waarin gemeenten samen optrekken, maar ook ruimte houden voor lokale maatwerkoplossingen die passen bij hun bestuurlijke context en samenwerkingsverbanden. De besteding van het budget verloopt volgens plan.
Privacy-Officer
Een privacy-officer is in de eerste helft van 2025 tijdelijk ingehuurd om een start te maken met de uitvoering van het privacy-beleid en het uitzetten van een campagne om bewustwording over privacy te vergroten. Vanaf juli 2025 start een privacy-officer in dienst van gemeente Baarn om de rol verder in te richten en verder uitvoering te geven aan het privacy-beleid en bij te kunnen blijven met ontwikkelingen in privacywetgeving en in de regio.
Inrichting en implementatie applicaties GEO/belastingen
Na het stoppen van de aanbesteding in 2024 is een onderzoek gestart naar de mogelijkheden van samenwerking tussen Baarn en Soest op het gebied van de GEO-basisregistraties en belastingen. De uitkomst daarvan bepaalt of de aanbesteding gezamenlijk voortgezet wordt of dat Baarn en Soest ieder hun eigen weg gaan. Naar verwachting is hier in het derde kwartaal meer duidelijkheid over. In het eerste geval zal de implementatie voor zowel Baarn als Soest medio 2026 bij gemeente Soest plaatsvinden, zodat we uiterlijk per 1-1-2027 van de nieuwe software gebruik kunnen maken.
Buurtbudgetten
In 2025 zetten we het project Buurtbudgetten voort in een vernieuwde vorm, zodat de operationele kosten laag blijven en het grootste deel van het beschikbare budget á €25.000 daadwerkelijk naar de initiatieven gaat. De gemeente stelt jaarlijks €20.000 beschikbaar, waarmee 80 buurtinitiatieven kunnen worden ondersteund. Inwoners kunnen per initiatief maximaal €250 subsidie aanvragen.
Het doel blijft het stimuleren van betrokkenheid en samenwerking in de buurt. Initiatieven moeten gericht zijn op het bevorderen van onderling contact tussen buren en het verbeteren van de leefomgeving. Denk hierbij aan activiteiten zoals gezamenlijke opruimacties, het opknappen van groenstroken of ontmoetingsmomenten in de wijk.
Inwoners kunnen hun initiatieven het hele jaar door aanmelden via het platform baarnbuurtmee.nl, dat als laagdrempelig digitaal loket fungeert. Hier kunnen inwoners niet alleen een initiatief indienen, maar ook inspiratie opdoen of bijdragen aan bestaande plannen in hun buurt door middel van vrijwilligerswerk, uitleen van materiaal of gereedschap en met een i-Deal-bijdrage.
De aangepaste aanpak zorgt voor:
• Gerichte ondersteuning van kleinschalige, buurtgerichte projecten;
• Meer sociale cohesie, doordat ontmoeting centraal staat;
• Versterking van eigenaarschap bij inwoners, wat bijdraagt aan een aantrekkelijke, leefbare buurt.
Deze aanpak sluit aan bij het streven naar een participatieve samenleving, waarin inwoners de ruimte krijgen om zelf bij te dragen aan hun woonomgeving.
Voortgang informatiebeveiliging
Binnen de gemeente Baarn is de wens uitgesproken om meer grip te krijgen op alle aspecten van informatiebeveiliging (IB). Om de huidige status in kaart te brengen en gericht te kunnen verbeteren, zijn in 2024 drie externe toetsingen uitgevoerd op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO):
- Technische pentest op de RID-omgeving (januari 2024 en herhaling in januari 2025)
- Human factor pentest, gericht op fysieke beveiliging en bewustzijn van gebruikers (mei 2024)
- BIO 0-meting van de organisatorische maatregelen (mei 2024)
Belangrijkste bevindingen uit de toetsingen:
- De technische omgeving van de RID laat ten opzichte van vorig jaar minder kwetsbaarheden zien.
- De resterende technische risico’s bevinden zich vooral in de lokale infrastructuur van Baarn, buiten de regie van de RID.
- Organisatorische maatregelen zijn grotendeels informeel geregeld; er ontbreekt borging in beleid, processen en verantwoordelijkheden.
- De implementatie van de BIO is onvoldoende volwassen en dient doorontwikkeld te worden, mede in het licht van het BIO-toetsingskader en de aankomende NIS2-wetgeving.
- Er zijn nog duidelijke kwetsbaarheden op het gebied van fysieke beveiliging en gebruikersbewustzijn.
Op basis van de bevindingen is besloten om een planmatige, risicogerichte aanpak te hanteren voor het verbeteren van de IB-status. De gemeente Baarn is gestart met de implementatie van de BIO 2.0-maatregelen, met als doel een hoger volwassenheidsniveau te bereiken, structurele borging aan te brengen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Rechtmatigheid
Vanaf 2025 is het landelijke toetsingskader voor de controle op gemeentefinanciën aangepast. De nieuwe regels zijn vastgelegd in het gewijzigde Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).
De belangrijkste wijziging betreft de invoering van één gezamenlijke materialiteitsgrens van 2% voor zowel fouten als onzekerheden in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorheen golden afzonderlijke grenzen: 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Deze wijziging zorgt voor meer duidelijkheid en uniformiteit bij het beoordelen van financiële afwijkingen.
Om aan het nieuwe toetsingskader te voldoen, scherpt de gemeente niet alleen de financiële processen aan, maar ook de onderliggende processen rondom administratie, vastlegging en monitoring. Deze aanpassingen zijn nodig om op een structurele en betrouwbare manier te kunnen toetsen op rechtmatigheid.
Ombuigingen
In het najaar van 2024 is door adviesbureau Berenschot begonnen met een opdracht om ombuigingen te realiseren om de gevolgen van het ravijnjaar 2026 te kunnen opvangen. Dit heeft een behoorlijk beslag gelegd op de gemeentelijke organisatie om hier over mee te denken. De ombuigingen zijn door Berenschot vertaald naar bedragen, maar dienen nog wel verder worden uitgewerkt.
De keuze van het college uit de resultaten van de ombuigingen is op 15 april gepresenteerd aan de raad. Deze zijn opgenomen in de Perspectiefnota 2026-2029. Op dit moment worden de gekozen ombuigingen verder uitgewerkt, zodat ze in de begroting 2026-2029 definitief financieel kunnen worden verwerkt. Of dit voor alle ombuigingen gerealiseerd kan worden, zoals gepresenteerd in de Perspectiefnota, is onderdeel van die opdracht voor onze organisatie.
Wet Open Overheid
In de eerste helft van 2025 is een publicatieplatform aangeschaft. De implementatie van het publicatieplatform Woo voor gemeente Baarn staat gepland in Q3 van 2025. Zodra dit platform beschikbaar is richten we ons op het verder gefaseerd publiceren van de informatiecategorieën uit de Wet open overheid. Daarnaast starten we de tweede helft van 2025 een traject om bewustwording over werken met informatie en transparantie te vergroten.
Hospitality medewerker
Eind 2024 is besloten over inzet van een medewerker hospitality als pilot. De pilot is afgerond en inzet wordt niet verlengd. Dit betekent dat deze kosten vervallen. Dit is verwerkt in de tussenrapportage.