h. 90 Overhead
a. Juridische Zaken
De gemeente ziet een structurele toename van het aantal Woo-verzoeken (Wet open overheid), bezwaarschriften en grondverzoeken en meer complexe vraagstukken vanuit de organisatie. Hierdoor ervaren de huidige medewerkers binnen het team een toenemende werkdruk. Dit kan leiden tot een afname in de kwaliteit van dienstverlening, omdat medewerkers mogelijk niet alle taken binnen de wettelijke termijnen kunnen uitvoeren. Het aanstellen van aanvullende formatie biedt de mogelijkheid om de werklast evenrediger te verdelen en de naleving van de termijnen te waarborgen, zonder concessies te doen aan de kwaliteit.
Het is van essentieel belang voor de gemeentelijke organisatie om de wettelijke termijnen te handhaven voor de afhandeling van aanvragen en verzoeken. Het niet naleven van deze termijnen kan leiden tot juridische consequenties en het vertrouwen van burgers in de overheid aantasten.
Daarnaast is het hiermee mogelijk om een verbeterde kwaliteit van dienstverlening te leveren waardoor aanvragen en verzoeken efficiënter worden afgehandeld en de tevredenheid van inwoners wordt vergroot. Bovendien is het voor de gemeentelijke organisatie belangrijk dat zij zelf ook de juridische risico's beperkt door (meer) betrokkenheid van juridisch adviseurs op verschillende dossiers. Voor de extra taken is € 58.000 nodig.
b. Werving en Selectie
Door de dynamiek op de arbeidsmarkt wordt het steeds uitdagender om gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden voor onze gemeente. Bovendien nemen jaarlijks de wettelijke verplichtingen van onze gemeente toe. We ervaren beperkingen in zowel personele capaciteit als expertise. Een lager personeelsbestand, mede als gevolg van de schaarste op de arbeidsmarkt, resulteert in een toename van de werklast, wat leidt tot vertraging in de uitvoering van taken en uiteindelijk een hogere personeelsverloop (met het verlies van lokale kennis als gevolg). Deze ontwikkeling vereist voortdurende aandacht.
De invulling van deze functie biedt de gemeentelijke organisatie de mogelijkheid om het succesvolle wervingsbeleid van de afgelopen periode voort te zetten door:
- consistentie waarborgen: de gemeente kan op deze wijze consistentie waarborgen in het opstellen van vacatureteksten en het beheren van het volledige sollicitatieproces.
- Kwaliteitsborging: het stelt de gemeente in staat om het beoordelen van cv's en het screenen van sollicitanten op een consistente en professionele manier te blijven uitvoeren.
- Effectieve wervingsstrategieën: het onderhouden van contacten met externe recruitment marketing bureaus en actief zoeken naar kandidaten via platforms zoals LinkedIn zijn cruciale aspecten van een effectieve wervingsstrategie. Door deze taken structureel te laten plaatsvinden, kan de gemeente blijven profiteren van een breed scala aan wervingskanalen en een actieve benadering van potentiële kandidaten handhaven.
- Strategische ontwikkeling: de medewerker in deze functie kan ook een rol spelen bij het mede ontwikkelen en implementeren van wervingsstrategieën, zoals samenwerkingen op regionaal niveau, het opzetten van stagebeleid en traineeships. Door hier continu aan te werken, kan de gemeente haar positie op de arbeidsmarkt versterken en aantrekkelijk blijven voor potentiële werknemers.
Kortom, een structurele invulling van deze functie biedt niet alleen continuïteit en efficiëntie in het wervingsproces, maar ook de mogelijkheid om strategisch te blijven ontwikkelen en concurrerend te blijven op de arbeidsmarkt. Hiervoor is een aanvullend budget van € 40.000 nodig.
c. Coördinator Arbo en interne veiligheid
Met de verharding in de samenleving, ziet de gemeente ook een toename in scherpte en agressie in het contact met inwoners. Het aantal incidenten neemt toe. De gemeentelijke organisatie is verantwoordelijk voor het waarborgen van de veiligheid van inwoners en medewerkers in haar locaties en tijdens hun werk. Gezien de ontwikkelingen in samenleving en wetgeving is de huidige formatie onvoldoende om structureel het interne veiligheidsbeleid op orde te houden, uit te voeren en uit te voeren. Om structureel invulling te geven aan het beleid op het gebied van arbo en interne veiligheid, wordt een coördinator aangesteld. Deze draagt zorg voor het actualiseren van het beleid en de protocollen op het gebied van arbo en interne veiligheid, maar vooral voor de uitvoering daarvan.
d. Rechtmatigheid en procesbeheersing
Vanaf 2023 is het College verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor is de verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen van de gemeente verschoven van de accountant naar het College. Dit ter uitvoering van de wet 'versterking decentrale rekenkamers'. Om dit mogelijk te maken is binnen organisatie de verbijzonderde controle ingericht in 2023. Dit betekent dat de organisatie zelf controles en dossieropbouw doet waarmee rechtmatig kan worden verbeterd én worden afgelegd. De capaciteit om de processen te beheren en de controles uit te voeren is structureel onvoldoende. Naast de adviseur verbijzonderde controle wordt een medewerker procesbeheer en interne controle aangesteld om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Met inrichting van een functie medewerker procesbeheer en interne controle wordt geborgd dat de gemeente Baarn over 2024 en verder kan voldoen aan de minimum wettelijke vereisten. Voor de uitvoering van deze taak is een budget van € 52.000 nodig.
e. Migratie software personeel en organisatie
Gemeente Baarn maakt momenteel gebruik van de Youforce-applicatie van Visma | Raet voor de personeelsadministratie. Deze applicatie is centraal ingekocht via een aanbesteding met alle samenwerkende gemeenten en wordt ondersteund door het RID. Het huidige contract voor deze applicatie in een multitendant omgeving loopt af in oktober 2024. Na gesprekken over de verlenging van het contract en een evaluatie van de gebruikers, is geconstateerd dat de huidige variant niet optimaal functioneert. Dit betreft zowel beperkingen in mogelijkheden en gebruik, als ook beperkingen door de variant die gekozen is. Daarnaast heeft de leverancier aangegeven dat de singletendant applicatie de voorkeur heeft en dat verdere doorontwikkeling hierop zal plaatsvinden, in tegenstelling tot de multitendant variant.
Visma | Raet heeft een indicatie gegeven voor de migratie, na een initiële verkenning. Een verdere intake zal plaatsvinden, gevolgd door een inkoop via het RID. Hierbij wordt verwacht dat door gezamenlijke inkoop en migratie van meerdere gemeenten tegelijkertijd, een inkoopvoordeel kan worden behaald. Een kostenindicatie van € 75.000 is afgegeven op een as-is migratie met enige consultancy/maatwerk aanpassingen zoals koppelingen binnen onze eigen omgeving en BI-maatwerk.
Op basis hiervan kan gemeente Baarn de vereisten voor een nieuwe inrichting zorgvuldig overwegen, met inachtneming van de behoeften van onze eigen gebruikers en de aanbevelingen van de leverancier. Hiermee wordt verder ingespeeld op de behoefte om vanuit P&O stuurinformatie en BI-dashboarding te leveren om de organisatie verder te optimaliseren.
f. Archief Eemland
Archief Eemland beheert de gemeentelijke archieven van acht gemeenten, waaronder Baarn. De uitvoering van deze wettelijke verplichting is belegd bij deze gemeenschappelijke regeling. Archief Eemland vernieuwt in overleg met de deelnemers haar dienstverleningsovereenkomst, om de dienstverlenend passend te maken in het digitale tijdperk. Daarnaast wordt indexatie doorgevoerd voor meerdere jaren. Als overheidsorgaan is de gemeente verplicht informatieobjecten duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden, zo lang dat wettelijk verplicht is. Modernisering van de dienstverlening van het archief in het kader van digitale overdracht en beheer brengt een stijging van de kosten van € 40.000 met zich mee, die nodig is om deze taak uit te voeren.
g. IV-programma regio
De gemeente Baarn werkt met de andere RID-deelnemers samen in de regionale samenwerking voor Informatievoorziening. Hierin wordt uitvoering gegeven aan het harmonisatieconvenant (2019) voor applicaties en de i-Visie voor gemeenten (2022). Dit betekent dat we onder andere gezamenlijk applicaties aanbesteden en implementeren en werken aan de informatieveiligheid. Door op deze manier kennis, ervaring en competenties te delen zorgen we dat de informatieveiligheid goed op orde blijft, beheer van applicaties efficiënt is ingericht en we de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners kunnen verbeteren. De kosten voor de IV-samenwerking gaan buiten de RID-bijdrage om en worden per jaar door de deelnemers opgenomen in de begroting. Doordat nieuwe applicaties via SAAS (Software as a Service) oplossingen worden ingericht (cloud), stijgen de kosten op korte termijn. Op langere termijn moet dit leiden tot lagere kosten in de RID-bijdrage doordat de nieuwe applicaties niet meer door de RID worden ondersteund . Eind 2024 worden fundamentele keuzes gemaakt over de duurzame investeringsplanning voor de RID. Hierdoor is de verwachting dat voor de begroting 2026-2029 een integraal beeld gemaakt kan worden van structureel benodigde financiën. In 2025 is voor de IV-samenwerking budget nodig voor drie onderdelen. Op strategisch niveau wordt de IV-visie door ontwikkeld en de digitale werkruimte beter ingericht zodat plaats, tijd en device onafhankelijk kan worden gewerkt. Op het gebied van applicatieharmonisatie wordt de implementatie van het nieuwe financieel systeem afgemaakt en de implementatie van het nieuwe systeem voor burgerzaken gestart. Ook start in 2025 de aanbesteding van het zaaksysteem. Op het gebied van informatieveiligheid wordt uitvoering gegeven aan de agenda digitale veiligheid (bv. bewustheidstrainingen) en ondersteuning gegeven voor de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Dit is het middel waarmee gemeenten zich verantwoorden over informatieveiligheid. De focus van ENSIA ligt op verantwoording richting de gemeenteraad. De kosten voor het programma bedragen € 143.000.
h. Aanschaf nieuw hardware
Om digitaal en flexibel samenwerken te faciliteren, is in 2019 de eerste set van honderd Surface-laptops uitgerold binnen de gemeente Baarn. Inmiddels is een belangrijk deel van deze laptops aan vervanging toe, omdat de destijds geleverde types niet de processorsnelheid en het intern geheugen hebben om de huidige processen te ondersteunen. Voorgesteld wordt om in 2025 50 laptops te vervangen, voor medewerkers wiens taken om een zwaarder apparaat vragen. De kosten hiervoor bedragen investering € 77.500. (kapitaallasten en rente € 16.100 gedurende 5 jaar) Parallel wordt gekeken naar een structurele oplossing voor de benodigde investeringen in vervanging van verouderde hardware.
i. Privacy officer
Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat persoonsgegevens in goede handen zijn bij de gemeente Baarn. Daarom biedt het privacybeleid kaders en uitgangspunten om te komen tot zorgvuldig, juist en veilig gebruik van persoonsgegevens binnen de geldende regelgeving. Op dit moment bestaat de privacy organisatie van de gemeente Baarn alleen uit de functionaris gegevensbescherming. Deze heeft echter een zuiver toezichthoudende rol. Om daadwerkelijk uitvoering te geven aan dit beleid en bij te kunnen blijven met ontwikkelingen in privacywetgeving en in de regio, is structurele aandacht en expertise nodig in de vorm van een Privacy Officer. Deze coördineert de uitvoering van het privacybeleid, bewaakt en vormt de schakel naar de functionaris gegevensbescherming.
Het niet inrichten van de rol van privacy officer maakt dat de gemeente niet adequaat uitvoering kan geven aan het privacybeleid, noch mee kan in de wettelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van privacy. Hierdoor is de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens niet geborgd, wat sancties op kan leveren vanuit de autoriteit persoonsgegevens en het imago van de gemeente kan schaden. De rol van Privacy Officer is een nieuwe functie waarvoor op basis van het takenpakket 0,5 FTE nodig is om dit structureel goed in te richten.
j. Inrichting en implementatie applicaties geografische basisregistraties en belastingen
In 2024 is in samenwerking met de gemeente Soest een aanbesteding uitgevoerd voor de applicaties voor Belastingen en Geo-basisregistraties. Dit om de rechtmatigheid van de contracten voor deze applicaties te borgen en tegelijkertijd een slag te maken in de harmonisatie en de efficiëntie van deze processen. De implementatie van de nieuwe systemen vraagt een investering van totaal € 157.500 (kapitaallasten € 31.500) in de vorm van kosten voor inrichting van de systemen, processen en het meenemen van medewerkers in een nieuwe werkwijze.
k. Buurtbudgetten
In 2023 startte een pilot met buurtbudgetten in Baarn, waarbij inwoners werden aangemoedigd om hun eigen buurt te verbeteren. Elk huishouden ontving een € 5 cheque van de gemeente, te doneren aan initiatieven via het online platform baarnbuurtmee.nl. Initiatieven omvatten ontmoeting, groenvoorziening, duurzaamheid, zorg, opknappen van de buitenruimte, sport en veiligheid.
Dit resulteerde in een toename van sociaal kapitaal, wat cruciaal is voor een gezonde samenleving. Het platform baarnbuurtmee.nl verlaagde drempels voor buurtbewoners om samen te werken aan initiatieven, wat resulteerde in positieve reacties en een verlangen naar voortzetting van het project.
Inzet van buurtbudgetten en effecten:
- Door buurtbewoners direct te betrekken bij het verbeteren van hun omgeving, vergroot het project de betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de gemeenschap bij het welzijn van hun buurt. Dit leidt tot een gevoel van eigenaarschap en trots, wat op lange termijn de sociale cohesie versterkt.
- Het stimuleren van ontmoetingen tussen buurtbewoners bevordert niet alleen sociale interactie, maar kan ook leiden tot een vermindering van eenzaamheid en isolatie, wat van essentieel belang is voor het welzijn van kwetsbare groepen in de samenleving, zoals ouderen en mensen met een beperking.
- Door lokale initiatieven te ondersteunen, kan de gemeente kosten besparen op lange termijn, aangezien buurtbewoners vaak beter in staat zijn om de behoeften van hun gemeenschap te begrijpen en effectieve oplossingen te vinden die aansluiten bij lokale omstandigheden. Dit kan resulteren in efficiënter gebruik van middelen en een grotere tevredenheid onder de inwoners.
Het inrichten van de Buurtbudgetten vraagt een incidenteel budget van € 75.000, zodat wij in totaal 4 jaar ervaring hebben kunnen opdoen met de uitvoering hiervan. Na deze periode volgt er een evaluatie op basis waarvan bepaald kan wordt of hiervoor een budget structureel moet worden opgenomen in de begroting. In dit budget zijn zowel de projectkosten, de uitvoeringskosten als de uitgifte van de cheques opgenomen.