Product 400 Financieel beheer en beleid
Treasury
Vanwege de lage rentestand zal naar schatting € 30.000 minder betaald worden aan rente.
Saldobepaling
Omdat er in 2021 geen extra afschrijvingslasten meer bijkomen, valt de stelpost vrije ruimte investeringen vrij in 2021. Een incidenteel voordeel van € 270.000.
Afboeking oninbare debiteuren
Bij het opmaken van de jaarrekening 2020 zijn de debiteuren beoordeeld op oninbaarheid. Dit heeft geleid tot een afboeking van € 96.000. Hiervan is 75% voorzien in een voorziening dubieuze debiteuren. De resterende 25 % (€ 24.000) wordt afgeboekt als incidentele kosten. Eén van de vorderingen die is afgeboekt is de financiële eindafrekening van de NBS. Bij RIB van 27 november 2015 (15CV000460/15.09612) bent u geïnformeerd over de slotverantwoording van de nieuwbouw NBS aan de Vondellaan. Een van de onderwerpen die in de RIB behandeld is, is de financiële eindafrekening. Daar werd gerapporteerd dat een overschrijding gerealiseerd was van € 59.996. Conform het afgesloten convenant met de NBS (11 april 2014) zou de NBS een eventuele overschrijding voor eigen rekening nemen (hoofdstuk 9h). Hiermee ontstond een vordering op de NBS. Na diverse overleggen met de NBS bleek dat de overschrijding te wijten was aan onverwachte en noodzakelijke renovatiekosten voor het seinhuisje. Dit seinhuisje zou worden gebruikt als opslagplaats voor de NBS. De onderhoudstoestand van het seinhuisje was dermate slecht dat gebruik zonder renovatie niet in de rede lag. De gemeente heeft toen in overleg met de NBS de overschrijding voor eigen rekening genomen en de vordering niet ingeroepen. Dat nu zoveel jaar later pas de afboeking komt is omdat de vordering verjaard is en voor afboeken van debiteuren geen vastgesteld beleid was. Dat is pas bij de vaststelling financiële verordening ex art 212 Gemw 2020 vastgelegd (vastgesteld in januari 2021).
Product 410 Belastingen en basisregistratie
Bezwaar en beroep gemeentelijke belastingen
In boekjaar 2021 worden extra proceskosten bezwaar en beroep gemeentelijke belastingen verwacht van ca. € 20.000. Deze extra kosten komen voort uit de toename van de vele bezwaar en beroepsprocedures (boekjaar 2020).
Product 420 Juridische Zaken, P&O en bestuurlijke aangelegenheden
Bestuurlijke aangelegenheden
De verwachte overschrijding van raadsbudgetten voor 2021 bedraagt per saldo € 95.000. De overschrijding wordt met name veroorzaakt door :
- Externe ondersteuning van de raad voor de invoering van de omgevingswet ( € 15.000) en bestemmingsplan Soestdijk (€ 40.000).
- Hogere salarislasten van de gemeenteraad dan begroot € 20.000. Dit wordt bij de begroting 2022-2025 structureel bijgeraamd.
- Hogere salarislasten voor ondersteuning van de griffie € 20.000. Op 7 juli 2021 is een raadsbesluit genomen over de structurele uitbreiding voor de griffie.
De verwachte overschrijding van de collegebudgetten voor 2021 bedraagt € 193.000. De overschrijding wordt met name veroorzaakt door :
- Storting voorziening wethouders pensioenen € 125.000. De storting aan de voorziening wethouders pensioenen is niet (structureel) in de begroting opgenomen. Dit is gezien de jaarlijkse verplichte toevoeging van premies en indexatie en structurele kostenpost van minimaal € 125.000 per jaar. Bij de begroting 2022-2025 wordt dit structureel bijgeraamd.
- Bijdrage Fonds GGU € 40.000. De bijdrage aan het fonds GGU van de VNG ( € 63.000) kan niet worden gedekt uit het beschikbare budget voor kosten van de VNG van € 68.000. Het raming is tot nu toe niet geactualiseerd voor deze bijdrage aan het fonds voor Gezamenlijke Gemeentelijke Uitgaven. Bij de begroting 2022-2025 wordt dit structureel bijgeraamd.
- Wachtgeldkosten wethouders 2021 € 28.000 (incidenteel).
Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van 2022 (was 2021) moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de jaarrekening. De accountant krijgt hierdoor een andere rol en zal vanaf het boekjaar 2022 geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De verantwoordelijkheid voor de financiële huishouding en het rechtmatig handelen wordt hiermee explicieter bij het college belegd. Vooralsnog gaan we ervan uit dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording kunnen opvangen binnen bestaande budgetten.
Product 430 Communicatie en secretariaten
Uitvoeren 2-jaarlijkse Burgerpeiling
In 2019 is de Visie op de dienstverlening vastgesteld, gekoppeld aan een uitvoeringsprogramma. Als nulmeting is een Burgerpeiling uitgevoerd in 2019. Destijds is met de gemeenteraad gecommuniceerd om de burgerpeiling te herhalen in 2021. De kosten zijn niet begroot, waardoor we in 2021 een nadeel hebben van €15.000. In de perspectiefnota is voorgesteld om vanaf 2023 om de 2 jaar €15.000 budget op te nemen.
Product 440 Overhead
Personeelskosten en inhuur
Medio juli is een analyse gemaakt van de ruimte binnen de flexibele schil en de verwachte inhuurkosten. We verwachten een overschrijding van € 350.000 op basis van de huidige inzichten. Medio oktober wordt opnieuw de balans opgemaakt. De belangrijkste oorzaak voor de overschrijding zijn de moeilijk vervulbare functies in de organisatie. Het zijn vaak sleutelfuncties die nodig zijn om de (bestuurlijke) ambities en taken te realiseren of risico's met zich meebrengen als deze niet worden vervuld. Hierbij moet gedacht worden aan medewerkers in de bedrijfsvoering (management, financieel, e.d.) en medewerkers werkzaam op het gebied van de buitenruimte (o.a. verkeer). Ondanks dat de overschrijding op de totale loonsom van € 11,7 miljoen beperkt is stuurt de organisatie er op om de overschrijding te beperken tot de onontkoombare overschrijdingen. Daarnaast zijn we bezig met de actualisatie van ons strategisch personeelsbeleid, waarbij moeilijk vervulbare functies een belangrijk thema is.
Werving en selectie
Door de krappe arbeidsmarkt is het steeds moeilijker om vacatures in te vullen met goede medewerkers. Extra kosten worden gemaakt voor werving & selectie, bemiddeling en tijdelijke vervanging door externe inhuur. Als gevolg van deze moeilijk vervulbare functies worden de budgetten voor werving en selectie naar verwachting met € 55.000 overschreden. Het risico op extra kosten is meegenomen in het risicoprofiel van de gemeente en het minimaal benodigde weerstandsvermogen.
De overschrijding wordt vooral veroorzaakt door het inzetten van werving en selectiebureaus voor sleutelfuncties en het inzetten van ‘hypertargetting’ via social media voor reguliere functies. Deze inzet heeft er inmiddels toe geleid dat we na de zomer een aantal moeilijk vervulbare financiële vacatures hebben weten in te vullen met vaste medewerkers.
Overhead Informatie
De functionaliteiten van meerdere ICT pakketten (o.a. Neuron, BCT, KPN Lokale overheid) zijn de laatste jaren uitgebreid en aangepast aan de aangescherpte eisen bij Basisregistraties en Belastingen waardoor de kosten van deze pakketten gestegen zijn (€ 65.000 structureel). De afgelopen jaren werd dit als een overschrijding op de betreffende rekening gemeld. De inschatting is dat dit voorlopig verder neutraal zal blijven.
Bij de Najaarsnota 2020 van de RID is vastgesteld dat de deelnemersbijdrage 2021 van de RID met € 33.000 wordt verhoogd. Dit heeft te maken met de uitbreiding van de beheercapaciteit vanwege de veranderende werkomgeving, zoals de toename van het thuiswerken.
Implementatiekosten Pepperflow
De implementatiekosten van Pepperflow in 2020 zijn in 2021 pas in rekening gebracht. Dit betekent een nadeel van € 14.000 in 2021.
Kosten EHRM-systeem
De structurele kosten voor het EHRM-systeem bedragen afgerond € 50.000. In de begroting is € 34.000 geraamd. Aanvullend budget van structureel €16.000 is vanaf 2021 nodig om de kosten te kunnen dekken. Dit is een reparatie van al meerdere jaren te laag budget. Er is wel minder aanvullend budget nodig, omdat het nieuwe systeem goedkoper is, dan het oude systeem.
Product 490 Algemene kosten programma
Er zijn tot nu toe in 2021 geen concrete voorstellen opgenomen voor de bestrijding van de gevolgen van Corona. Uitgangspunt is dat eerst eventuele onderschrijdingen van budgetten als gevolg van Corona binnen de programma's voor eventuele herstelmaatregelen worden ingezet, alvorens we het incidentele budget van € 250.000 voor stimuleringsmaatregelen benutten. We kunnen terugkijkend constateren dat we in 2020 voldoende door het Rijk zijn gecompenseerd voor onze kosten, danwel de kosten binnen de reguliere begroting konden opvangen. Vanuit het stimuleringsbudget reserveren wij € 40.000 voor het niet opleggen van de precariobelasting € 40.000 ter ondersteuning van de horeca in Baarn Het resterende deel zal ingezet worden voor corona gerelateerde lasten gedurende de komende maanden.